Rundum perfekt versorgt

Nicht nur der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen bestimmt die Stellung eines Unternehmens am Markt – auch der Einkauf ist ein wichtiger Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg. Die hier entstehenden Kosten sowie die Bindung von personellen Ressourcen wird allerdings häufig unterschätzt: Für einen effizienten Einkauf bedarf es einer guten Kenntnis des jeweiligen Marktes sowie eines umfassenden Überblicks über das benötigte Material – von Bürobedarf über Maschinen oder Einrichtungsgegenstände bis hin zu speziellen Dienstleistungen. Ein besonders großer Zeitfaktor für die Einkäufer in Unternehmen sind Bestellungen für Produkte, die nur einmal oder selten benötigt werden. Hier sind die Lieferanten nicht in Standardkundenkatalogen oder ERP-Systemen hinterlegt. Der Aufwand von der Auftragsvergabe bis zur Rechnungsprüfung ist entsprechend groß – in einem Finanzinstitut mit rund 20.000 Mitarbeitern umso mehr.

Um den Einkauf effizient abzuwickeln, setzt die Bank daher auf das Rundum-Service-Paket eines Einkaufsdienstleisters, das sowohl eine E-Procurement-Lösung als auch die Übernahme des größten Teils des C-Material-Einkaufs beinhaltet. Der Vorteil für den Auftraggeber: Für die Vielzahl der Bestellungen steht ein Ansprechpartner zur Verfügung. Dieser übernimmt vom IT-Betrieb über Katalogmanagement bis zum Software-Support die komplette Bestell- und Zahlungsabwicklung bis hin zu den Preisverhandlungen mit den Lieferanten. Schlanke Prozesse, Preisvorteile und Entlastung des Einkaufs und der Rechnungsprüfung sind das Ergebnis.

Effizienz und Transparenz

Die HypoVereinsbank AG (HVB) ist Teil der UniCredit Group. Letztere zählt mit über 161.000 Mitarbeitern und rund 10.000 Geschäftsstellen in 22 Ländern zu den größten Bankengruppen Europas. In Deutschland ist die HypoVereinsbank als Marke für die UniCredit Bank AG mit rund 20.000 Mitarbeitern und etwa 816 Geschäftsstellen eines der größten Finanzinstitute. Zu dessen Kernkompetenzen gehören das Geschäft mit Privat- und Geschäftskunden, mittelständischen und großen, auch international tätigen Firmenkunden, ferner das Wealth Management sowie das internationale Kapitalmarktgeschäft.

Wer Finanzgeschäfte tätigt und Finanzdienstleistungen anbietet, achtet natürlich auch auf die eigenen Finanzen, beispielsweise bei der eigenen Materialwirtschaft. Auch hier sind Effizienz und Transparenz gefragt: Einkaufsziele sollen nachhaltig erreicht und Prozesskosten gespart werden. Die HVB schafft dies mit einer Full-Service-Lösung, die aus einer E-Procurement-Katalogplattform und dem teilweise Outsourcen der operativen Beschaffung von C-Materialien besteht – beides aus der Hand desselben Dienstleisters.

Genau zugeschnitten

Als die Wartung für die bisherige Lösung SAP EBP Procurement auslief, stand bei dem Kreditinstitut eine Entscheidung an: entweder ein Release-Wechsel oder eine vollständig neue Lösung. Da sich auch einige Anforderungen des Finanzdienstleisters geändert hatten, wurde neben dem Angebot des bisherigen Anbieters auch der Markt sondiert. Unter den Unternehmen, die auf den Anforderungskatalog hin ein Angebot unterbreitet hatten, überzeugte die PSG Procurement Services GmbH mit ihrem Portfolio bestehend aus E-Procurement-Plattformen sowie der Übernahme von Sonderbeschaffungen und dem C-Material-Einkauf.

„Die Kombination aus C-Material-Beschaffung und der Katalogplattform sowie die Möglichkeit, eigene Ideen mit einzubringen, gaben für uns den Ausschlag. So war der Einkaufsdienstleister bereit, auf Basis der PSG-jCatalog-Plattform alles genau auf unsere Anforderungen zuzuschneiden. Das Resultat: Wir haben gemeinsam aus einem ursprünglich reinen C-Teile-Katalogsystem ein umfassendes E-Procurement-System als universelles Bestelltool gemacht. Da weitere Konzernunternehmen angebunden werden und auch Zugriffe von außerhalb möglich sein sollten, war uns im Vergleich der Standard zu teuer, zumal diese Anforderungen damals nicht abgedeckt waren“, berichtet Angelika Erichsen, Project Manager Procurement Germany & Austria, UniCredit Bank AG (HypoVereinsbank AG), München.

Zunächst ein Pilotprojekt gestartet

Der Start erfolgte 2005 mit der Implementierung der elektronischen Plattform, die Standardkataloge hauptsächlich für Büromaterial bereitstellte. Dazu startete die Großbank zunächst ein Pilotprojekt mit zwei Konzernunternehmen und maximal 60 Nutzern. Zusammen mit dem Anbieter hat das Finanzinstitut in dieser Phase die Lösung weiter optimiert und dem eigenen Bedarf angepasst, anschließend ist die Lösung auf 3.600 Anwender erweitert worden. Heute wickeln 5.100 Mitarbeiter an 16 Konzernunternehmen den Großteil ihrer Bestellungen über die E-Procurement-Lösung ab. Auch eine weitere zentrale Anforderung der Bank, die Lösung webbasiert nutzen zu können, hat der Anbieter erfüllt. Somit greifen heute auch die Konzernunternehmen, die nicht an das interne SAP angeschlossen sind, via Internet auf die Kataloge zu. „Die dazu nötigen unterschiedlichen Customizing-Einstellungen hat der Anbieter ebenfalls abgebildet“, so Angelika Erichsen.

Die Beschaffungsplattform für C-Material ging 2005 erstmals produktiv. Von Anfang an wurden auch die Beschaffungsdienstleitungen der PSG genutzt. Heute bestellen die Mitarbeiter alles, was man in einem Katalog abbilden kann, sowohl Material als auch Dienstleistungen. Auch eher ungewöhnliche Bestellwege und Warengruppen, wie beispielsweise Geldautomatenbefüllung, automatische Nachbestellungen von Tinte und Toner direkt von den Druckern, Marketingmaterialbestellungen von Endkunden, sogar Blumensträuße mit individuellen Grußkarten können über das System abgebildet werden.

Reduzierung von Arbeit und Kosten

Einmalbeschaffungen bis zu einer festgesetzten Wertgrenze werden in dem Bereich Büro- und IT-Material an den Dienstleister weitergeleitet, beispielsweise kleine Zubehörteile für die Hardware-Ausstattung oder Zusatzmaterial für Beamer. Dieser Sonderbeschaffungsservice rundet die Nutzung der E-Procurement-Plattform ab und bietet dem Einkauf Flexibilität.

Die Projektmanagerin weiter: „Durch das Outsourcing haben wir sowohl die eigenen administrativen Tätigkeiten in Einkauf und Rechnungswesen reduziert als auch die Sachkosten für C-Material. Bei letzteren konnten wir durch Bündelungseffekte mit anderen Kunden des Einkaufsdienstleisters unsere Kosten senken.“ Angesichts von 360.000 Bestellpositionen im Jahr 2010 lohnt es sich zudem, mit dem Dienstleister für mehrere Warengruppen nur einen Kreditor führen zu müssen. Außerdem wird die komplette Rechnungsabwicklung per elektronischem Gutschriftverfahren effizient abgewickelt. Gleichzeitig wählt die HypoVereinsbank aus einem Portfolio von 400 bis 500 Lieferanten. Da die Verbuchung der Rechnungen automatisiert im SAP R/3 FI der Bank erfolgt, ist die gesamte Abwicklung der Bestellungen vom Einkauf bis zur Zahlungsabwicklung ein schlanker und effizienter Prozess.

Schulung der Mitarbeiter

Auch für die Schulung der Mitarbeiter hat sich die Bank etwas Besonderes einfallen lassen: Eine unabhängige Werbeagentur erstellte einen Lernfilm, den sich die Mitarbeiter immer wieder ganz oder in ausgewählten Ausschnitten ansehen konnten. Zusätzlich unterstützten der Support des Anbieters, ein eigener Custumer Support des Einkaufs und ein Online-Handbuch. Darüber hinaus wurden die Key User als Multiplikator einmal geschult, so dass sie ihr Wissen weitergeben konnten. Seitdem führt die Bank jedes Jahr intern einmal eine Mitarbeiterbefragung zur Lösung durch. Das Ergebnis der letzten Umfrage: Die Anwender sind sehr zufrieden mit dem System, der einfachen Bedienbarkeit und dem guten Service. Auch die Mitarbeiter aus der IT-Abteilung bestätigen die gute Systemfunktionalität. Und gibt es doch einmal Fragen oder Reklamationen, hilft der Support des Anbieters über ein Ticketsystem.

Bis heute wird gemeinsam an neuen Ideen gearbeitet. So wurde 2010 mit dem neuen Release eine Reihe neuer funktionaler Möglichkeiten geschaffen. Damit ist es heute möglich, Produkte, die besonders umweltfreundlich sind, mit einem blauen Engel zu kennzeichnen. „Wir legen großen Wert auf Nachhaltigkeit. Mit dieser Kennzeichnung geben wir unseren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich bewusst für ein umweltfreundliches Produkt zu entscheiden. Ein weiterer wichtiger Mehrwert für uns ist die Möglichkeit, den Mindestbestellwert pro Lieferant abbilden zu können. So sind unsere Anwender dazu angehalten, ihren Mindestbestellwert pro Bestellung einzuhalten, wodurch wir die Versandkosten reduzieren“, berichtet Angelika Erichsen. Darüber hinaus gebe ein integriertes Lagerbestandssystem jederzeit Auskunft, was noch vorrätig ist, und eine neue Suchfunktionalität mache die Bestellung für den Anwender leichter.

Ganz viele Ideen

Auch den heute flexibler gestalteten Genehmigungsworkflow schätzt die Projektmanagerin. So ermöglicht die Lösung jetzt, im Workflow Wertgrenzen an Warengruppen zu hängen, so dass das System ab einer bestimmten Summe im Warenkorb automatisch einen Genehmigungsprozess einleitet. Dazu ist in der Lösung hinterlegt, wer die Bestellung ab dem Überschreiten der festgelegten Summe freigeben muss. Der entsprechende Mitarbeiter wird dann automatisch benachrichtigt. Auch lassen sich lediglich einzelne Produkte als genehmigungspflichtig definieren, während andere frei bestellbar sind. „Das ist wirklich effizient“, schwärmt Angelika Erichsen. „Ideen haben wir ganz viele. So haben wir stets im Blick, welche Prozesse wir noch integrieren oder weiter automatisieren können. In PSG haben wir einen Partner gefunden, mit dem wir auch künftig die weitere Entwicklung vorantreiben wollen.“

Bildquelle: HypoVereinsbank