Reporting-Pflichten überwachen

IT-DIRECTOR: Immer noch scheitert eine Vielzahl von IT-Projekten – unabhängig von der Größe des Unternehmens. Abhilfe kann eine entsprechende Projekt-Management-Software schaffen. Welchen Anforderungen müssen moderne Tools und Features gerecht werden?
M. Tufar: Eine effiziente Projekt-Management-Software besteht aus verschiedenen Modulen: Die Basis bildet ein solides Projektmanagement, das sich auf Standardmethoden und Best Practices stützt. Damit werden die Steuerung und Überwachung von Terminen, Kosten und Aufwänden abgedeckt. Zusätzlich sollte die Lösung ein umfassendes, unternehmensweites Ressourcen- und Kapazitäts-Management bieten. Eventuelle Planabweichungen werden hier bereits frühzeitig in fundierten Dashboards angezeigt und Unternehmen können gezielt gegensteuern, um sowohl mit einzelnen Projekten als auch dem gesamten Portfolio auf dem richtigen Kurs zu bleiben.

IT-DIRECTOR: Welche dieser Tools gelten als unverzichtbar und sollten daher als Standard betrachtet werden? – Welche sind lediglich „nice to have“?
M. Tufar: Bei Projekt-Management-Lösungen ist es unabdingbar, dass sie über das reine Projektmanagement hinausgehen. Die Lösungen von CA Technologies wie etwa CA Clarity PPM bilden beispielsweise den gesamten Zyklus des Projekts ab und bieten Anwendern einen umfassenden Überblick zu jedem Zeitpunkt des Projekts. Angefangen beim Anforderungsmanagement, über die Priorisierung von bestehenden und neuen Vorhaben im Portfoliomanagement, bis hin zur Durchführung von Maßnahmen und dem erfolgreichen Abschluss des Projekts.

IT-DIRECTOR: In welchen Branchen/Bereichen kommt Projekt-Management-Software vermehrt zum Einsatz?
M. Tufar: Projekt-Management-Software kann in nahezu allen Branchen und Bereichen eingesetzt werden. Die Frage ist hier weniger die Branche als vielmehr der Umfang und die Komplexität der durchgeführten Projekte. Wir haben festgestellt, dass die Nachfrage nach Projekt-Management-Software mittlerweile vermehrt aus den einzelnen Fachbereichen von Unternehmen kommt – nicht mehr nur wie früher aus der IT.

IT-DIRECTOR: Ab welcher Projektgröße ist diese überhaupt sinnvoll?
M. Tufar: Aus Kundenerfahrungen wissen wir, dass zwei Einflussgrößen den notwendigen Aufwand zur Einführung einer entsprechenden Software bestimmen: Projektkomplexität und Anzahl. Sowohl eine hohe Komplexität weniger Projekte, als auch eine eventuell größere Anzahl gegebenenfalls einfacher strukturierter Projekte, rechtfertigen sehr schnell die Anfangsinvestition.

IT-DIRECTOR: Fast täglich wird über neue Datenpannen und Abhörskandale berichtet. Welche Möglichkeiten für ein sicheres File-Sharing gibt es?
M. Tufar: In unseren Lösungen nutzen wir kein File-Sharing, die Software bietet ein integriertes Dokumenten-Management-System mit projektbezogenen Ablagestrukturen, Versionierung und projektübergreifender Volltextsuche.

IT-DIRECTOR: Häufig wird an Projekten über einen Unternehmensstandort hinaus – auch über Ländergrenzen hinweg – mit mehreren Parteien zusammen gearbeitet. Wie erfolgt in diesen Fällen die Rechtevergabe bzw. die Zugriffsrechte?
M. Tufar: Eine umfassende Projekt-Management-Software wie unsere bietet hier eine flexibel anpassbare Autorisierung über Unternehmensstrukturen wie Abteilungen, Bereiche oder Standorte.

IT-DIRECTOR: Wird bei solchen Entscheidungen der Betriebsrat hinzugezogen?
M. Tufar: Solche Entscheidungen sollten grundsätzlich in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat des Anwenderunternehmens getroffen werden. Im Rahmen des Ressourcen Managements geht es um personenbezogene Mitarbeiterdaten und somit um einen Kernaufgabenbereich von Betriebsräten. Wir bekommen hier von Kunden das überwiegende Feedback, dass die Betriebsräte einem Einsatz von CA Clarity PPM positiv gegenüberstehen, da direkte Vorteile für die einzelnen Mitarbeiter offensichtlich sind.

IT-DIRECTOR: Über ein Terminmanagement lassen sich Projekte vor allem hinsichtlich der Reporting-Pflichten „überwachen“. Welche Art der Sanktionen gibt es bei Verstößen?
M. Tufar: Unser Angebot macht mögliche Verstöße gegen Reporting-Pflichten transparent, kann Erinnerungen erzeugen oder Manager / Stakeholder informieren. Daraus resultierende Sanktionen sind ein organisatorisches Thema, welche jedoch auf Wunsch durch Workflows angesteuert werden. Die Ausrichtung von CA Clarity ist aber ganz klar kollaborativer Natur; Gründe für Sanktionen sollen eigentlich von vorneherein vermieden werden.

IT-DIRECTOR: Welche anderen Verstöße sind zudem denkbar?
M. Tufar: Weitere denkbare Verstöße wären beispielsweise Budget- und Aufwandsobergrenzen sowie beim Terminmanagement oder der pünktlichen Abgabe Zeiterfassungsformularen.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die Anbindung an andere Bereiche etwa ein Dokumenten-Management- oder Archiv-System?
M. Tufar: Unsere Lösung bietet ein integriertes Dokumenten-Management-System mit projektbezogenen Ablagestrukturen, Versionierung und projektübergreifender Volltextsuche. Vorhandene unternehmensweite Dokumenten-Management-Systeme können über eine flexible, auf XML- und Web Services basierende Schnittstelle ebenfalls angebunden werden.

IT-DIRECTOR: Wo stößt die Projekt-Management-Software derzeit noch an ihre Grenzen?
M. Tufar: Bei der vorhandenen Umfänglichkeit einer marktführenden Lösung wie CA Clarity PPM, der einfachen Anpassbarkeit sowie der flexiblen Erweiterbarkeit ist nicht einfach, Grenzen zu erkennen.

IT-DIRECTOR: Welche Weiterentwicklungen wird es in der nächsten Zeit noch geben?
M. Tufar: In den letzten Jahren wurde speziell unsere Lösung erheblich erweitert. Zusätzliche Module für das Requirement Management sowie zur Unterstützung agiler Projektvorgehensweisen wie Scrum und Kanban sind jetzt verfügbar. Generell wird es unsere Strategie bleiben, durch frühes Erkennen auch zukünftiger Marktanforderungen unseren Spitzenplatz im Segment der Projekt- und Portfolio-Management-Lösungen zu behalten. Dazu wird es auch in der näheren Zukunft weitere, kontinuierliche Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit, erweiterte Analysemöglichkeiten sowie zusätzliche Unterstützung im mobilen Bereich geben. Wie auch bisher immer mit dem Fokus auf geringere Gesamtbetriebskosten (TCO).

IT-DIRECTOR: Sind auch mobile Anwendungen ein Thema? Die Größe der Smartphone-Displays ist in diesem Bereich wohl eher hinderlich.
M. Tufar: Mobile Anwendungen sind für CA Technologies generell und speziell auch für CA Clarity PPM eines der Fokusthemen. Die Größe sowie die Auflösung des Displays des jeweiligen Gerätes kann dabei nicht vernachlässigt werden. Die Bedienung über ein Tablet ist demnach einfacher als über ein Smartphone.
Im Bereich Projekt-Management-Software umfasst die Software zum einen eine Smartphone-taugliche App zur Zeiterfassung von Aufwänden; zum anderen bieten wir seit kurzem mit dem CA Clarity Playbook einen mobilen Arbeitsbereich für die Erstellung und Ausrichtung strategischer Geschäftspläne an.