Oft juristisches Neuland

Zwar kennt man viele rechtskonforme Vorgehensweisen aus Einführungen von anderen Kommunikationsmedien, insbesondere der E-Mail, dennoch betritt man bei einem UC-Projekt an der einen oder anderen Stelle juristisches Neuland. Gerade wenn es um den Betrieb von Instant Messaging und Präsenzinformationssystemen geht, gilt es, verschiedene Compliance-Vorgaben zu beachten. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem das Arbeitsrecht und der Datenschutz.

Aufgrund theoretisch möglicher Kontrollmechanismen bei Präsenzsystemen gehen die arbeitsrechtlichen Aspekte über die im Zusammenhang mit der E-Mail-Nutzung geforderten (Rechts-)Vorgaben hinaus. So könnten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anhand von Präsenzinformationen erfasst werden, sollte dies noch nicht per gewöhnlicher Zeiterfassung geschehen. Oder man könnte kontrollieren, wie lange ein Mitarbeiter seine Zeit im Offline-Modus verbringt. Nicht zuletzt wäre eine Überprüfung der über Instant Messaging versandten Nachrichten möglich.

Allein diese möglichen Kontrollmechanismen machen die Einbindung des Betriebs-/Personalrates notwendig. Juristisch korrekt spricht man hier von den Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechten des Betriebsrates nach Maßgaben des Betriebsverfassungsgesetzes. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, den Betriebsrat so früh wie möglich in die Planung und Einführung eines UC-Projekts einzubinden. Auf diese Weise können etwaige Vorschläge oder Bedenken der Arbeitnehmervertretung rechtzeitig erörtert und berücksichtigt werden.

Gemäß Dr. Kai Westerwelle von der internationalen Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing empfiehlt es sich, dem Betriebsrat eine Darstellung der Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten von Instant Messaging bzw. von Präsenzinformationen an die Hand zu geben. Um überdies eine bessere Nachweisbarkeit zu gewährleisten, ist es ratsam, eine schriftliche Vereinbarung mit dem Betriebsrat zu treffen, die neben der UC-Einführung auch die konkrete künftige Anwendung der Systeme im eigenen Unternehmen regelt. Sollte der Arbeitgeber planen, mit den Lösungen für Instant Messaging und Präsenzstatus eine optimierte Erreichbarkeit seiner Mitarbeiter zu realisieren, sind je nach Einzelfall ebenfalls die Grundsätze des Arbeitsrechts zu beachten. Dazu zählen laut Dr. Kai Westerwelle von Taylor Wessing die Vorgaben, die im Allgemeinen für die ständige Abrufbarkeit eines Mitarbeiters bzw. für Bereitschaftsdienste gelten.

Offensive Informationspolitik

Um den UC-Projektverantwortlichen bei diesen rechtlichen Fragen Hilfestellung zu geben, halten Microsoft sowie Microsoft-Partner verschiedene Beispielvereinbarungen bereit. Im Leitfaden „Zur Nutzung und zum Betrieb von IP-basierten Echtzeitkommunikationslösungen“ wird etwa eine in der Praxis bewährte Vereinbarung detailliert und anonymisiert beschrieben.

Der Erfolg einer UC-Lösung hängt jedoch nicht allein von der Zustimmung des Betriebsrates ab. Vielmehr sind die Akzeptanz und damit die rege Nutzung seitens der Mitarbeiter entscheidend. Denn die Vorteile eines UC-Systems kommen nur dann zum Tragen, wenn die Lösung auch von allen genutzt wird. Hier ist eine offensive Informationspolitik von Vorteil, um die Mitarbeiter fest in einzelne UC-Projektschritte einzubinden und ihnen zugleich die Vorteile für ihre täglichen Arbeitsprozesse aufzuzeigen. Letzteres lässt sich am besten durch intensive Schulungsphasen untermauern.

Denkbar wäre es auch, unternehmensweit bestimmte Policies für die Nutzung der UC-Lösung aufzustellen. Ein solcher Verhaltenskodex kann für die Modernisierung der Kommunikationsstrukturen im Unternehmen hilfreich sein. Zudem nimmt man denjenigen Mitarbeitern den Wind aus den Segeln, die befürchten, aufgrund von Instant Messaging und Präsenzstatus nicht mehr in Ruhe arbeiten zu können.

Datenschutz gewährleisten

Ein weiterer wichtiger Block, den es bei einer UC-Einführung zu berücksichtigen gilt, betrifft den Datenschutz und damit konkret das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG. Darf das vorhandene Instant-Messaging-System laut Arbeitgeber über die reine dienstliche Nutzung hinaus auch für private Zweck genutzt werden, müssen überdies zwei weitere Gesetze Beachtung finden: das Telekommunikationsgesetz (TKG) und das Telemediengesetz (TMG). Bei der rein dienstlichen Nutzung von Instant Messaging greift vorrangig das Bundesdatenschutzgesetz. Laut Dr. Kai Westerwelle ist insbesondere die Erhebung und Nutzung entsprechender Daten des Arbeitnehmers zulässig, soweit dies von der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses gedeckt ist.

Dies umfasse beispielsweise die Speicherung von Inhalts- oder Nutzerdaten von Nachrichten zur späteren Zustellung bei Abwesenheit eines Adressaten. Desweiteren sei gemäß § 31 des Bundesdatenschutzgesetzes auch die Speicherung zur Datensicherung und Gewährleistung der Systemsicherheit erlaubt. Gemäß dieser Vorgaben kann mit Microsoft Lync Server 2010 optional ein Monitoring und Reporting der Nutzerdaten erfolgen. Dieses Feature muss nicht implementiert werden, kann aber innerhalb des gesetzlichen Rahmens der Betriebsüberwachung dienen. Mit der optionalen Serverrolle können Administratoren für betriebliche Zwecke ein durchgängiges Servicelevel-Monitoring durchführen, die Lync-Plattform auf Dienstebene überwachen, über Dienstausfälle berichten oder diverse Nutzungsstatistiken liefern.

Die Privatsphäre schützen

Vollkommen anders gestaltet sich die Rechtslage, wenn ein Arbeitgeber die private Nutzung von Instant Messaging erlaubt. Dann kommen zusätzlich zum BDSG noch das Telekommunikationsgesetz (TKG) und das Telemediengesetz (TMG) zum Tragen. Da der Arbeitgeber in diesem Falle Telekommunikationsleistungen an Dritte erlaubt, fungiert er quasi als TK-Anbieter und unterliegt daher dem Fernmeldegeheimnis. Demgemäß muss er den Schutz der Informationsübertragung für außerbetriebliche Zwecke garantieren können und zum Beispiel eine Kenntnisnahme der Nachricht durch Dritte verhindern.

Weitere datenschutzrechtliche Vorgaben finden sich, so die Experten von Taylor Wessing, im Telemediengesetz. Dabei ist insbesondere der Grundsatz der Datenvermeidung zu beachten, der die Protokollierung der Instant-Messaging-Nutzung aufgrund der Vorgabe der Anonymisierung erschwert. Eine weitere Hürde für die Nutzungskontrolle ergibt sich aus dem Grundsatz in § 15 TMG, der zur Löschung von nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten zwingt, sofern der Arbeitnehmer nicht explizit der weiteren Datennutzung zugestimmt hat.

Außerdem sind bei der Privatnutzung von Instant Messaging im Unternehmen die Kontrollmöglichkeiten für den Arbeitgeber deutlich eingeschränkt. Denn hier greift das per Grundgesetz festgelegte Recht auf die informationelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers. Diese legt fest, dass eine Kontrolle der versendeten Nachrichten nur stichprobenartig durchgeführt werden darf. Erlaubt sind lediglich Ausnahmefälle, etwa wenn es um die Gewährleistung der technischen Sicherheit oder den Verdacht auf eine strafrechtlich relevante Nutzung geht.

Microsoft hat sich all dieser rechtlichen Aspekte angenommen und entsprechende Funktionalitäten in Lync Server 2010 inte­griert. So gibt es in der neuesten Version der UC-Lösung zahlreiche erweiterte Privatsphären-Optionen hinsichtlich der Nutzung von Präsenzinformationen. Dabei lässt sich zum Beispiel einstellen, dass der Präsenzstatus in der Lync-Kontaktliste und bei globaler Kontaktsuche im Unternehmensverzeichnis nur dann angezeigt wird, wenn die Kontakte sich gegenseitig per Kontaktanfrage in Lync bestätigt bzw. autorisiert haben.

Erweiterte Presence-Policy-Funktionalitäten bieten überdies verschiedene Partnerlösungen. Mithilfe der „Presence Privacy Suite“ des Partners Unify2² können etwa Präsenzinformationen in Lync Server 2010 systemweit ausgeschaltet werden – wenn gewünscht auch nur für gewisse Nutzer oder Nutzergruppen. Dabei befinden sich die User im Präsenzstatus „offline“, können aber dennoch alle Funktionalitäten von Lync uneingeschränkt weiternutzen.

Desweiteren können mit der Lösung von Unify2² Präsenzstatusänderungsmeldungen abgeschaltet werden. Damit können Benutzer andere User nicht mehr „taggen“. Nicht zuletzt lassen sich Offline-Zeitdaueranzeigen ausschalten: Damit kann kein Benutzer über einen anderen erfahren, wie lange sich dieser bereits im Präsenzstatus „Abwesend“ oder „Offline“ befindet.

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