15.07.2016 Virtuelle Zusammenarbeit per Videokonferenz

Projektmanagement: 6 Erfolgsfaktoren für virtuelle Teamarbeit

Von: Constantin Hoya

Klare Zieldefinitionen des Projektmanagers sowie selbstverantwortliches Handeln aller am Projekt beteiligten Teammitglieder sind entscheidende Schlüssel, um Projekte erfolgreich zu gestalten.

Videokonferenz

Sechs Tipps, worauf es bei der virtuellen Teamarbeit ankommt.

Die virtuelle Teamarbeit spielt in Projekten eine immer größere Rolle: Kaum ein Projekt kommt ohne globale Kommunikation und Abstimmungen aus. Doch trotz der Routine im Umgang mit technischen Tools bleibt die Arbeit in virtuellen Teams eine Herausforderung. Klare Zieldefinitionen des Projektmanagers sowie Disziplin und selbstverantwortliches Handeln aller am Projekt involvierten Teammitglieder sind dabei die entscheidenden Schlüssel, um Projekte über alle Zeitzonen hinweg erfolgreich zu gestalten.

Die Gründe für räumlich getrennte Teams sind vielschichtig. Das Outsourcing von Unternehmensteilen an günstigere Standorte nimmt zu. Niederlassungen werden oft nicht mehr in der Nähe der Zentrale angesiedelt, stattdessen bilden sich an verschiedenen Orten Kompetenzzentren für verschiedene Themen heraus, die aus Kostengründen nicht selten auf anderen Kontinenten liegen. Spezielles Know-how ist zudem häufig nicht so verfügbar, dass Vertreter immer vor Ort sein können.

Sechs Erfolgsfaktoren virtueller Teamarbeit in Projekten

Virtuelle Teams müssen keine Hürde für erfolgreiche Projekte darstellen: Im Gegenteil, sie können, stimmen die Voraussetzungen, sogar erfolgreicher sein als Teams, die an einem Ort zusammenarbeiten. Constantin Hoya, Project Manager bei House of PM GmbH, hat sechs Faktoren zusammengefasst:

  1. Fokus auf virtuelle Meetings: Ziele und Regeln genießen im Projekt die höchste Akzeptanz, wenn sie von allen Team-Mitgliedern im Rahmen eines Kickoff-Workshops definiert werden. In der Praxis bewährt es sich, für diese initialen Meetings nicht alle Teammitglieder an einem Ort zu versammeln, sondern sie stattdessen virtuell zu gestalten. Das bietet die Möglichkeit, gleich zu Beginn eines Projekts die Regeln für das virtuelle Zusammenarbeiten im entsprechenden Kontext festzulegen. Dasselbe Prinzip sollte auch für die Arbeit im laufenden Projekt Anwendung finden: Projektmanager sollten die Teams nicht zu häufig an einem Ort zusammenzubringen. Denn diese Meetings bergen die Gefahr, dass die virtuelle Arbeit torpediert wird. Frei nach dem Motto: Die Arbeit ruht, bis wir uns in zwei Wochen wiedersehen. Auf gemeinsame Meetings darf dennoch nicht verzichtet werden. Diese sollten jedoch schwerpunktmäßig Team-Building-Zwecken dienen. 
  2. Eine glasklare Zieldefinition: Das gemeinsame Entwickeln von Ideen und Regeln ist in virtuellen Teams oft aufwendiger, umso wichtiger ist die Vorgabe von klaren Rahmenbedingungen seitens des Projektmanagers. Sie definiert schlussendlich verbindlich, welche Ziele im Projekt erreicht werden sollen und welche Regeln für die Zusammenarbeit gelten. Um die Nachteile der Entfernung zwischen den Beteiligten auszugleichen, müssen sich alle Kollegen mit der notwendigen Selbstdisziplin an diese Regeln halten.
  3. Aktives Team-Building fördern: Um ein gutes und proaktives Teambewusstsein zu schaffen, reicht es jedoch nicht, wenn Projektmanager nur darüber wachen, dass sich alle Mitarbeiter an die gemeinsam definierten Regeln halten. Ihre Aufgabe ist es auch, den Zusammenhalt im Team mit passenden Maßnahmen und Kommunikationswegen zu fördern. Sie tun gut daran, regelmäßig Feedback vom Team einzufordern und so frühzeitig mögliche Hindernisse zu erkennen und entsprechend entgegenzuwirken. Das erfordert eine laufende Auseinandersetzung mit der Dynamik in und zwischen den Teams. 
  4. Sensibles Konfliktmanagement: Konflikte zwischen den Teammitgliedern sind eine Herausforderung, auf die ein Projektmanager sensibel reagieren muss. In virtuellen Teams werden Konflikte oft nicht so schnell wahrgenommen, da etwa Videokonferenzen nur beschränkte Wahrnehmungsmöglichkeit bieten. Um diesen gerade bei interkulturellen Teams oft unausweichlichen Unstimmigkeiten zu begegnen, müssen die Projektmanager von Anfang an einen Plan haben, wie sie damit umgehen wollen. Dazu gehört beispielsweise, dass Streitigkeiten nicht im Rahmen von Videokonferenzen ausdiskutiert werden.
  5. Technische Ausrüstung muss perfekt sein: Entscheidend für den Projekterfolg ist die zur Verfügung stehende Technologie. Das beinhaltet die technische Ausrüstung, vom Videokonferenz-Equipment über die Software. Dabei gibt es nicht das eine richtige Tool. Viel entscheidender ist, dass die Technik von Anfang an funktioniert, unkompliziert und schnell ist. Begegnen den Teams zum Projektstart Software und Hardware, die nicht einwandfrei aufeinander abgestimmt sind, entwickeln sie diesen Tools gegenüber Widerwillen und nutzen sie nicht mehr. 
  6. Selbstdisziplin und Selbstverantwortung aller Team-Mitglieder sind zentrale Erfolgsschlüssel. Entsprechend zielgerichtet müssen Projektmanager ihre Teams in Richtung Selbstdisziplin entwickeln. Die einzelnen Teammitglieder sollen die vorhandenen Kommunikationskanäle aktiv nutzen. Sie sollen für alle anderen Teammitglieder möglichst sichtbar sein, indem sie sich beispielsweise gleich morgens in die Chatrooms einloggen und den Kontakt zu ihren Kollegen suchen. Dabei ist zu beachten, dass auch in der virtuellen Welt die üblichen Umgangsformen gelten.


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