03.08.2017 Lizenzmanagement spart Kosten

SAP-Lizenzierung: So verliert der Audit seinen Schrecken

Von: Kathrin Zieblo

Worauf bei der SAP-Lizenzierung besonders zu achten ist und wie die optimale Vorbereitung auf einen Audit aussieht, berichtet Peter Rattey, SAP Lizenzexperte bei Voquz, im Interview.

Peter Rattey, Voquz

„In der SAP-Welt sollte eine Lösung zur Softwareoptimierung letztlich die richtigen Lizenzen erkennen, eventuell sogar Sonderlizenzen entsprechend des SAP-Vertrages analysieren", beschreibt Peter Rattey, SAP Lizenzexperte bei Voquz.

IT-DIRECTOR: Herr Rattey, für viele Großunternehmen stellt eine transparente Inventarisierung aller installierter Lizenzen eine große Herausforderung dar, wie gelingt dies unkompliziert?
P. Rattey:
Bei der SAP-Lizenzierung ist das recht komplex und mit Manpower allein nicht so leicht zu stemmen. Denn es muss darauf geachtet werden, dass jeder Nutzer nur in seinem erlaubten Lizenzbereich arbeitet, also auch nur solche SAP-Funktionen nutzt, wie von der ihm zugeordneten Lizenz vorgesehen. Dabei möchte man natürlich aus Kostengründen eine permanente Überlizenzierung vermeiden, d.h. man möchte keine teuren Lizenztypen mit einem großen Berechtigungsumfang einem Benutzer zuordnen, der nur ein geringes Spektrum an Funktionen nutzt. Bekommt solch ein User aber eine Professional statt einer ESS-Lizenz, bedeutet das einen Listenpreisunterschied von 3.200 Euro zu gerade mal 125 Euro für die ESS-Lizenz. Gerade Großunternehmen mit einer Vielzahl an SAP-Usern sollten sich hier von einer automatisch optimierenden Software unterstützen lassen.

IT-DIRECTOR: Wie lassen sich Lizenzlücken proaktiv vermeiden?
P. Rattey:
Lizenzlücken entstehen, wenn eine Lizenzverteilung ohne das permanente Wissen über die User-Aktivitäten erfolgt. In SAP lässt sich dies über ein Berechtigungskonzept lösen, aber dabei gilt auch hier: die Manpower hat Grenzen. Es müsste permanent überprüft werden, ob die Lizenz immer noch mit den vergebenen Berechtigungen übereinstimmt. Zudem akzeptiert man auch hier, dass höhere Lizenzkosten hingenommen werden, weil eine wirkliche Ausnutzung von erteilten Berechtigungen eher die Ausnahme ist. Hier hilft automatisch optimierende Software, bei der die Lizenzvergabe nicht danach erfolgt, welche Funktionen genutzt werden können (sprich welche Berechtigungen der User besitzt), sondern auf der Grundlage der vom User tatsächlich genutzten Funktionen. Das muss permanent überprüft werden, damit die Lizenzen auch stets optimal angepasst sind.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte grundsätzlich beim Kauf von Software bzw. Lizenzen geachtet werden?
P. Rattey:
Setzt man Software ein, sollte diese schon von Hause aus klare Templates zu Lizenzklassen mitbringen, auf tägliche Veränderungen reagieren können und automatisch eine optimierte Lizenzlandschaft selbstständig erhalten.

In der SAP-Welt sollte eine Lösung zur Softwareoptimierung letztlich die richtigen Lizenzen erkennen, eventuell sogar Sonderlizenzen entsprechend des SAP-Vertrages analysieren. Das können nicht viele.

Eine Testinstallation einer solchen Anwendung schafft Klarheit und liefert einem Unternehmen die benötigte Entscheidungsgrundlage. Die Software sollte unkompliziert installiert werden können, keine riesige Beraterleistung benötigen und schnell sinnvolle Ergebnisse bringen.

IT-DIRECTOR: Die Menge an unterschiedlichen Lizenzbedingungen und Lizenzklauseln ist hoch, sodass schnell der Überblick verloren geht. Wie bleiben die Verantwortlichen auf dem aktuellen Stand?
P. Rattey:
Da gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man beschäftigt sich permanent mit dem Thema und holt sich proaktiv von der SAP Neuerungen, Änderungen und die neuesten Dokumente, oder man lässt sich hier von Unternehmen unterstützen, die sich zu diesem Thema spezialisiert haben. Um Kosten niedrig zu halten, ist auch hier eine Unterstützung durch Software eine Grundvoraussetzung. Manuelle Excel-Untersuchungen und tagelange Recherchearbeit werden durch die Software in Minuten erledigt. Die Interpretation der Ergebnisse kann dann durch einen Berater erfolgen und sollte der einzige „Berater-Posten“ auf der Rechnung sein.

IT-DIRECTOR: Was gilt es in Sachen „Gebrauchte Software“ und Lizenzsicherheit zu beachten?
P. Rattey:
In der SAP-Welt ist das eher selten. Es gibt einige Anbieter, die hier gebrauchte Lizenzen anbieten. Meist aber auch gleich mit dem entsprechenden Maintenance-Paket, weil es bei der Wartung mit der SAP mit ziemlicher Sicherheit zu Schwierigkeiten kommen wird. Man muss sich auch darüber im Klaren sein, dass man mit gebrauchter Software nicht am weiteren Entwicklungsweg teilnimmt, wie z.B. S/4HANA etc.

IT-DIRECTOR: Welche konkreten Auswirkungen hat die Virtualisierung auf den Lizenzbestand?
P. Rattey:
Eine Virtualisierung sollte eigentlich keine Auswirkungen haben. Hier wechseln ja nur die gleichen Tätigkeiten von einer On-Premise in eine virtuelle Landschaft und somit sollte die Lizenzierung gleich bleiben.

IT-DIRECTOR: Und inwiefern hat die Nutzung der Cloud neue Lizenzmodelle erforderlich gemacht/hervorgebracht?
P. Rattey:
Nutzt man die Cloud, muss man sich bewusst sein, dass man nicht nur Daten freiwillig aus der Hand gibt, sondern auch meistens die Prozesse darum herum. Damit gibt man einen großen Teil an eigenen Bewegungs- und Gestaltungsspielraum auf. Man begibt sich komplett mit seinen Prozessen in fremde Hände und muss bei Lizenzverhandlungen jede Änderung akzeptieren oder den etablierten Prozess wieder aus der Cloud nehmen. Das bedeutet oft höhere Kosten und die Daten sind dennoch in fremden Händen. Optimierung wird dann kaum noch möglich sein. Der Vorteil wird sein, dass es garantiert eine Compliance-konforme Lizenzierung sein wird, wenn auch sehr teuer bezahlt.

IT-DIRECTOR: Welche Maßnahmen sollten Unternehmen vor dem Audit durch den Hersteller ergreifen?
P. Rattey:
Eigentlich ist die Frage schon problematisch, weil sie impliziert, dass man sich erst bei Ankündigung eines Audits, um die eigene Lizenzierung kümmert und vorher nicht ganz konform gearbeitet hat. Die Lizenzlandschaft sollte zu jeder Zeit vom Unternehmen erklärbar und transparent sein. Dann ist die Ankündigung eines Audits gelassen abzuwarten.

Ein gutes softwareunterstütztes Lizenzmanagement sollte jeden einzelnen User erklären können und somit ist man jederzeit auf ein Audit vorbereitet. Mehr noch, wenn die SAP sieht und weiß, dass man automatische Optimierung mittels Software durchführt, sinkt der Bedarf eines Audits erheblich, weil kaum mit Verstößen gerechnet werden kann.

IT-DIRECTOR: Wie hoch sind die Kosten, die mittels eines Lizenzmanagements eingespart werden können?
P. Rattey:
Die Einsparungen steigen exponentiell mit der Anzahl abrechenbarer SAP-Systeme und der Anzahl der SAP-User. Erfahrungen zeigen, dass die Kosten einer Software-Einführung bereits im ersten Jahr durch die Einsparungen im Lizenzbereich aufgewogen sind und nicht selten sogar schon in der Einführung große Einsparungen möglich sind. Manuell ist das eher mühsam.

Egal, ob über- oder unterlizenziert, eine Software zeigt die Überhänge oder Lücken. Sie zeigt aber auch auf, welche Lizenzen eingekauft werden müssen, in optimierter Anzahl und welcher Lizenztyp am kostengünstigsten ist. Man muss hier also nicht mehr schätzen.

IT-DIRECTOR: Wie hoch ist der Anteil ungenutzter Lizenzen in Großunternehmen?
P. Rattey:
Nach unseren Erfahrungen immens hoch. Die Strukturen sind zu komplex, um ohne Software ein optimiertes Lizenzmanagement zu betreiben, vor allem bei mehreren parallel betriebenen SAP-Systemen.

IT-DIRECTOR: Welche Empfehlungen können Sie für eine erfolgreiche Audit-Strategie geben
P. Rattey:
Immer vorbereitet sein und genau zu wissen, wer wie lizenziert ist, dann verliert jedes Audit seinen Schrecken.

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