Schlanke Transportbranche?

IT-DIRECTOR: Herr Hasch, wie gut sind Unternehmen und Dienstleister der Transport- und Logistikbranche bezüglich ihrer IT-Prozesse aufgestellt?
V. Hasch: Ob groß oder klein, bei den wenigsten Unternehmen der Transport- und Logistikbranche greifen die verschiedenen Systeme und Prozesse ineinander und abteilungsübergreifend auf eine Datenbasis zu. Häufig pflegt jede Abteilung von der Disposition über die Personalabteilung bis zum Kundenservice zusätzlich eine eigene Insellösung. Diese Systembrüche führen von der Erfassung bis zur kennzahlenorientierten Auswertung zu erheblicher Doppelarbeit. Sie funktionieren, bis ein zeitkritischer Auftrag oder individueller Kundenwunsch Terminjäger auf den Plan ruft, die ihren Auftrag von Insel zu Insel durch die Organisation boxen. Das blockiert die normalen Abläufe. So sind viele Unternehmen der Transport- und Logistikbranche alles andere als schlank aufgestellt und verschwenden ihre Ressourcen.

IT-DIRECTOR: Welche Knackpunkte gibt es in der Steuerung speditioneller Prozesse oder, anders gefragt, wo versenken Großunternehmen aktuell bares Geld?
V. Hasch: Logistik bedeutet, Güter von A nach B zu bringen. Aber das ist längst nicht mehr alles. Jeder einzelne Schritt im speditionellen Prozess von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung generiert eine Flut von Informationen und Dokumenten, die sofort griffbereit sein müssen. Je größer die Organisation, desto komplexer werden die Prozesse. Damit nimmt bei Unternehmen ohne einheitliche Datenbasis auch die unnötige Zeit für doppelte Erfassung und die tote Zeit auf der Suche nach Informationen zu. Fehler im scharfen Wettbewerbsumfeld der Branche verursachen zusätzlichen Aufwand und noch größeren Schaden durch schlechten Kundenservice. Und gerade hier steigen die Ansprüche. Individuell erstellte Rechnungen oder Informationen in Echtzeit werden ebenso zum Standard wie Schnittstellen, die Datensätze passend zum Kundensystem vollautomatisiert weiterleiten. Wer hier nicht auf Prozesseffizienz achtet, schmälert signifikant den Gewinn.

IT-DIRECTOR: Prozesseffizienz schlägt sich in der Transport- und Logistikwelt also unmittelbar in der Gewinnmarge nieder. Was muss eine entsprechende Softwarelösung heute bieten?
V. Hasch: Für echte Prozesseffizienz muss eine Softwarelösung zwingend Prozesse verbinden, den Datenfluss durchgängig unterstützen und andere Systeme über offene Schnittstellen integrieren. Das setzt Prozessdenken voraus. Im extrem margengetriebenen Geschäft der Neuwagenüberführung für die Automobilindustrie können z.B. häufig Rechnungen erst dann gestellt werden, wenn alle unterschriebenen Belege vorliegen. Für den Logistikdienstleister, der Subunternehmer beschäftigt, wirkt sich das unmittelbar auf die Liquidität aus. Wir haben dazu einen Workflow umgesetzt, mit dem letztendlich der Fahrer die Rechnungsstellung unterstützt. Konkret heißt das, der Fahrer erfasst die Belege mit einem Scanner im Fahrzeug oder der Smartphone-Kamera für das Dokumenten-Management-System (DMS). Im direkten Zugriff darauf entscheidet die Abrechnung mit einem Mausklick, was rechnungsrelevant ist. Sobald alle notwendigen Unterlagen vorliegen, leitet das System vollautomatisch einen Datensatz an einen E-Mail-Roboter weiter, der die Rechnung und einen Anhang mit allen erforderlichen Belegen für den Rechnungsversand erstellt.

IT-DIRECTOR: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Software-Implementierung und mit welchem Aufwand ist diese in der Regel verbunden?
V. Hasch: Wie erfolgreich die Software-Einführung ist, hängt von der Fähigkeit ab, die gesamte Wertschöpfungskette mit Adlerblick und ohne Angst vor Veränderung unter die Lupe zu nehmen. Im besten Fall liegen uns bereits modellierte Prozesse vor. Diese können wir je nach Größe des Unternehmens in einem oder mehreren Workshops mit unserer Software schnell abbilden. Für Prozessveränderungen ist das Unternehmen verantwortlich. Bei Entscheidungen helfen regelmäßige Projektlenkungsausschüsse mit Projektleitern von beiden Seiten. Bereits während der Projektlaufzeit testen Key-User im Unternehmen die Software auf ihre Alltagstauglichkeit, damit es später keine bösen Überraschungen gibt. Rechtzeitig zur Inbetriebnahme schulen wir jeden Mitarbeiter in seinem individuellen Aufgabenbereich. Die intuitiv bedienbare Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand pro Mitarbeiter auf wenige Tage. Abhängig von der Komplexität der Anforderungen variiert der Zeitaufwand für die Einführung unserer Software zwischen sechs und zwölf Monaten ab Kaufentscheidung.

IT-DIRECTOR: Welche Probleme treten bei der Implementierung häufig auf und wie lassen sie sich bewältigen?
V. Hasch: Unsauber definierte Prozesse, unzählige Schnittstellen ohne klares Konzept, unterschiedliche Ansprüche von Abteilungen, Wissen, das zwar in den Köpfen der Mitarbeiter, aber nirgends dokumentiert ist – das sind typische Probleme, denen wir in der Praxis begegnen. Im Projektverlauf entstehen häufig dann Probleme, wenn Unternehmen betroffene Mitarbeiter nur halbherzig in Prozessveränderungen einbinden oder den Key-Usern zu geringe Zeitbudgets für das Testen der Alltagstauglichkeit einräumen. Das führt vor allem dazu, dass entscheidende Prozessschritte nicht abgebildet werden.

IT-DIRECTOR: Eine flexible Software passt sich jedem Prozess an, auch wenn er geändert werden müsste. Wie gehen Sie als Software-Anbieter mit diesem „Henne-Ei-Problem“ um?
V. Hasch: Ganz abgesehen von der Prozessqualität sind wir grundsätzlich der Meinung, dass es nichts nutzt, Prozesse nur linear abzubilden. Echte Innovation bleibt dabei auf der Strecke. Die Intelligenz liegt in der Verbindung. Nur das gibt einen Technologievorsprung nach dem Motto 1 + 1 = 3. Deshalb regen wir Unternehmen, die mit uns über die Einführung einer Software sprechen, dazu an, Lösungen mit allen Beteiligten zu entwickeln.

IT-DIRECTOR: Was muss die Logistiksoftware von morgen leisten können?
V. Hasch: Wir müssen limitierte Ressourcen in möglichst intelligent organisierten Zeitfenstern über Verkehrs­träger, Organisationen und Ländergrenzen hinweg ­effizienter nutzen. Denn eines ist sicher: Der Verkehr nimmt zu. Letztendlich geht es dabei um Kollaboration. Dazu muss die Software den Datenfluss entlang der gesamten Wertschöpfungs­kette unterstützen und den notwen­digen Dialog ermöglichen. Sie wird dabei immer mehr zur Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine oder zwischen Maschine und ­Maschine.