Prozessautomatisierung für RWE

Nicht weniger als 140 Prozesse wurden beim Strom-und Gasanbieter RWE im Bereich Finance und Accounting untersucht, bevor man das internationale Projekt zur weitgehenden Automatisierung der Erfassung und Archivierung der Eingangsrechnungen inklusive des dazugehörigen Schriftverkehrs beginnen konnte. Ziel war es, bisherige Abläufe und Strukturen schlanker und effizienter zu gestalten und durch die automatisierte Erfassung von Schriftstücken, insbesondere Eingangsrechnungen, Kosten zu sparen.

Die Eingangsrechnungen werden beim Tochterunternehmen RWE Group Business Services Polska in Krakau sortiert, zu Badges („Bündel“) zusammengefasst und mit einem Barcode versehen. „Die Badges mit den Barcodes sind der Beginn eines intelligenten Prozesses, der dafür sorgt, dass Rechnungen und andere Schriftstücke an den richtigen Standort und dort schließlich in den richtigen Bereich zur Bearbeitung gelangen“, erläutert Christian Sadrinna, Manager Systems & Processes bei RWE. Realisiert wurde diese Lösung in Zusammenarbeit mit dem IT-Unternehmen Cosynus aus Darmstadt. Mithilfe des Cosynus Corporate Communication Server (CCS), der im Rahmen des Zentralen Innovationsprogramms Mittelstand (ZIM) entwickelt wurde, können zunächst einmal rudimentäre Steuerungsdaten aufbereitet und an nachfolgende Applikationen übergeben werden. Hierbei werden im Speziellen die erzeugten PDF-Dateien in eine vordefinierte und generische Ordnerstruktur abgelegt, archiviert und weiterverarbeitet.

Statt fehleranfälliger manueller Bearbeitung von E-Mails analysiert nun der CCS den Inhalt der E-Mail und ermittelt die bearbeitenden Teams und die angeforderten Prozesse. Die Voraussetzung dafür wird durch die Zerlegung der Inhalte des Dokuments in prozessrelevante Bestandteile geschaffen. Automatische E-Mails werden intelligent verarbeitet und angehängte Dokumente revisionssicher abgelegt.

Wichtig für den Erfolg des Projekts war die Verknüpfung der Lösung mit einem Request Handling bzw. Ticket-System von SAP, das sowohl über E-Mail in Form von Freitextkommunikation als auch Telefon oder Fax sowie formularbasierten Web-Self-Service genutzt werden kann. „Erst so gelangen die erfassten Daten, via XML-Dateien, in das Ticket-System, welches die Arbeitsgrundlage für den Sachbearbeiter im entsprechenden Unternehmensbereich darstellt“, erklärt Marco Kramer, Manager Systems & Processes bei RWE.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

„Die Automatisierung der Rechnungswesenvorgänge deutete bereits vor Projektstart auf das hohe Einsparpotential hin“, so Michail Gor, verantwortlicher Projektleiter RWE. „Weitere Prozesse, die über den CCS abgewickelt werden können, verursachen keine zusätzlichen Kosten. So bietet die Lösung Investitionssicherheit und wird mit steigender Zahl der Prozesse immer vorteilhafter.“


RWE …
… ist einer der fünf führenden Strom- und Gasanbieter in Europa. Mit seinem Know-how bei der Förderung von Braunkohle, der Stromerzeugung aus Gas, Kohle, Kernkraft und regenerativen Quellen, dem Energiehandel sowie der Verteilung und dem Vertrieb von Strom und Gas ist der Konzern auf allen Stufen der Energiewertschöpfungskette tätig. RWE versorgt über 16 Millionen Stromkunden und sieben Millionen Gaskunden mit Energie.


Bildquelle: RWE