Optimierte Rechnungsprüfung

64 Positionen führt die Rechnung des Biometzgers auf – seine Lieferung an eine Alnatura-Filiale in Frankfurt am Main für einen einzigen Tag. „Wenn es Abweichungen mit der Bestellung gab, mussten wir diese früher alle Zeile für Zeile durchgehen“, erinnert sich Christine Wieler, Mitarbeiterin der Rechnungsprüfung in der Zentrale der Alnatura Produktions- und Handels GmbH. „Mittlerweile geht das sehr viel schneller.“ Für die Biometzger-Rechnung braucht sie keine zwei Minuten, um abweichende Beträge zu korrigieren und die Faktura auszulösen. Denn sie sieht die Differenzen in Form markierter Felder auf dem Bildschirm. Drei einzelne Zahlen prangen in fettem Rot, stechen aus den Zahlenkolonnen hervor. Auf dem zweiten Bildschirm rechts daneben sieht sie ein PDF des Originals. „Das erleichtert uns die Arbeit“, meint die Fachkraft für Buchführung.

Es sind häufig Kleinigkeiten, wie eine falsche Mengenangabe des Lieferanten oder ein Zahlendreher beim Einpflegen von Einheitspreisen im ERP-System, die Abweichungen verursachen. Sehr zeitaufwendig für die acht Rechnungsprüfer, die pro Tag im Schnitt 2.500 Seiten an Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften kontrollieren müssen. Und dies mit steigender Tendenz, weil das Unternehmen in Deutschland stark expandiert: Seit 2007 hat sich die Anzahl der Filialen verdoppelt und in diesem Jahr (2011) sollen zehn neue eröffnen auf insgesamt über 70.

Abschied vom Papier

Um dem zunehmenden Arbeitsanfall in der Rechnungsprüfung zu begegnen, entwickelte der Händler eine Vision, wie die Abteilung künftig aufgestellt sein sollte. Das Team sollte effizienter agieren und die knappen Archivflächen nicht belasten. Zudem wollte das umweltbewusste Unternehmen das Papier für die sonst üblichen Mehrfachkopien sparen.

Als Leiterin der Rechnungsprüfung prägte Steffi Büttner die Reorganisation maßgeblich und nahm den Dienstleister Alpha Com mit ins Boot. Dessen Aufgabe ist die Verarbeitung von Warenrechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften und anderen buchhalterisch relevanten Dokumenten. Die übermittelten Daten ermöglichen es dem Bereich Rechnungsprüfung, durchgängig elektronisch im ERP-System Navision zu arbeiten und möglichst viele Vorgänge automatisiert zu buchen.

Im Laufe von zwei Jahren entstand eine hoch individualisierte Lösung.
Alpha Com verarbeitet den laufenden Papieranfall unabhängig von der Menge innerhalb von 24 Stunden. Die einzelnen Arbeitsschritte unterscheiden sich je nach Belegart und Absender. Lieferscheine aus den Filialen bereitet der DMS-Spezialist vor und digitalisiert sie in sortierten Stapeln. Ein erster Soll-Ist-Abgleich stellt sicher, dass kein Beleg verloren geht. Die Images durchlaufen eine Volltexterkennung per OCR. Die Ergebnisse finden sich später eingebettet in durchsuchbaren PDF-Dateien. Die Indexdaten lassen sich über Barcodes auf eingelegten Trennblättern auslesen. Auch die Identifikation und Trennung verschiedener Dokumente laufen über Strichcodes.

Nach einer finalen Qualitätskontrolle erhält der Kunde laufend die Ergebnisse einschließlich elektronischer Berichte über einen gesicherten FTP-Server. Die Daten fließen direkt in das ERP-System Navision ein, während das Dokumentenmanagementsystem Windream Ansichtsversionen im PDF-Format aufnimmt. Zudem übergibt der Partner Tiffs auf DVDs zur revisionssicheren Archivierung. Nach der Freigabe durch den Kunden lässt er die Originale gemäß Bundesdatenschutzgesetz vernichten.

Permanenter Dialog

Für die Warenrechnungen schlug der Dienstleister ein Konzept mit OCR-Erfassung in zwei Stufen vor. Es bietet ein günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis, weil nicht generell sämtliche Rechnungsdaten ausgelesen werden. Stattdessen erfasst der Partner zuerst nur ausgewählte Datenfelder und verifiziert die Ergebnisse. Nur bei tragenden Abweichungen folgen die Positionsdaten. „Beide Seiten müssen im permanenten Dialog stehen, damit das Beste aus dem Prozess herauskommt“, erwähnt Büttner.  So übernimmt der Dienstleister mittlerweile auch die erste Rechnungsprüfung nach UStG § 14.

Als Steffi Büttner vor 14 Jahren beim Biohändler einstieg, bearbeitete sie noch handschriftliche Rechnungen. Heute gibt es klare Bedingungen für Lieferanten, um die Anforderungen der OCR zu erfüllen. Aufgrund der positiven Erfahrungen hat sich der Anwenderkreis mittlerweile auf etwa 50 Personen erweitert. Nun greifen auch die Kollegen anderer Bereiche auf die ausgelesenen Inhalte zu wie der Finanzbuchhaltung und dem Produktmanagement.

500 Positionsdaten auf Plausibilität geprüft

Etwa 500 Positionsdaten aus Warenrechnungen liest der Dienstleister am Tag aus und prüft sie auf Plausibilität. In aufbereiteter Form erscheinen sie dann den Rechnungsprüfern wie Christine Wieler am Arbeitsplatz in der sogenannten EK-Invoice, einer Liste der offenen Posten für Eingangsrechnungen.

Nach der Rechnung des Biometzgers ruft Wieler den nächsten Klärungsfall auf: Die Warenrechnung einer Bäckerei für die Frankfurter Filiale mit einer Differenz von 15 Euro. Sie schaut auf das PDF des Belegs und findet einen Zuschlag, den der Bäcker erhebt. Sie klickt einmal zur Bestätigung und stößt die Buchung an. Dann ist der nächste Vorgang an der Reihe; 200 stehen heute noch an.

Über Alnatura
Der Biohändler produziert unter der Marke Alnatura über 1.000 Lebensmittel, die in den eigenen 61 Märkten und in 3.000 Filialen verschiedener Handelspartner vertrieben werden. Das Unternehmen im südhessischen Bickenbach beschäftigt rund 1.600 Mitarbeiter und über 100 Lehrlinge. Im Geschäftsjahr 2009/10 lag der Umsatz bei netto 399 Mio. Euro.
Im Internet: www.alnatura.de

Bildquelle: Alnatura