31.07.2013 SAP-System und ECM-Lösung von SER

Performantes Zeichnungsarchiv für Raffinerie Heide

Von: Gesa Müller

Die Raffinerie Heide benötigte für den Neustart als Unternehmen der Klesch-Gruppe den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft. Dazu gehörte neben einem eigenen SAP-System auch eine ECM-Lösung von SER, mit der technische Zeichnungen aufbewahrt und verwaltet, SAP-Daten archiviert, elektronische Akten geführt und ein Rechnungsprüfungsworkflow realisiert werden soll.

Mit der Loslösung von der Konzernmutter wandelte sich die Raffinerie Heide GmbH vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Eine neue, eigenständige IT-Infrastruktur wurde benötigt. Die Raffinerie entschied sich, zur Dokumentenaufbewahrung und -steuerung die in SAP integrierte Enterprise Content Management-Suite Doxis4 iECM-Suite von SER einzusetzen.

Migration des Altarchivs

Im ersten Schritt stand bei der Raffinerie Heide die Migration des Altarchivs an, in dem mehr als 100.000 technische Zeitungen aufbewahrt wurden. Vor Auftragsvergabe hatte SER den Nachweis erbracht, dass diese Dokumente schnell und unproblematisch in Doxis4 übernommen werden können, unter Einhaltung des Zeitplans für die Ablösung der Altsysteme. Die Übernahme der technischen Zeichnungen aus dem Altarchiv, die als exportierte Dokumente samt Indexdateien in einer Datenbank vorlagen, erfolgte in 2,5 Monaten.

Klaus Behrens, IT Leiter der Raffinerie Heide GmbH, erläutert, worauf es ihm bei der neuen Lösung besonders ankam: „Um unseren Kollegen den Umstieg zu erleichtern, sollte die neue ECM-Lösung anwenderfreundlicher sein und einen einfachen Zugriff auf die vorhandenen CAD-Zeichnungen und deren unterschiedliche Versionen ermöglichen. Die Lösung erfüllt diese Anforderungen.“

SAP-Archiv und elektronische Akten

Nach einem im Frühsommer abgeschlossenen SAP-Upgrade-Projekt steht nun die SAP-Datenarchivierung mit der Anwendung für die SAP-Module FI und CO im Fokus. Es wird derzeit über ein elektronisches Vertragsmanagement nachgedacht, so dass die Raffinerie Heide ihre Verträge in Zukunft in elektronischen Akten verwalten kann. Die Rechnungsverarbeitung soll eine Workflowunterstützung erhalten, die den Prozess der Rechnungsprüfung sicher steuern wird. Die IT-Abteilung des Unternehmens entwickelt das SER-System selbständig weiter. Entsprechende Schulungen durch SER sollen das dazu nötige Know-how vermitteln.

www.heiderefinery.com/de/home.html

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