Neue Telefonanlage mit Datenbank

Über 13 Jahre war die Telefonanlage im Einsatz – und damit nicht nur veraltet, sondern auch nicht mehr wartungsfähig. Grund genug die bestehende Technik vollständig zu erneuern. Im Rahmen der Ausschreibung bekam die Eastphone AG den Zuschlag. Der Anbieter hatte bereits zwei Jahre zuvor eine neue TK-Anlage im Wasser- und Elektrizitätswerk der Stadt eingerichtet. Bei der Auswahl der neuen Telefonanlage machte die Unify OpenScape Business X8 das Rennen. Einen entscheidenden Faktor bildeten dabei die verschiedenen Außenbetriebe, die es neben der Kernverwaltung gibt. „Bislang waren z.B. im Altersheim und im Wasser- und Elektrizitätswerk eigene Telefonanlagen im Einsatz“, erklärt Martin Hutter, Ratsschreiber und Projektleiter der Stadtverwaltung Buchs. „Der Anschluss der Außenbetriebe an eine zentrale TK-Anlage war deswegen eine wichtige Anforderung.“

Bei einem reinen Austausch der Telefonanlage wollten es die Verantwortlichen nicht belassen. „Gemessen an aktuellen Maßstäben war unsere alte TK-Anlage hinsichtlich Ausstattung und Funktionen eher einfach ausgerüstet“, erinnert sich Hutter. „Im Rahmen des Projektes war es deswegen unser Ziel, eine Lösung für ein komplett neues Kommunikationssysteme zu finden.“

Ob Bauanträge, Meldeverfahren oder Einbürgerungen: Durch das breite Aufgabenspektrum, das Tag für Tag anfällt, ist eine schnelle und effiziente Kommunikation für die Mitarbeiter unverzichtbar. Genau diese aber hatte sich in den letzten Jahren manches Mal als schwierig erwiesen: So wurden bisher sämtliche Telefon- und Adressdaten in Excel-Listen gepflegt. Listen, die nicht nur umständlich zu pflegen, sondern deren Daten nicht selten auch veraltet waren. Um die Kommunikationsprozesse zu vereinfachen, entschied sich die Stadt für den Einsatz einer neuen Kommunikationssoftware: XPhoneTM Unified Communications der Firma C4B Com For Business.

Reibungsloser Rollout

Von der funktionalen Bandbreite der UC-Anwendung hatten sich die Verantwortlichen vorab in einer Test-Demons-tration überzeugt. Insbesondere die Möglichkeit, in der gesamten Verwaltung inklusive der Außenbetriebe auf dieselben Adressbestände zugreifen zu können, bedeutete für die Gemeinde eine Erleichterung.

Die Installation gestaltete sich kurz: „Der Rollout verlief reibungslos“, bestätigt Hutter. Die Umstellung auf das neue System wurde an einem Wochenende bewerkstelligt. Die Techniker waren anschließend noch eine Woche vor Ort, um kleinere Anpassungen vorzunehmen und die Anwender zu schulen.

Eine spürbare Arbeitserleichterung bietet das Präsenzmanagement: Im Teampanel sehen die Mitarbeiter auf einen Blick, welcher ihrer Kollegen verfügbar, wer im Termin oder auch im Urlaub ist. Der Präsenzstatus gleicht sich dabei direkt mit dem Outlook-Kalender ab: Ist hier ein Termin hinterlegt, wird die Abwesenheit automatisch auch im Teampanel angezeigt. Ebenfalls angezeigt wird, ob die Kollegen telefonieren oder ob die Leitung frei ist. Zeitaufwändige Anrufversuche, die ins Leere laufen, gehören damit der Vergangenheit an. Gleiches gilt für das umständliche Abtippen von Telefonnummern: Heute können die Mitarbeiter Gespräche mit einem Klick annehmen, weiterleiten oder auch Telefonkonferenzen einrichten.

Auch die Anbindung der Kontaktdaten erzielt eine Zeitersparnis: Statt auf unhandliche Excel-Listen greifen Mitarbeiter auf eine einheitliche Datenbasis zu. Über das Virtual Directory, den zentralen Verzeichnisdienst von XPhone, lassen sich Datenquellen jedweder Art – von Outlook über Geschäftsanwendungen bis hin zu Telefonbuchdiensten – via Drag & Drop anbinden. So stehen jedem Mitarbeiter alle Kontaktdaten direkt im Outlook-Client zur Verfügung.

Ein weiteres Plus bietet die Anrufer-Identifizierung: Anrufer, deren Adressdaten im Telefonbuch hinterlegt sind, werden schon beim ersten Klingeln identifiziert. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter, noch bevor er den Hörer abnimmt, wer ihn am anderen Ende der Leitung erwartet. Auch die interne Kommunikation wurde erleichtert: Für den schnellen Informationsaustausch innerhalb der Verwaltung werden statt E-Mails Push-Nachrichten geschrieben, die direkt auf dem Bildschirm des Kollegen erscheinen.

Neben dem funktionalen Gewinn hat das Projekt auch in finanzieller Hinsicht überzeugt. Das angesetzte Budget wurde nicht nur gehalten, sondern sogar unterschritten. „Wir sind sowohl mit dem Projekt als auch mit dem Produkt zufrieden“, resümiert Martin Hutter.

Bildquelle: Stadtverwaltung Buchs