18.04.2017 Projektabschluss nach Maß

Reibungslose digitale Prozesse für die Stadt Mainz

Von: Dr. Daniel Wagenführer, Lea Sommerhäuser

Schnelle, reibungslose digitale Prozesse in der städtischen Verwaltung und ­automatisierte Abrechnungsprozesse, die in das DMS der Stadt Mainz integriert sind: So lautete das Projektziel der Kommunalen Datenzentrale Mainz (KDZ).

Die implementierte Lösung bietet nun auch die ge­forderte transparente ­Datengrundlage für das Abrechnungssystem.

Transparenz, Kontrollierbarkeit, die Zufriedenheit der Kunden und Zeitersparnis stehen bei der KDZ ganz oben auf der Agenda. Deshalb hat sich das Unternehmen entschieden, die Bereitstellung von Druckerdienstleistungen europaweit neu auszuschreiben. TA Triumph-Adler erhielt den Zuschlag. „Wir haben selbst hohe Ansprüche an unsere Arbeit. Das vorgelegte Angebot in Verbindung mit der Ausschreibung zeigte, dass wir da auf einer Wellenlänge liegen“, begründet Ralph Schröer, Abteilungsleiter Systemservice bei der KDZ Mainz, die Entscheidung. Besonders wichtig sei ihm die Bereitschaft gewesen, gemeinsam die beste Lösung für die digitalen Prozesse zu finden.

Konkret bedeutete das: 1.300 Druck- und Multifunktionssysteme an 160 Standorten der Stadt Mainz inklusive Schulen und Kitas sowie Eigenbetrieben und zum Teil stadtnahen Gesellschaften auszutauschen und an die spezifischen Anforderungen vor Ort anzupassen. Darüber hinaus war ein transparentes Abrechnungssystem gefordert, das ein genaues Reporting von Zählerständen und Volumen voraussetzt. „Wir berechnen die Leistungen des Anbieters an unsere Kunden weiter“, erklärt Albert-Josef Baginski, zuständig für das Controlling der KDZ Mainz. „Unsere Rechnungen müssen deshalb zu 100 Prozent nachvollziehbar sein.“

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Dabei habe auch berücksichtigt werden müssen, dass für den Kunden zeitgleich weitere tiefgreifende Veränderungen durchgeführt wurden. „Wir haben unseren Verzeichnisdienst und die Printserver von Novell auf Microsoft und die Betriebssysteme der Endgeräte von Windows XP auf 8.1. umgestellt. Gleichzeitig gab es einen Wechsel bei den Endgeräten von festen auf variable IP-Adressen“, erklärt Schröer. „Das erhöhte den Anspruch für den Rollout der neuen Systeme und der Accounting-Lösung mit Follow2Print-Funktion, der bei laufendem Betrieb erfolgte.“ Ziel sei es gewesen, nach sechs Monaten den Rollout und alle weiteren Umstellungen abgeschlossen zu haben.

Monitoring-Lösung im Sinne des Kunden


Das implementierte übergreifend eine webbasierte Steuerungszentrale, die einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionsgeräte und ihr Druckvolumen verschafft. Toner wird so bei Bedarf automatisch nachbestellt, ortsunabhängig und zu jeder Zeit können Statusmeldungen abgerufen und Technikereinsätze koordiniert werden. Nach sechs Monaten waren der Rollout abgeschlossen und alle Umstellungen durchgeführt, die erste Abrechnung der Druckerleistungen wurde von der KDZ Mainz digital an alle Kunden versendet. „Für unser Team war das ein Tag zum Feiern. Zählerstände müssen nicht mehr manuell abgelesen werden und wir verfügen über eine transparente Abrechnung, die uns Sicherheit bringt“, resümiert Ralph Schröer.


Die Kommunale Datenzentrale Mainz ...
... ist der IT-Dienstleister der Landeshauptstadt. Präzision und Schnelligkeit stehen bei der Erarbeitung neuer Lösungen für die komplexen Verwaltungsstrukturen an erster Stelle. Als Eigenbetrieb der Stadt gilt sie als zuverlässiger Berater für den öffentlichen Sektor. Die KDZ Mainz ist aber nicht nur IT-Dienstleister der Mainzer Stadtverwaltung. Auch zahlreiche andere Kommunen und öffentlich-rechtliche Einrichtungen in Rheinland-Pfalz greifen auf über 20 Jahre Betriebserfahrung und das Know-how der derzeit 66 Mitarbeiter zurück.


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