14.03.2017 Nutzen aus UCC ziehen

Schluss mit der E-Mail-Kette

Von: Lea Sommerhäuser

„Die beste UCC-Lösung nützt nichts, wenn das meistgenutzte interne Kommunikationsmittel die E-Mail-Kette bleibt“, betont Sepp Blank, Geschäftsführer der Speedpoint Next Generations GmbH, im Interview. Viel wichtiger sei die ganzheitliche Integration dieser Lösungen in die Arbeitsprozesse.

Sepp Blank, Speedpoint

„Das eigentliche Potential von UCC-Lösungen liegt in der möglichen Verbesserung von Geschäftsprozessen“, meint Sepp Blank, Geschäftsführer der Speedpoint Next Generations GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Blank, was sind Ihrer Ansicht nach die drei wichtigsten Unified-Communications-and-Collaboration-Trends (UCC) in 2017?
S. Blank:
Im Rahmen leistungsstarker, ganzheitlicher UCC-Lösungen sehen wir für 2017 eindeutig die Themen Mobilität, Cloud, vor allem aber benutzerfreundliche Oberflächen im Fokus. Mobilität ist ein Megatrend unserer Lebens- und Arbeitsrealität. UCC-Lösungen müssen vermehrt dem Anspruch der Mitarbeiter gerecht werden, den diese aus ihrem privaten Umfeld kennen und leben. Für Unternehmen ist das Angebot eines mobilen und flexiblen Arbeitsumfelds zunehmend ein Wettbewerbsvorteil im Wettstreit um Talente.

Daraus entsteht direkter Bedarf für Cloud-Applikationen und integrierte Services. In Deutschland sehen wir hier allerdings noch Vorbehalte bezüglich Datensicherheit und Datenschutz sowie vertraglich/rechtliche Bedenken. Dies ist eine Chance für Anbieter aus und in Deutschland.

Für uns am Wichtigsten bleibt der Aspekt kompatibler Technologien und benutzerfreundlicher Oberflächen. Der Gradmesser für die erfolgreiche Implementierung jeder UCC-Strategie ist die Nutzung durch die Mitarbeiter. Die einzelnen Tools und Anwendungen müssen allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und sich intuitiv „bedienen“ lassen. Nur so finden sie Eingang in die tägliche, operative Praxis und machen interaktive Zusammenarbeit real.

Mobilität und Cloud-Lösungen erhöhen den Anspruch an Security-Konzepten. Grundvoraussetzung bleibt jedoch die konsequente Digitalisierung. Informationen können nur dann effizient ausgetauscht werden, wenn bestehende Prozesse in Unternehmen auch entsprechend optimiert werden.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung schreiben Sie an dieser Stelle der „agilen Zusammenarbeit“ – Stichwort „Collaboration“ – zu?
S. Blank:
Agile Zusammenarbeit ist das Ergebnis konsequent eingesetzter UCC-Lösungen oder – weiter gefasst – innovativer Arbeitswelten. Dies ist bei weitem kein „altruistischer“ Ansatz moderner Unternehmen, sondern dient der Sicherung von Wettbewerbsvorteilen und unterliegt harten ROI-Kriterien. Kürzere Entwicklungszeiten, mehr Output bei vergleichbaren Kosten und damit höherer Business Value sind eindeutig messbar. Zuverlässige Entwicklungsergebnisse und höhere Kundenzufriedenheit kann man ebenfalls nachvollziehen.

Der entscheidende Aspekt ist aber Mitarbeiterzufriedenheit, die sich nicht nur in weniger Fluktuation und geringeren Rekrutierungskosten zeigt, sondern vor allem in höherer Produktivität pro Mitarbeiter. Agile, interaktive Zusammenarbeit und ein modernes Arbeitsumfeld sichert den langfristigen Erfolg des gesamten Unternehmens.

IT-DIRECTOR: Wie sieht demnach der „Arbeitsplatz der Zukunft“ aus?
S. Blank:
Der Arbeitsplatz der Zukunft überlässt dem Mitarbeiter mehr Auswahl. Einerseits räumlich, durch mobile Endgeräte und Lösungen, als auch bei den Tools, wie Telefon, E-Mail, Video und Content Sharing bis hin zu Social Media im Unternehmen. Browser-basierte und cloud-fähige Collaboration-Lösungen in Verbindung mit performantem Video Conferencing und interaktiven Touch-Displays machen standort- und zeitzonenübergreifende Zusammenarbeit fast zu einem Face-to-face-Erlebnis.

Der Trend geht eindeutig vom klassischen Einzel- bzw. Großraumbüro zu offenen Arbeitsflächen und flexiblen Tätigkeitsbedingungen. Je nach Aufgabe, Vorliebe und Unternehmensphilosophie wird der Mitarbeiter wählen können, ob er lieber im Büro arbeitet, von zuhause aus oder unterwegs. Die technischen Voraussetzungen heben das befürchtete Leistungsgefälle zwischen stationärem und mobilem Arbeiten auf. Der „Arbeitsplatz der Zukunft“ wird sich daher ganz nach dem entscheidenden Element für den Geschäftserfolg richten: dem Mitarbeiter.

IT-DIRECTOR: Inwieweit befassen sich Großunternehmen bereits mit der Umsetzung eines „Modern Workspace“?
S. Blank:
Das Feld ist hier sehr gemischt. In der Strategie haben viele Unternehmen bereits den Menschen und seinen Arbeitsplatz ins Zentrum ihrer Modernisierungsbemühungen gestellt, allerdings hapert es vielerorts noch an der konkreten Umsetzung. Das liegt aber keineswegs immer nur an den Unternehmen selbst. Während in Deutschland beim Thema „Arbeiten 4.0“ noch Fragen der „Ergonomie“ und des „Regulierungsbedarfs“ diskutiert werden, sind internationale Unternehmen längst bei Home Office, Mobile Workforce oder darüber hinaus bei kostenloser Kinderbetreuung, Biokost und eigenem Fitnessangebot angelangt. Interessant ist, dass nicht nur Großunternehmen das Thema angehen, sondern es in Deutschland gerade im Mittelstand immer mehr Vorreiter für innovative Arbeitswelten gibt.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile und Möglichkeiten ergeben sich durch die Gestaltung von flexiblen Arbeitsplätzen, mit welchen Nachteilen müssen Büronomaden zugleich rechnen?
S. Blank:
Zum einen werden durch die hohe Flexibilität attraktive Arbeitswelten – gerade für die sogenannte Generation Y – geschaffen. Das hilft Unternehmen bei der Bindung von digital affinen Talenten. Wenn ich mit meinem Smartphone buchstäblich mein komplettes Leben organisieren kann, erwarte ich denselben Grad an Effizienz und Mobilität auch von meinem Arbeitsplatz. Hohe Flexibilität erlaubt Mitarbeitern mehr Gestaltungsfreiheit im Arbeitsalltag und damit auch, Privatleben und Beruf individuell in Einklang zu bringen.

Die Möglichkeit immer und überall zu arbeiten darf dabei – weder von Unternehmens- noch von Mitarbeiterseite – keinesfalls mit der Notwendigkeit dazu verwechselt werden. Die Summe der Aufgaben in der Arbeitswelt und im Privaten wird größer und ständige Erreichbarkeit kann so auch zur Belastung werden. Flexible Arbeitsplätze müssen ein integriertes „Recht auf Offline“ haben, um die Chancen einer verbesserten Work Life Balance nicht durch komplette Vermischung von Job und Privatleben zu zunichte zu machen. Unternehmen dürfen den Menschen als wichtigstes Element zum Erreichen der Geschäftsziele nicht aus den Augen verlieren.

IT-DIRECTOR: Welche UCC-Technologien unterstützen konkret die Umsetzung eines „Modern Workspace“?
S. Blank:
Wichtig ist ein Maximum an Interaktivität. Hören, visualisieren, diskutieren, demonstrieren und aktiv gemeinsam entwickeln, jederzeit und unmittelbar in Echtzeit. All-IP, ein einheitliches Active-Directory-Konzept, mobile Endgeräte, entsprechende Applikationen und Dienste zu Information Sharing bis hin zu hochverfügbaren Server-Landschaften sind die technologischen Voraussetzungen.

Dennoch darf UCC nicht zu sehr in IT-Kategorien gedacht werden. Genauso wichtig sind die Struktur der Arbeitsabläufe und ein durchdachtes Trainingskonzept für die Mitarbeiter. Akzeptanz und Nutzungsrate sind das eigentliche Erfolgskriterium – und das unterstreicht, wie essentiell eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche ist.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielt hier die Cloud? Inwieweit konnte sie bereits das Vertrauen der Anwender gewinnen?
S. Blank:
Das eigentliche Potential von UCC-Lösungen liegt in der möglichen Verbesserung von Geschäftsprozessen. Dies ist ohne entsprechende Cloud-Angebote heute fast nicht mehr möglich. Die Skepsis der Anwender bzw. Unternehmen bezieht sich auf Datensicherheit, Datenschutz und rechtliche Themen. Die Anbieter haben reagiert und setzen vermehrt auf Angebote mit Private-Cloud- oder Hybrid-Cloud-Lösungen, die in standortgarantierten Rechenzentren betrieben werden. Ziel ist, die Vorteile von On-Premise-Lösungen mit der Flexibilität und Kosteneffizienz der Cloud zu vereinbaren.

IT-DIRECTOR: Und inwieweit konnten gesetzliche Fragen zu den Themen „Sicherheit“ und „Datenschutz“ im Rahmen von Cloud-Telefonie geklärt werden?
S. Blank:
Im IP-Netz ist generell jedes Endgerät „ein Computer“ und somit gilt, was für alle Computernetzwerke schon seit Langem gilt: Sicherheit und Datenschutz beziehen sich auf alle Komponenten und alle an der Kommunikation Beteiligten. Alle Anbieter verfügen über verschiedenste Sicherheitskonzepte und Tools und die Unternehmen können und müssen mit eigenen Sicherheitsrichtlinien und Prozessen zusammen mit ihrem Anbieter für höchstmögliche Sicherheit sorgen. Ähnlich verhält es sich beim Thema „Rechtssicherheit“. Das geht über den Datenschutz hinaus und beinhaltet eine umfassende Pflicht zur Information und Prüfung von Compliance-Aspekten und Cloud-Kontrolle beim individuellen Provider.

IT-DIRECTOR: Wie stellen Unternehmen fest, ob sie grundsätzlich für die Kommunikation aus der Wolke bereit sind?
S. Blank:
Das ist nicht eindeutig zu beantworten und hängt von verschiedenen Aspekten ab. Grundsätzlich gilt, dass ein Readiness-Check unumgänglich ist. Einer detaillierten Ist-Analyse sollte eine Gap-Analyse folgen und in ein umfassendes Konzept inklusive Rollout-Plan münden. Externe Spezialisten können hier von entscheidendem Vorteil sein.

IT-DIRECTOR: Welche Voraussetzungen müssen letztlich erfüllt sein, damit alle Kommunikationsdienste (Telefonie, Videokonferenzen, Desktop-Sharing, etc.) reibungslos funktionieren und der Kollaboration der Mitarbeiter unternehmensweit nichts im Wege steht?
S. Blank:
Wie bereits gesagt müssen natürlich alle technologischen Voraussetzungen erfüllt sein. Das Wichtigste jedoch ist eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche sowie ein detaillierter und kontinuierlicher Trainings- und Implementierungsplan für die Mitarbeiter. Ohne breite Akzeptanz wird die beste UCC-Strategie zu „ungenutzter Technologie“.

IT-DIRECTOR: An welchen Stellen sehen Sie aktuell noch viel Handlungsbedarf im Bereich „UCC“?
S. Blank:
Der größte Handlungsbedarf besteht in der konkreten Umsetzung theoretisch vorhandener Strategien. Die Identifikation und Implementierung für die individuellen Anforderungen passender UCC-Lösungen ist mithilfe von kompetenten Partnern und Systemhäusern keine allzu große technologische Herausforderung mehr. Aber die beste UCC-Lösung nützt nichts, wenn das meistgenutzte interne Kommunikationsmittel die E-Mail-Kette bleibt.

Viel wichtiger ist die ganzheitliche Integration dieser Lösungen in die Arbeitsprozesse. Zu allererst ist UCC ein Vehikel für eine bessere, effizientere Arbeitswelt. Dieses Potential muss in die DNA des Unternehmens übernommen und aktiv gefördert werden. Über Training der Mitarbeiter ist genug gesagt, aber genauso essentiell ist das „Vorleben“ durch das Management. Wie wäre es statt des allgemeinen E-Mail-Memos zum Quartalsabschluss mit einem Live-Video des CEO für alle Mitarbeiter?

Bildquelle: Speedpoint

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