19.09.2017 Rechnungen schnell geprüft

Opta Data: Mehr Transparenz dank DMS

Von: Mechthilde Gruber

Die Opta-Data-Gruppe entlastet Dienstleister im Gesundheitswesen bei Bürokratie- und Verwaltungsaufgaben. Dabei sorgt in der Finanzbuchhaltung des Familienbetriebs ein Dokumenten-Management-System von Docuware für Transparenz und schnelle Rechnungsprüfung.

Opta Data eschäftigt heute mehr als 1.800 Mitarbeiter.

Die Firmengruppe Opta Data beschäftigt heute mehr als 1.800 Mitarbeiter in 17 verschiedenen Unternehmen.

Für viele Betriebe der Gesundheitsbranche ist die Abrechnung ihrer Dienstleistungen gegenüber gesetzlichen Kostenträgern oder Selbstzahlern eine lästige Pflicht. Damit verbunden ist hoher bürokratischer Aufwand, der sie Zeit kostet und daran hindert, ihrer eigentlichen Berufung nachzugehen. Ob Pflegedienst oder Reha-Einrichtung, Heilmittelerbringer oder Hilfsmittelanbieter, viele Fachkräfte im Gesundheitswesen wissen den Service der Opta-Data-Gruppe zu schätzen – von der Abrechnung über Branchen-Software bis hin zu weiteren Servicedienstleistungen.

Die Firmengruppe beschäftigt heute mehr als 1.800 Mitarbeiter in 17 verschiedenen Unternehmen. Innovative Lösungen sind dabei nicht nur für die Kunden, sondern auch bei der eigenen Organisation und Verwaltung gefragt. Neben dem kaufmännischen System Addison ist seit Anfang 2016 das Dokumentenmanagement-System (DMS) Docuware im Einsatz.

Erster Anwendungsbereich für das DMS ist die interne Finanzbuchhaltung, die als zentraler Dienstleister für alle Firmen der Gruppe für sämtliche buchhalterische Themen verantwortlich zeichnet. Nicht zuletzt durch diese Zentralisierung wuchsen zusammen mit der ganzen Firmengruppe auch die Anforderungen an ein DMS. Über 3.500 Rechnungen, überwiegend in Papierform, erhält Opta Data jeden Monat von seinen Lieferanten. Früher wurde vieles in Excel erfasst und die Rechnungen per Hauspost in die verschiedenen Abteilungen und Standorte – auch nach Österreich – zur Prüfung geschickt.

Zentraler Dokumenten-Pool


Wegen des vorgeschriebenen mehrstufigen Genehmigungsverfahrens waren die Bearbeitungszeiten vor der DMS-Einführung sehr lang. Selbst bei kleineren Summen werden Rechnungen in der Regel in Split-Beträge aufgeteilt und den verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. Alle zuständigen Abteilungsleiter müssen diese Beträge dann genehmigen. Firmenweit sind in diesen Freigabeprozess 140 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen und Standorten eingebunden. Während die Rechnungen früher diese zahlreichen Stationen durchliefen, fehlte in der Finanzbuchhaltung jede Übersicht über ihren Status.

Entsprechend groß war der Suchaufwand bei Rückfragen von Lieferanten oder Fachabteilungen. „Unser Ziel war daher ein zentraler Dokumenten-Pool, auf den jeder Berechtigte im Unternehmen jederzeit und auch von überall her zugreifen kann“, sagt Michael Gelhard, Projektleiter und Assistent der kaufmännischen Leitung bei der Opta Data Abrechnungs GmbH. Dadurch sollten sich nicht nur Bearbeitungs- und Recherchezeiten deutlich reduzieren, auch der Freigabeprozess für die Rechnungen sollte transparenter werden. Bei der Entscheidung für Docuware waren laut Gelhard vor allem zwei Dinge ausschlaggebend: Zum einen sei die gewünschte Integration in das kaufmännische System Addison durch die standardisierte Schnittstelle problemlos möglich gewesen. „Außerdem bietet das DMS eine einfache und moderne Oberfläche sowie Bedienung“, begründet der Projektleiter die Auswahl.

Ohne den laufenden Betrieb unterbrechen zu müssen, konnte das DMS im Januar 2016 in Essen installiert werden. Zuvor war eine Roadmap für die Einführung des Systems erarbeitet worden. Ein Lösungs-Workshop zusammen mit dem autorisierten Docuware-Partner half, die Arbeitsabläufe bei der Rechnungsprüfung im Unternehmen detailliert zu klären. „Für unseren aufwendigen Prüfungs- und Genehmigungsprozess wurde extra ein Split-Buchungsdialog entwickelt“, erklärt Michael Gelhard.

Für jeden Arbeitsplatz in der Finanzbuchhaltung wurde ein zweiter Bildschirm angeschafft. Neben den 20 Fachkräften in der Buchhaltung arbeiten weitere 120 „Genehmiger“ in der Geschäftsführung und in den verschiedenen Abteilungen regelmäßig mit dem DMS. Auch an weiteren Standorten können die in den Freigabeprozess eingebundenen Mitarbeiter über gesicherte VPN-Leitungen oder auch über die mobile App der DMS-Lösung auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Michael Gelhard hebt die Vorteile des mobilen Zugriffs hervor: „Durch die Möglichkeit Genehmigungen auch von unterwegs per iPhone zu erteilen, ist unser Freigabeprozess unabhängig vom Aufenthaltsort der Kostenstellenverantwortlichen. Rechnungen bleiben so nicht länger liegen, wenn eine längere Geschäftsreise ansteht.“

Automatische Verschlagwortung


Heute werden sämtliche Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung gescannt und mit dem „Intelligent Indexing Service“ verschlagwortet. Was dabei nicht automatisch ausgelesen wird, z.B. lange Seriennummern, können die Mitarbeiter per Mausklick direkt aus dem Dokument in die Ablagefelder übertragen. Das System ordnet die Rechnung entsprechend zu und legt sie im zentralen Dokumenten-Pool ab. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann nun entweder über das kaufmännische System oder über das DMS auf die Belege zugreifen.

Gleichzeitig mit der Ablage beginnt der Workflow zur Rechnungsprüfung. Die Rechnung erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters in der Finanzbuchhaltung zur Kontierung. Der Gesamtbetrag der Rechnung wird in verschiedene Beträge gesplittet und den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet. Falls dazu Unklarheiten bestehen, hilft ein ergänzender Workflow, bei Mitarbeiter der Einkaufsabteilung weitere Information einzuholen. Anschließend muss nach dem Vier-Augen-Prinzip noch ein zweiter Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung prüfen, ob die Aufteilungen plausibel und die Kostenstellen richtig ausgewählt sind. Er bestätigt dies mit seinem digitalen Stempel. Damit wird die Rechnung zu den Kostenstellenverantwortlichen der verschiedenen Abteilungen weitergeschickt.

Diese werden jeweils per E-Mail benachrichtigt, prüfen anhand des Split-Buchungsdialogs, der an die Rechnung angehängt ist, und genehmigen ihren Teilbetrag mit ihrem Stempel. Sind alle notwendigen Genehmigungen erteilt, erscheint die Rechnung erneut in der Finanzbuchhaltung – nun mit der Aufforderung: „Rechnung zahlen“. Danach ist der Workflow beendet.

Ein halbes Jahr nach der Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses wurde das System ausgeweitet. Ausgangsrechnungen werden aus Excel und Word heraus direkt in den zentralen Dokumenten-Pool gedruckt. Neben der digitalen Kopie wird zusätzlich ein Papierausdruck erzeugt. Die Auswahl des jeweiligen Briefpapiers erfolgt dabei automatisch. Die digitale Kopie wird automatisiert verschlagwortet im Briefkorb des zuständigen Sachbearbeiters abgelegt. Nach der Ablage erfolgt die Kontierung der Rechnung ebenfalls automatisch. Je nach Rechnungsempfänger kann so eine bis zu 100prozentige Vorbelegung des Buchungsdialogs inklusive Konten und Kostenstellen erreicht werden. Statt einer aufwendigen manuellen Kontierung findet dann nur noch eine kurze Prüfung der vorbelegten Werte durch den Mitarbeiter statt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

„Das DMS zahlt sich durch wesentlich geringere Bearbeitungszeiten aus“, sagt Projektleiter Gelhard. So müssen die Rechnungen nicht wie früher zweimal kontiert werden, das mühsame Abtippen in Addison entfällt. Die meisten Vorteile gibt es bei der Rechnungsprüfung. Die in den Workflow eingebundenen rund 120 Führungskräfte und Kostenstellenverantwortlichen können jetzt jederzeit und ortsunabhängig auf die Belege zugreifen. Selbst Rechnungen, für die zahlreiche Genehmigungen notwendig sind, werden so innerhalb kurzer Zeit freigegeben und bezahlt. Neben der Schnelligkeit sorgt das System für größere Transparenz. Denn dank der Freigabestempel hat die Buchhaltung sofort den Überblick, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet, und kann bei den Verantwortlichen direkt nachfragen, sobald eine Rechnung länger liegen bleibt.


Über Opta Data
Die Opta-Data-Firmengruppe entlastet Dienstleister im Gesundheitswesen mit verschiedenen Lösungen für Bürokratie- und Verwaltungsaufgaben. Die Gruppe mit Hauptsitz in Essen wurde 1970 gegründet und beschäftigt heute mehr als 1.800 Mitarbeiter in 17 verschiedenen Unternehmen.


Bildquelle: Opta Data

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