Rechnungseingangsbearbeitung automatisiert

Die ESG Elektroniksystem- und Logistik-GmbH ist ein deutsches Unternehmen für die Entwicklung, Integration und den Betrieb komplexer, oftmals sicherheitsrelevanter Elektronik- und IT-Systeme. Mehr als 1600 Mitarbeiter weltweit erbringen für Kunden aus Militär, Behörden und Industrie Leistungen in der Logistik, der Systementwicklung, dem Training und der Beratung.

Den großen manuellen Aufwand in der Buchhaltung mit einer Standard-Software in den Griff zu bekommen sowie Qualität und Durchlaufzeit der Bearbeitung eingehender Rechnungsbelege zu reduzieren, waren Ziele der ESG, als sie sich dazu entschloss, eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung einzuführen. Die Wahl fiel auf die Lösung "Clarc xControl Invoice for SAP", die von den der CTO Balzuweit entwickelt, angepasst und eingeführt wurde.

Intelligente optische Texterkennung (OCR)

Bevor die automatische Rechnungseingangsbearbeitung eingeführt wurde, mussten Daten aus eingehenden Dokumenten manuelle extrahiert werden. Außerdem war Abstimmungsaufwand zwischen den Buchungskreisen notwendig. Die neue Lösung verspricht innerhalb einer Validierungssoftware durch eine intelligente optische Texterkennung (OCR) die Möglichkeit der automatisierten Belegerkennung. Dadurch soll ein bisheriges manuelles Extrahieren der Daten aus den eingehenden Dokumenten entfallen. „Besonders wichtig war für uns, dass die Software in den Eingangsrechnungen die umsatzsteuerlichen Bestandteile gemäß §14 Abs. 4 UStG automatisiert erkennt und entsprechende Hinweise geben kann“, unterstreicht Thomas Müller, Leiter für Finanz- und Rechnungswesen bei der ESG.

Das System ist nicht nur in der ESG Muttergesellschaft, sondern auch in den in Deutschland beheimateten Tochtergesellschaften im Einsatz.  Es wurde 'Single Sign-on'-fähig gemacht und in das Web-Portal der ESG eingebunden. So sollen die betroffenen Mitarbeiter in ihrer gewohnten Weboberfläche arbeiten, ohne sich zusätzlich für die Lösung einloggen zu müssen. Seit der Einführung arbeiten etwa 10 Sachbearbeiter und 1200 Richtigzeichner der ESG mit der Anwendung. Die Belegdurchlaufzeiten vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung seien merkbar reduziert worden, so der Anbieter. Eine Amortisierung sei dadurch bereits innerhalb des ersten Jahres nach Einführung erreicht.

www.esg.de

www.cto.de

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