Schnellere Durchlaufzeiten und zufriedene Mitarbeiter

Seit Herbst 2011 nutzt die Scania Schweiz AG das Software Modul Workflow der Optive GmbH, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Die Rechnungen werden laut Anwender automatisch erkannt, können dann elektronisch von einem Mitarbeiter freigegeben und dann ohne weiteres in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Dabei sind die Rechnungsdaten mit der Stammdatendatenbank der Buchhaltungssoftware verknüpft. Der ganze Prozess läuft im Hintergrund und bedarf keiner weiteren Interaktion der Mitarbeiter.

Zur Einführung des Workflow-Moduls erklärt Christoph Müller, Leiter Finanzen & Controlling der Scania Schweiz AG: „Die Vorteile des Moduls ergeben sich nicht nur durch mehr Platz im Archiv und die Ersparnis beim Porto, wenn Dokumente von einem Standort zum nächsten geschickt werden müssen, sondern durch die völlige Transparenz. Jederzeit kann festgestellt werden, wo ein Dokument gerade liegt oder bearbeitet wird. Übergabeprozesse bei Urlaub oder Krankheit gehen schneller von der Hand. Wenn bei einem Mitarbeiter eine Überlastungssituation eintritt und sich z.B. unbearbeitete Rechnungen stapeln, kann das vom Management erkannt und ein Stellvertreter motiviert werden, diesem Mitarbeiter zu helfen. Damit erreichen wir nicht nur bessere Durchlaufzeiten der Papiere, sondern auch zufriedenere Mitarbeiter.“

Die Optive GmbH ist seit 2004 ein Partner der Scania Schweiz AG. Die von Optive gelieferte Software verwaltet die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die Buchungsbelege, Verträge sowie Fahrzeug- und Kundendokumente. „Mit unserem Workflow-Modul kann die Scania Schweiz AG ihre Effizienz im Dokumentenmanagement und der Buchhaltung weiter erhöhen. Hier bewährt sich unsere präzise Zusammenarbeit mit unseren Kunden. So können wir die Potentiale der bereits installierten Software besser ausschöpfen und den Kundennutzenweiter steigern“, berichtet Andreas Forrer, Geschäftsführer der Optive GmbH, zufrieden.

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Bildquelle: Scania