Saubere Scanprozesse

IT-DIRECTOR: Herr Draspa, wie viele Mitarbeiter zählt die Abteilung Informationsmanagement im Henkel-Konzern und welche Aufgaben übernimmt sie?
M. Draspa: Bei uns arbeiten 40 fest angestellte Kollegen sowie einige externe Mitarbeiter. Hier dreht sich alles um die Verwaltung von Informationen. Das fängt bei der Dokumentenverwaltung an – vom Dokumentenmanagement über Drucken und Scannen bis hin zu internationalen Post- und Expresssendungen sowie Musterversand und Kurierfahrten. Wir koordinieren alles, was mit Briefen, Paketen oder Gefahrgutsendungen zu tun hat. Überdies gehört die Ausstellungs- und Messeabteilung zu unserem Bereich.

Außerdem verantworten wir am Hauptsitz in Düsseldorf die Telefonzentrale. Das heißt im einfachen Fall, einen Anrufer an den gewünschten Gesprächspartner zu vermitteln. Komplexer wird es, wenn wir für spezielle Anfragen erst den zuständigen Ansprechpartner finden müssen.

IT-DIRECTOR: Warum setzen Sie hierfür nicht auf ein Callcenter?
M. Draspa: Wir wollen maschinelle Bandansagen vermeiden und die Kommunikation im eigenen Hause belassen. Henkel legt großen Wert darauf, dass Kunden, Partner und Lieferanten persönlich angesprochen werden. Allerdings nutzen wir nachts, an Feiertagen und am Wochenende ein Callcenter. Dann ist auch die Anzahl der Anrufe geringer.

IT-DIRECTOR: Sie sprachen eingangs Ihre Scan-Dienstleistungen an – um welche handelt es sich?
M. Draspa: Wir scannen beispielsweise die an Henkel gerichteten Rechnungen aus ganz Europa ein und bearbeiten in diesem Rahmen täglich rund 2.300 Anfragen. Die gescannten Dokumente werden dann automatisch an ­einen elektronischen Freigabe-Workflow übergeben.

IT-DIRECTOR: Sie fungieren also als klassischer interner Scan-Dienstleister?
M. Draspa: Ja, wobei wir neben den Eingangsrechnungen auch andere Dokumente scannen, beispielsweise für die Personalabteilung. Die Personalakten liegen digital vor und zusätzliche Informationen werden elektronisch zugeordnet.

IT-DIRECTOR: Kranken- und Personalakten beinhalten viele sensible Daten. Welchen Anforderungen müssen Sie hinsichtlich der Compliance entsprechen?
M. Draspa: Im Jahr 2009 haben wir angefangen, die papierbasierten Personalakten auf das elektronische System umzustellen. Dieses Großprojekt haben wir von Beginn an gemeinsam mit dem Chief Compliance Officer geplant und durchgeführt.

Er hat die im Projekt eingesetzte Hard- und Software, alle zuständigen Mitarbeiter sowie die Räumlichkeiten geprüft und freigegeben. Zusätzlich wurde unsere interne Revision eingebunden, die weitere Prüfungen gemacht hat. Der so zertifizierte Prozess gilt heute noch und wird selbstverständlich regelmäßig auf den Prüfstand gestellt.

IT-DIRECTOR: Welche Software nutzen Sie für das Scannen der Dokumente?
M. Draspa: Wir scannen alle Papiere mit dem Scan Client der Alos GmbH aus Köln und überführen sie anschließend an einzelne Systeme, beispielsweise an die Personalsoftware oder das Archiv.

IT-DIRECTOR: Seit wann nutzen Sie den Scan Client?
M. Draspa: Als 2009 die erwähnte Digitalisierung von rund 26.000 Personalakten anstand, stieß unsere bis dato eingesetzte Scan-Software an ihre Grenzen. Ein Vorteil der neuen Systeme ist, dass wir beim Scannen der Personalakten mit Deck- und Trennblättern sowie mit gedruckten Barcodes arbeiten können. Die alte Software hätte dieses Vorgehen nicht so flexibel ausgewertet, wie wir es uns wünschten. Daher mussten wir uns nach einer neuen Lösung umsehen.

IT-DIRECTOR: Wie lief der Auswahlprozess ab?
M. Draspa: Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut. Erste Anregungen habe ich auf der Fachmesse DMS Expo in Köln bekommen. Vor allem überzeugte mich die hohe Flexibilität bei der Konfiguration der Alos-Lösung, mit der man eigene Anforderungen einfach im System abbilden kann. Ein Beispiel: Wir arbeiten beim Einscannen mit verschiedenen Deckblättern, die die Dokumente eindeutig kennzeichnen, etwa durch eine Personalnummer, die per OCR ausgelesen werden muss. Oder man platziert Barcodes, die das System ebenfalls problemlos auslesen kann. In Zusammenarbeit mit der IT- und Personalabteilung haben wir eigene Deckblätter generiert, die auf jede Personalakte kommen und mit deren Hilfe sich diese eindeutig zuordnen lassen. Im nächsten Schritt werden die Akteninhalte kategorisiert. So lässt sich mit einem Blick ableiten, ob es zum Beispiel zu einem Arbeitsvertrag oder einer Entgeltabrechnung gehört.

IT-DIRECTOR: Welche Auswahlkriterien besaßen Sie hinsichtlich der eingesetzten Scan-Hardware?
M. Draspa: Der eingesetzte Scan Client arbeitet perfekt mit unseren bestehenden Scan-Geräten zusammen. Da wir unsere vorhandenen Geräte weiter nutzen wollten, war das ein wichtiges Kriterien für uns.

IT-DIRECTOR: Wie viele Seiten schafft ein solcher Scanner pro Tag?
M. Draspa: Unsere Hochleistungsscanner schaffen 125 Seiten pro Minute, dass sind bis zu 180.000 Seiten pro Tag. Dies betrifft allerdings nur die reine Scan-Zeit – ein rein fiktiver Wert. Würde man diesen hochrechnen, hätten wir alle 26.000 Personalakten in einem Monat eingescannt.

IT-DIRECTOR: Wie viele Dokumente schafften Sie im Projekt pro Monat?
M. Draspa: Zu den Hochzeiten des Projekts scannten wir mit der kompletten Mannschaft rund 100 Akten pro Tag ein.

IT-DIRECTOR: Inwieweit ist die Scan-Lösung in die IT-Landschaft von Henkel integriert?
M. Draspa: Sie ist beispielsweise an das Dokumentenmanagement- und das Archivsystem angebunden. Nicht über eigens entwickelte Schnittstellen, sondern über einen reinen Austausch von Dateien. Das heißt, ein Mitarbeiter scannt in einen vordefinierten Serverbereich hinein. Die Dateien werden dann in einem Nachtlauf in das zu empfangende System importiert.

IT-DIRECTOR: Werden bei Henkel alle Dokumente zentral eingescannt?
M. Draspa: Nein, nicht jeder Mitarbeiter nimmt bei jedem Scan-Vorgang unseren internen Service in Anspruch. Henkel ist auf der ganzen Welt tätig – mehr als 80 Prozent unserer Mitarbeiter arbeiten außerhalb Deutschlands. Da wäre eine zentrale Scan-Stelle viel zu aufwendig. In der Regel verfügen die Fachabteilungen über ein Multifunktionsgerät, mit dem die Mitarbeiter Dokumente selbst einscannen und an das Archivsystem übergeben können.

IT-DIRECTOR: Welche Projekte planen Sie in Zukunft?
M. Draspa: Derzeit arbeiten wir daran, die Eingangspost von Henkel zu digitalisieren und elektronisch zu verteilen. Das würde eine große Zeitersparnis mit sich bringen. Da wir aber – im Gegensatz zu anderen Branchen – wenig standardisierte Einganspost erhalten, ist das ein herausforderndes Projekt. Bei Versicherungen oder Energieunternehmen gibt es beispielsweise regelmäßig wiederkehrende Vorgänge wie den Abschluss einer Police oder das Ablesen eines Stromzählers. Bei Henkel ist die Eingangspost vielfältiger.

IT-DIRECTOR: Was macht die Digitalisierung eines bunt gemischten Dokumentenaufkommens so schwierig?
M. Draspa: Nicht immer befindet sich auf dem Eingangsdokument der Name des Empfängers. Oft sind aber nur die Abteilungsbezeichnungen aufgeführt und die Zuordnung zum betroffenen Bereich noch aufwendiger. Derzeit arbeiten wir an einem Konzept, wie man einfach und schnell den richtigen Empfänger eines Briefes herausfinden kann. Hier kommt es auch auf eine gut funktionierende OCR-Erkennung an, mit der etwa Bestellungen anhand der Artikel- oder Lieferantennummer erkannt werden können.

IT-DIRECTOR: Gibt es weitere aktuelle Projekte?
M. Draspa: Von unserer werksärztlichen Abteilung erhalten wir Krankenakten zur Archivierung. In ferner Zukunft wollen wir alle Akten dieser Abteilung wie die Personalakten digitalisieren.

IT-DIRECTOR: Wie rechnen Sie Ihre Scan-Dienstleistungen intern ab – stellen Sie eigene Rechnungen?
M. Draspa: Ja, als Cost-Center werden unsere Services intern verrechnet. Wir können jederzeit Rechenschaft ablegen, was wir genau abrechnen. Für das umfangreiche Scan-Projekt der Personalakten haben wir wie ein externer Anbieter an der Ausschreibung teilgenommen. Unsere Abteilung hat überzeugt.

IT-DIRECTOR: Ist es kostengünstiger, wenn man solche Projekte intern realisiert?
M. Draspa: Nicht unbedingt. Aber es gibt ja noch andere Kriterien neben den reinen Kosten. Es sprach einiges für eine interne Lösung: Die Personalakten verbleiben im Unternehmen. Das ist in puncto Datensicherheit und Compliance ein großer Pluspunkt. Außerdem sind unsere Systeme bereits in die Henkel-IT integriert, woraus wir viele Synergien ziehen können. Nicht zuletzt haben wir natürlich langjährige Erfahrungen, auf die wir zurückgreifen können. Dies alles hat bei der Projektvergabe für uns gesprochen.

Die Henkel AG & Co. KGaA
Henkel ist weltweit mit Produkten und Technologien in den Geschäftsfeldern Wasch-/Reinigungsmittel, Kosmetik/Körperpflege sowie Klebstofftechnologien tätig. Das 1876 gegründete Unternehmen ist unter anderem durch Marken wie Persil, Schwarzkopf oder Loctite weltweit bekannt. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Düsseldorf. Von rund 48.000 Mitarbeitern sind 80 Prozent außerhalb Deutschlands tätig.
Im Internet: www.henkel.de