09.10.2017 Wasserzweckverband setzt auf Oki

Schluss mit Wildwuchs in der RMG-Druckerlandschaft

Von: Lan-Anh Tran

Dank eines Druck- und Leasing-Konzepts inklusive Toner-Kontingent von Oki konnte die Rhön-Maintal-Gruppe ihre Druckkosten um 50 Prozent senken.

Der Zweckverband zur Wasserversorgung der Rhön-Maintal-Gruppe wurde 1963 gegründet.

Seit seiner Gründung 1963 ist der Zweckverband stark gewachsen – die IT-Landschaft ebenso.

Der Zweckverband zur Wasserversorgung der Rhön-Maintal-Gruppe wurde 1963 gegründet und zählt zu den ältesten der großen Wasserzweckverbände in Bayern. Er versorgt heute 76 Gemeinden mit Wasser und garantiert damit für nahezu 90.000 Einwohner eine sichere Versorgung mit bester Trinkwasserqualität. Die Rhön-Maintal-Gruppe investiert fortwährend in die Erschließung ausreichender Wasservorkommen, die Gewährleistung der Qualitätsanforderungen an das Wasser und den Aufbau eines leistungsfähigen Versorgungsnetzes.

Seit seiner Gründung 1963 ist der Zweckverband stark gewachsen – die IT-Landschaft ebenso. Die Folge war u.a. eine über die Jahre hinweg unübersichtlich gewordene, heterogene Druckerlandschaft. Bei aktuell 60 Mitarbeitern ein nicht zu unterschätzender Hemmschuh in Bezug auf den täglichen Workflow. Auch in puncto Kosten war der IT-Abteilung des Verbandes der Wildwuchs in der Druckerlandschaft ein Dorn im Auge. „Wir hatten Systeme mehrerer Hersteller im Einsatz, dadurch waren die Beschaffungskosten für die verschiedenen Tinten und Toner sehr hoch“, erinnert sich Bernhard Schmitt, Leiter der Bereiche Einkauf, Materialwirtschaft und Systembetreuung. „Unterschiedliche Beschaffungswege und ein hoher Lagerbestand an nicht genutzten Verbrauchsmaterialien kamen hinzu, was ebenfalls hohe Kosten verursachte.“

Mit dem Ziel, einen effizienteren Workflow zu ermöglichen und die Druckkosten zu senken, beschloss der Zweckverband daher 2013, seine Druckprozesse neu zu gestalten. Nachdem sich die IT-Abteilung einen Überblick über die verschiedenen Lösungen auf dem Markt verschafft hatte, konnte Oki mit einem Angebot über ein maßgeschneidertes Gesamtkonzept punkten. Konkret überzeugte der Druckerhersteller den Verband mit einem individuell zugeschnittenen Leasing-Angebot, das nicht nur die LED-Drucksysteme selbst, sondern auch Verbrauchsmaterialien wie Toner enthielt. „Für den Wechsel war zunächst einmal das gute Preis-Leistungsverhältnis ausschlaggebend“, erinnert sich der IT-Leiter. „Im Folgenden haben uns dann auch das auf unsere Anforderung abgestimmte Konzept und der Service überzeugt.“

Überblick über die Druckkosten


Gemeinsam mit der Rhön-Maintal-Gruppe und dem Bürocenter Langer hat das Team des Druckerherstellers in einer dreivierteljährigen Vor-Ort-Analyse eine Ist-Analyse der Druckerlandschaft erstellt – inklusive einer detaillierten Kosten- und Bedarfsstruktur. Auf dieser Grundlage entstand ein Konzept zur Optimierung, das die Ablösung der heterogenen Systemlandschaft durch die Implementierung einheitlicher Drucksysteme vorsah.

Als 2017 die Vertragsverlängerung anstand, war klar, dass der Verband weiterhin mit dem gleichen Druckerhersteller zusammenarbeiten will. „Positiv überrascht hatte uns die einheitliche Bedienung der Systeme. Im Vergleich zu früher hat das den täglichen Workflow erleichtert“, betont Schmitt. Der Hersteller konnte darüber hinaus mit dem Service über seinen Partner punkten. Für die Rhön-Maintal-Gruppe sprach also einiges dafür, sich für die Verlängerung zu entscheiden. Damit profitierte sie auch von einer kompletten Erneuerung der Hardware mit schnelleren Systemen. Zusätzlich zu den bereits vorhandenen Lösungen entschied sich der Verband dazu, zwei A3-Multifunktionssysteme (MFPs) anzuschaffen. „Bei diesen Systemen nutzen wir hauptsächlich die Kopier- und Scanfunktion für große A3-Pläne unserer Architekten bzw. Skizzen von Wasseranschlüssen“, erläutert Schmitt.

Aktuell sind bei der Rhön-Maintal-Gruppe 18 Systeme im Einsatz. Neben den zwei neuen A3-MFPs arbeitet die Gruppe mit folgenden A4-Systemen: vier Mono-MFPs, vier Mono-Druckern sowie vier Farb-MFPs und vier Farbdruckern. „Über die Mono-Systeme wickeln wir die komplette Auftragsverwaltung und auch das Rechnungs- und Mahnwesen ab“, so Schmitt. Die Farbsysteme wiederum nutze der Verband hauptsächlich für den so genannten Meisterbereich. Das umfasse Fotodrucke – beispielsweise von Hausanschlüssen –, CAD-Pläne und Architekturskizzen.

Mit der Lösung und dem Leasing-Konzept inklusive Toner-Kontingent konnte der Zweckverband seine Druckkosten um 50 Prozent senken. „Wir stemmen unser doch sehr hohes Druck- und Kopieraufkommen jetzt kostengünstiger und die Investition hat sich innerhalb von zwei Jahren komplett amortisiert“, freut sich Schmitt. „Die Workflows in der IT-Administration und auch im Einkauf haben sich verbessert und wir haben jetzt einen transparenteren Überblick über die Druckkosten und das Druckvolumen.“


Der Zweckverband zur Wasserversorgung der Rhön-Maintal-Gruppe ...

... wurde 1963 gegründet und zählt zu den ältesten der großen Wasserzweckverbände in Bayern. Er versorgt heute mit aktuell 60 Mitarbeitern 76 Gemeinden mit Wasser und garantiert damit für nahezu 90.000 Einwohner eine sichere Versorgung mit bester Trinkwasserqualität. Die Rhön-Maintal-Gruppe mit Hauptsitz in Poppenhausen investiert fortwährend in die Erschließung ausreichender Wasservorkommen, die Gewährleistung der hohen Qualitätsanforderungen an das Wasser und den Aufbau eines leistungsfähigen Versorgungsnetzes.


Bildquelle: Rhön-Maintal-Gruppe

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