Lync Server 2010 – eine Plattform für alle Fälle

Moderne Arbeitswelten unterstützen

Von: Ina Schlücker, Guido Piech

Consumerization of IT und Social Media halten zunehmend Einzug in die heutige Arbeitswelt. Vor diesem Hintergrund sind die Verantwortlichen gut beraten, darauf aktiv zu reagieren und ihre Collaboration- und Kommunikationslösungen entsprechend auszurichten. Am besten gelingt dies mit der Nutzung einer unternehmensweiten Kommunikationsplattform, die nicht nur Endgeräte jeglicher Art integriert, sondern auch moderne Features bereitstellt.

Lync Server 2010 von Microsoft stellt eine solch integrative Kommunikationsplattform bereit. Eine einheitliche und komfortable Benutzeroberfläche ermöglicht u.a. Instant Messaging (IM), Telefonie, Desktop- und Dokumenten-Sharing sowie Web- und Videokonferenzen. Zudem lassen sich neben den Microsoft-Anwendungen für Produktivität und Zusammenarbeit – beispielsweise Office, Exchange und SharePoint – auch zahlreiche nützliche Partnerlösungen für verschiedenste Anwendungsszenarien integrieren. Dabei lassen sich die Funktionen im Unternehmen selbst, aber auch von unterwegs nutzen, womit die Mitarbeiter via PC, Smartphone oder Webbrowser einen orts- sowie zeitunabhängigen Zugriff auf Anwesenheitsinformationen, Instant Messaging und sonstige Funktionen erhalten.

Die Nutzung der Plattform gestaltet sich dabei äußerst flexibel. So können die IT-Verantwortlichen wählen, ob sie die Gesamtlösung einführen oder nur auf einzelne Bausteine wie Instant Messaging oder Videokonferenzen setzen wollen. Sollte sich ihr Bedarf aufgrund neuer Anforderungen verändern, lässt sich die Lösung um beliebige Features ergänzen.

Auch beim Betrieb der Unified-Communications-Plattform (UC) gibt es Alternativen. So kann der Anwender das für ihn am besten geeignete Betriebsmodell auswählen: Die IT-Verantwortlichen besitzen die Wahl, die UC-Lösung eigenständig, als Cloud-Lösung von Microsoft oder als eine von Microsoft-Partnern gehostete Umgebung zu betreiben.

Aufgaben effizienter lösen

Generell verbessert eine effektive interne Kommunikation die Zusammenarbeit untereinander. Mit der Active-Directory-Integration hilft Lync Server 2010 den Nutzern, die richtige Person für die Kontaktaufnahme zu finden, deren Präsenzstatus anzuzeigen und dann mit ihr zu kommunizieren – per Sprachanruf, Video oder durch Webkonferenzen. Von Vorteil ist dabei die Verwendung eines zentralen Adressbuchs sowohl für Lync als auch für alle Office-Anwendungen. Überdies können die Benutzer nach dem Know-how, den Fähigkeiten, Sachkenntnissen und Gruppeninformationen von anderen Benutzern suchen – eine Funktion, die durch die Integration mit SharePoint ermöglicht wird. Dank dieser Funktionen können die Mitarbeiter ihre Aufgaben effizienter lösen, wichtige Entscheidungen schneller treffen und damit ihre Produktivität weiter steigern.

Vor allem Projektteams spielt die Kommunikationsplattform in die Karten: Die integrierte Desktop- und Anwendungsfreigabe, PowerPoint-Uploads sowie umfassende Whiteboardfunktionen, die auch das Kopieren und Einfügen von Bildern und anderen Inhalten einschließen, sorgen für eine effektivere Zusammenarbeit. Auch können verschiedene Projektteilnehmer in eine „virtuelle Lobby“ gebracht und anschließend vom Organisator der Konferenz zugelassen werden. Dies erhöht die Sicherheit, da eine nicht autorisierte Weiterleitung von Besprechungseinladungen vermieden wird. Zudem können die Organisatoren Teilnehmer nach Beginn der Konferenz entfernen oder stumm schalten, um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu kontrollieren.

Kunden, Partner und Lieferanten einbinden

Doch Lync Server 2010 sorgt nicht nur für eine optimierte interne Kommunikation, sondern auch die externe Kommunikation wird verbessert. So können Administratoren einen Verbund (Federation) mit jedem anderen Unternehmen ermöglichen, in dem Lync Server 2010 oder frühere Versionen einschließlich Office Communications Server und Live Communications Server ausgeführt werden. Lohnend ist beispielsweise die Anbindung von Kunden, Partnern oder Zulieferern des Unternehmens.

Nach der Aktivierung kann man die Nutzer des anderen Unternehmens in die eigene Kontaktliste hinzufügen, ihnen Sofortnachrichten senden sowie sich ihre Anwesenheitsinformationen anzeigen lassen. Ein weiteres Plus: Für die Verbundkommunikation wird das Internet und nicht das öffentliche Telefonnetz verwendet, was die Ausgaben für Telefonrechnungen und Konferenzdienste von Drittanbietern einspart.

Dank netzwerkübergreifender Verbindungen unterstützt Lync auch den Verbund mit öffentlichen Sofortnachrichtennetzwerken wie Windows Live, AOL, Yahoo! und – über das XMPP-Gateway – Google Talk, wodurch die Mitarbeiter in der Lage sind, die Verbindung zu Kunden oder Partnern mit ihren Unternehmensidentitäten herzustellen. Zudem werden Audio- und Videogespräche mit den Nutzern von Windows Live Messenger unterstützt.

Aktivitätsfeld Social Media

Neben der Consumerization of IT finden auch die Werkzeuge des Social Web zunehmend Eingang in die moderne Arbeitswelt. Lync Server 2010 trägt dieser Entwicklung auf verschiedene Art und Weise Rechnung – beispielsweise mit einem neuen Aktivitätsfeed. Dieser zeigt aktualisierte Informationen zu Kontakten an, wenn diese ihre Statusangabe, ihr Bild, ihre Position oder den Bürostandort ändern, und sorgt damit für engere soziale Verbindungen.

Über einen „Gruppenchat“ können Benutzer an laufenden Diskussionen zu Themen von gemeinsamem Interesse teilnehmen. Der Gesprächsverlauf wird gespeichert, sodass Teams verschiedener Standorte und Abteilungen der Diskussion selbst dann folgen können, wenn sie zu unterschiedlichen Zeiten online sind. Auf diese Weise erweitert der Gruppenchat die Kommunikation und ermöglicht eine verzahnte Zusammenarbeit in geografisch verteilten Teams.

Das Feature wird dabei über einen auf Gruppenunterhaltungen spezialisierten Client bereitgestellt, der dieselben Identitäts- und Anwesenheitsinformationen wie Lync Server 2010 verwendet. Nutzer können mit Teammitgliedern, die gerade online sind, in jedem Chatraum eine 1:1-Unterhaltung initiieren. Mithilfe von Verbundfunktionen lassen sich außerdem Verbundchaträume einrichten, damit Geschäftspartner, Kunden und Anbieter an freigegebenen Gruppendiskussionen teilnehmen können.

Meeting per Video

Nicht zuletzt werden – auch unter ökologischen Gesichtspunkten und der Ersparnis von Reisekosten – Vor-Ort-Termine zunehmend durch Audio-, Video- oder Webkonferenzen ersetzt. Mit Lync können Benutzer Ad-hoc-Sitzungen zur Zusammenarbeit und Online-Besprechungen mit internen und externen Usern erstellen und moderieren. Ein umfassendes Benutzererlebnis und eine vereinheitlichte Oberfläche vereinfachen die häufige Zusammenarbeit, selbst wenn Zeit oder Distanz keine persönliche Besprechung erlauben.

Dabei sind Multimediakonferenzen keine Kompromisslösung mehr, sobald die User HD-Video, Desktopfreigabe per Mausklick und bequeme Besprechungsanfragen besitzen oder Konferenzen sogar auf einem PC starten und auf dem Mobiltelefon weiterführen können. Die Lync-Konferenzen arbeiten hier mit dem vorhandenen Netzwerk, dem Unternehmensnachrichtensystem und der Telefoninfrastruktur zusammen, sodass vorhandene Investitionen geschützt bleiben.