Schluss mit butterweichen Outsourcingverträgen

Die geschäftlichen Ziele, die einem Outsourcingprojekt zugrunde liegen, bemessen sich im Wesentlichen an der Klarheit über die gegenseitigen Erwartungen und Anforderungen. Welche Fragen muss das Vertragshandwerk diesbezüglich beantworten?

1. Die Ausschreibung – werden alle betrieblichen Abläufe abgebildet?

• Sind die Projektziele und Projektanforderungen (z.B. Kostenersparnis, Serviceverbesserung, Flexibilität etc.) unternehmensintern klar definiert?
• Bildet die Ausschreibungsunterlage die Projektziele und Projektanforderungen entsprechend ab? (z.B. Beschreibung der Soll-Situation, oder auch Schwachstellen oder Problembereiche, Budgetvorgaben)?
• Enthält die Ausschreibungsunterlage bereits einen Vertragsentwurf oder wesentliche Vertragselemente (z.B. Musterklauseln zur Leistungspflicht, Haftung, Kündigung)?
• Sind Anforderungen und Fragen verständlich und so formuliert, dass Anbieter zu der Abgabe eines detaillierten Angebotes „gezwungen“ sind?
• Sind intern Personalressourcen zugeordnet und Projektrollen in den beteiligten Abteilungen (IT, Rechtsabteilung, beteiligte Geschäftsbereiche wie Finance etc.) verteilt? Reichen Wissen und Fertigkeiten der Mitarbeiter aus?

2. Die Vergabe – wer kann die Aufgabe stemmen?

• Sieht der Projektplan genügend Zeit für den Auswahlprozess vor? Je nach Anzahl der Bieter und Projektgröße kann dieser mehrere Wochen, unter Umständen sogar Monate in Anspruch nehmen.
• Sind intern alle Projektbeteiligten in die Entscheidungsfindung einbezogen?
• Stehen Auswahlkriterien und Methodik (z.B. durch Priorisierung der Anforderungen je nach Zielsetzung des Projektes und Erstellen einer Bewertungsmatrix) fest, stimmen diese mit den Projektzielen überein und werden sie von allen Projektbeteiligten angewendet?
• Werden etwaige Unterauftragnehmer in den Bewertungsprozess einbezogen?
• Herrscht eine offene und effektive Kommunikation mit den Anbietern (z.B. beantworten diese sämtliche Fragen und räumen Unklarheiten aus, verstehen sie die Anforderungen)?
• Wird die Bewertung der Angebote nach einem bestimmten Muster  (z.B. anhand einer Tabelle oder graphischen Übersicht, die die einzelnen Angebote miteinander vergleicht) schriftlich dokumentiert?

3. Die Leistungsbeschreibung – wie durchdacht sind die Leistungen?

• Ist die Leistungsbeschreibung technisch und rechtlich durchdacht und spiegelt sie den Bedarf des Unternehmens wider?
• Ist sie verständlich formuliert und logisch unterteilt?
• Bildet sie den Zusammenhang zwischen Leistung, Preis und Service Level ab?
• Verpflichtet sie den Anbieter zu Unterstützungsleistungen im Fall des Vertragsendes ?
• Sind nationale Besonderheiten (z.B. nach Datenschutzrecht) berücksichtigt, sofern Leistungen in verschiedenen Ländern abrufbar sind?
• Sieht die Leistungsbeschreibung ein Verfahren zu Vertragsänderungen („Change Requests“) vor?

4. Die Service Levels („SLA“) – wie sieht die Fieberkurve aus?

• Enthalten die SLA klare Definitionen der KPI sowie Messmethoden und Indikatoren?
• Steht das unternehmerische Interesse an einer ordnungsgemäßen Leistung im Vordergrund (und nicht die Rechtsfolgen der Schlecht- bzw. Nichtleistung)?
• Sehen sie Überwachungs- und Berichtsverfahren in Bezug auf die KPIs vor?
• Regeln sie dezidiert Folgen der Nichterfüllung (z.B. Minderung, Schadensersatz, Sonderkündigungsrechte, Step-In-Rechte), stellen also sicher, dass Schadensersatzansprüche nicht das ausschließliche Rechtsmittel im Fall mangelhafter Leistung sind?
• Enthalten die SLA Ausnahmeregelungen (z.B. für Force Majeure und Wartung)?

5. Die Vergütung – wie passen Leistung und Bezahlmodell zusammen?

• Bei einer Festpreisvereinbarung: Enthält die Leistungsbeschreibung alle Elemente der benötigten Leistung? Andernfalls entstehen Zusatzkosten, da das Unternehmen benötigte Dienste zusätzlich beauftragen und vergüten muss.
• Im Fall einer Vergütung auf Basis der abgerufenen Leistungen, stellen die Regelungen zur Vergütung sicher, dass die Kostenschätzung des Anbieters so genau wie möglich ist?
• Sieht die Vergütungsklausel Regelungen zur Preisanpassung vor und passt das gewählte Abrechnungsmodell und die Rechnungslegungspflicht zur Vergütungsvereinbarung?

6. Der Benchmark – ist das Projekt noch auf dem neusten Stand der Technik?

• Regelt die Benchmarkingklausel Form, Bedingungen und Zeitpunkt des Benchmarkings sowie Folgen des Benchmarkings für Leistungen und Vergütung?
• Regelt sie, ob alle bzw. gegebenenfalls welche konkreten Leistungen Gegenstand der Überprüfung sein sollen?
• Trifft die Benchmarkingklausel Regelungen, anhand welcher Vergleichsparameter und Vergleichsgruppen das Verfahren durchgeführt werden soll?
• Ordnet sie Verantwortungen und Kostenlast zu?
• Sieht sie ein Verfahren zur Streitbeilegung vor?

7. Die Haftung – wer haftet wofür?

• Enthält die Haftungsbeschränkung klare Ausnahmen (mindestens für Vorsatz, Personenschäden, Verletzung geistiger Eigentumsrechte sowie der Geheimhaltungspflichten)?
• Entspricht das Haftungsregime Industriestandards? In der Regel wird eine summenmäßige Haftungsbegrenzung vereinbart, die üblicherweise über einen Prozentsatz des Auftragswertes abgebildet wird. Die Höhe des Prozentsatzes ist Verhandlungssache.
• Sieht das Haftungsregime Freistellungsansprüche des Auftraggebers für die Verletzung geistiger Eigentumsrechte sowie der Geheimhaltungspflichten vor?
• Sind Mitwirkungs- und Benachrichtigungspflichten des Anbieters als Voraussetzung für eine eventuelle Haftungsfreistellung geregelt?
• Entspricht die Haftungsklausel den Anforderungen des auf den Vertrag anwendbaren Gesetzesrechts (das Haftungsregime nach anglo-amerikanischem Recht unterscheidet sich beispielsweise substantiell von deutschem Haftungsrecht)?

8. Geistiges Eigentum – ist das Firmengeheimnis richtig geschützt?

• Sind die geistigen Eigentumsrechte ausreichend vor unbeabsichtigter Übertragung geschützt?
• Werden Rechte im Rahmen der Leistungserbringung von dem Provider entwickelten geistigen Eigentum auf das Unternehmen übertragen oder lizensiert?
• Gewährleistet der Anbieter, dass er zur Rechteeinräumung im Rahmen des Vertrages berechtigt ist und stellt er das Unternehmen von Verletzungen der Eigentumsrechte Dritter umfassend frei?

9. Das Ausstiegsmanagement – gibt es einen Ausweg für
unvorhersehbare Szenarien?

• Enthält der Ausstiegsplan eine Beschreibung der Exit-Leistungen (z.B. Verpflichtung, mit einem neuen Anbieter zusammenzuarbeiten, Unterlagen zur Verfügung zu stellen, Trainings für Personal des Kunden oder des neuen Anbieters durchzuführen, Nutzungsrechte über das Vertragsende hinaus einzuräumen oder benötigte Verträge mit Subunternehmern zu übertragen)?
• Sieht er ein ausreichendes Kontingent an Projekttagen für unvorhersehbare Szenarien vor?
• Regelt er, ob bzw. welche Ausstiegsleistungen gesondert zu vergüten sind?
• Ordnet er Verantwortlichkeiten der Parteien zu?
• Führt der Ausstiegsplan zu übertragende Assets (z.B. Maschinen, Verträge mit Subunternehmern) einzeln auf?
• Berücksichtigt der Exit-Plan die gesetzlichen Regelungen zum Betriebsübergang gemäß § 613a BGB?