"Nine to five" gehört der Vergangenheit an

IT-DIRECTOR: Herr Gratzl, wie wird in Großunternehmen künftig ein moderner Arbeitsplatz für sogenannte „Wissensarbeiter“ aussehen?
R. Gratzl: Die fortschreitende Globalisierung ist für Unternehmen hinsichtlich der  Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern in anderen Ländern und Zeitzonen mit vielen Herausforderungen verbunden – der Flexibilisierungsdruck steigt und das Arbeitsmodell „9 to 5“ gehört damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus streben Mitarbeiter in Unternehmen aller Größenordnungen nach mehr Selbstbestimmung darüber, wann und wo sie arbeiten.

Schon heute gibt es eine Reihe technischer Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, flexible Arbeitsmodellen anzubieten, mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und gleichzeitig die notwendige Netzwerksicherheit zu gewährleisten. Trotzdem scheint es, als würden bislang nur wenige Unternehmen die Vorteile nutzen, die cloud-basierte Collaboration-Lösungen bieten, um effektiv mit anderen zusammenzuarbeiten und Meetings durchzuführen. Mitarbeiter werden in Zukunft noch weitaus stärker als heute in der Lage sein, ihren Arbeitsplatz frei zu wählen und ihre Arbeitsweise flexibel zu gestalten.

IT-DIRECTOR: Welche Technologien werden dabei vorrangig zum Einsatz kommen?
R. Gratzl: Lösungen, die eine mobile Arbeitsweise unterstützen, werden stark an Bedeutung gewinnen. Mitarbeiter müssen in die Lage versetzt werden, egal, wo sie sich befinden und egal mit welchem Gerät, mit Kollegen, Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten, auf Unternehmensdaten zuzugreifen und Inhalte zu teilen. Hier werden sich vor allem Lösungen durchsetzen, die sicher und einfach zu bedienen sind.

Citrix bietet mit seiner „Go To“-Produktpalette bereits Lösungen für die Verwaltung und Überwachung von Geräten, Fernzugriff, Online-Zusammenarbeit, IT-Support sowie dem sicheren Aufbewahren, Versenden und Teilen von Dateien über mobile Endgeräte wie iPad, iPhone und Android.

IT-DIRECTOR: Welche Gefahren birgt der moderne Arbeitsplatz für die Compliance und IT-Sicherheit eines Unternehmens?
R. Gratzl: Eine Umfrage, die die Marktforschungsunternehmen Yougov und Research Now zwischen Mai und August 2011 in unserem Auftrag unter mehr als 1.100 Senior Executives und IT-Managern in Australien, Frankreich, Deutschland, Großbritannien und den USA durchgeführt haben, zeigt, dass Mitarbeiter private Endgeräte zunehmend auch beruflich einsetzen. Die Studie ergab auch, dass momentan noch 62 Prozent der Unternehmen in Deutschland über keinerlei Regeln und Prozesse verfügen, die den Einsatz von privaten Endgeräten kontrollierbar machen.

Eine weitere Gefahr ergibt sich aus dem Einsatz von (oftmals kostenlosen) semi-professionellen oder konsumentenorientierten Lösungen, da sie häufig nicht die für Unternehmen notwendigen Sicherheitsstandards bieten. Unternehmen müssen auf diese Entwicklung mit adäquaten Regeln reagieren, um den sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Dadurch ergibt sich die Chance, ihre Produktivität durch flexiblere Arbeitsmodelle zu steigern.

IT-DIRECTOR: Mit der Konzeption eines modernen, ortsunabhängigen Arbeitsplatzes geht oftmals die ständige Erreichbarkeit der Mitarbeiter einher. Welche organisatorischen Risiken sind damit verbunden?
R. Gratzl: Unternehmen haben ein Interesse daran, ihre Mitarbeiter als wichtigsten Wettbewerbsfaktor, motiviert und gesund zu halten. Flexible Arbeitsmodelle bieten in dieser Hinsicht für beide Seiten Vorteile. Mitarbeiter können selbstbestimmter und flexibler arbeiten und sind in der Lage Arbeits- und Privatleben besser zu vereinen. Das wirkt sich wiederum auf ihre Motivation, Produktivität und Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber aus. Für Unternehmen geht bei der Konzeption flexibler Arbeitsmodelle daher nicht um ständige Erreichbarkeit. Darüber muss zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter Klarheit herrschen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit kann sich das „Always on“ negativ auf die Gesundheit, Motivation oder Zusammenarbeit der Mitarbeiter auswirken?
R. Gratzl: Eine mobile Arbeitsweise bedeutet bei weitem nicht „Always on“, sondern die flexible Gestaltung von Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsmethode. Einer Studie zufolge, die Ipsos in unserem Auftrag im März 2012 unter mehr als 1.000 Mitarbeiter von kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland durchgeführt haben, glaubt fast die Hälfte der befragten Mitarbeiter (47 Prozent), dass ihnen die Möglichkeit öfter von zu Hause aus zu arbeiten helfen würde, ihr Berufs- und Privatleben besser zu organisieren. Mehr als drei Viertel der Befragten (78 Prozent) sehen in der Arbeit von zu Hause aus Vorteile für berufstätige Mütter. 66 Prozent meinen, dadurch mehr Zeit zu Hause und mit ihrem Partner verbringen zu können. Richtig verstanden wird eine mobile Arbeitsweise gegenüber psychischen Gefahren, die das Arbeitsleben mit sich bringt, vorbeugend wirken und zu einer deutlich verbesserten Work-Life-Balance führen.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten die Verantwortlichen beim Erstellen einer Unternehmensrichtlinie für moderne, mobile und vernetzte Arbeitsplätze vor allem achten?
R. Gratzl: Mitarbeiter, die von einem anderen Ort als einem festen PC-Arbeitsplatz arbeiten, müssen alle Möglichkeiten haben, mit dem Unternehmen in Kontakt zu bleiben, auf Daten zuzugreifen, sich bei technischen Problemen auch auf die Hilfe des firmeneigenen Helpdesk-Teams verlassen zu können, usw. Bei der Erstellung einer Unternehmensrichtlinie für moderne, mobile und vernetzte Arbeitsplätze ist deshalb insbesondere darauf zu achten, diese Anbindung sowie die Datensicherheit durch die Bereitstellung entsprechender Arbeitsgeräte und sicherer Cloud-Lösungen zu gewährleisten.

IT-DIRECTOR: Wie ist das heutige Arbeitsrecht mit den Konzepten moderner Arbeitsplätze vereinbar? Muss es spezielle Anpassungen geben? Wenn ja, welche?
R. Gratzl: Grundsätzlich gelten für festangestellte Mitarbeiter, die beispielsweise von zuhause aus arbeiten, dieselben arbeitsrechtlichen Vorschriften wie für Mitarbeiter, die ihrer Arbeit im Unternehmensbüro nachgehen. Es empfiehlt sich jedoch, darüber hinaus Absprachen zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem hinsichtlich Themen wie der Arbeitsplatzgestaltung im Home Office und der Erreichbarkeit des Mitarbeiters zu treffen.

IT-DIRECTOR: Wie sind deutsche Großunternehmen im europäischen Vergleich hinsichtlich der Modernisierung Ihrer Arbeitsplätze aufgestellt?
R. Gratzl: Unserer Erfahrung nach sind Länder wie die USA und Großbritannien Deutschland hinsichtlich der Einführung flexibler Arbeitsmodelle noch einen Schritt voraus. Nichtsdestotrotz sehen wir auch in Deutschland einen deutlichen Trend zum flexiblen Arbeiten. In der erwähnten Umfrage, die wir im vergangenen Jahr durchgeführt haben, gaben 35 Prozent der deutschen Unternehmen an, unter mehr Druck zu stehen, mobile und flexible Arbeitspraktiken einzuführen und auszubauen als noch vor wenigen Jahren. Insbesondere im Hinblick auf den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel müssen sich Unternehmen mit diesem Thema auseinander setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Angebot einer flexiblen Arbeitsgestaltung ist einer der Schlüsselfaktoren bei der Gewinnung hochqualifizierter Arbeitskräfte – insbesondere für viele mittelständische Unternehmen, die an weniger attraktiven Orten angesiedelt sind.