15.12.2011 Nach Benchmark durch Gebhardt Sourcing Solutions

Stadt Stuttgart trimmte SAP-Finanzsystem auf Effizienz

Von: Thomas Gebhardt

Nicht nur Unternehmen geben jährlich hohe Beträge für ihre SAP-Installationen aus, sondern auch Kommunen. Der Stadt Stuttgart half ein objektiver Qualitätscheck dabei, den Betriebsvertrag für ihr Finanzsystem zu entrümpeln und Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich zu realisieren.

Andreas Majer von der Stadt Suttgart: „Der Benchmark sicherte den Betrieb unseres SAP-Systems technisch und finanziell ab.“

Wichtige Kennzahlen zum städtischen Haushalt oder der Kosten- und Leistungsrechnung liefert in Stuttgart ein Finanzsystem von SAP. Die Software, mit der bis zu 1.500 Anwender arbeiten, läuft seit vielen Jahren in einem Rechenzentrum, das der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) betreibt. Als dort die Verlängerung der SAP-Services um fünf Jahre anstand, traf die Stadtverwaltung Stuttgart die Entscheidung, den Betriebsvertrag in einem Benchmarkverfahren zu überprüfen. Dabei stand keine reine Kostenbetrachtung im Vordergrund, sondern die Qualität und Transparenz der Betriebsprozesse. Die Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik wollte Klarheit darüber haben, ob vertragliche Anpassungen sinnvoll oder sogar notwendig seien. Eckpunkte waren zum Beispiel eine genauere Klassifizierung der Störungen, verbunden mit einem verbesserten Service-Level-Agreement-Reporting (SLA) und einem transparenten Applikationsmanagement.

Externe Unterstützung durch Berater

Der Auftrag, Servicequalität und Preisstrukturen im SAP-Umfeld genau zu durchleuchten, ging an die Gebhardt Sourcing Solutions AG aus Böblingen. Das Benchmarkteam orientierte sich nicht am vorwiegend industriell ausgerichteten SAP-Markt, sondern nahm auf kommunale Besonderheiten Rücksicht, zum Beispiel auf das neue kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (kommunale Doppik). Grundlage der Bestandsaufnahme waren Recherchen direkt vor Ort im Rechenzentrum und viele Gespräche mit dem KDRS-Management sowie der operativen Betriebsmannschaft.

Nach kurzer Zeit lagen umsetzbare Handlungsempfehlungen auf dem Tisch. Sie bildeten den Ausgangspunkt, um das gesamte Betriebsmodell für SAP auf eine neue Grundlage zu stellen. Ergebnis: Das SAP-Finanzsystem der Stadt Stuttgart orientiert sich wieder stärker an Standards. Zum Teil unklare Servicevereinbarungen sind präzise beschrieben und bilden die fachlichen Anforderungen der Ämter besser ab. Für alle Bereiche existieren klar definierte Leistungsobergrenzen. Davon abweichende Anforderungen wiegen beide Seiten unter Kostenaspekten vor ihrer Realisierung fallbezogen genau ab. Zusätzliche Leistungsmesspunkte und dazu passende Service-Level-Vereinbarungen sorgen für mehr Transparenz und ermöglichen es, Leistungen fein granuliert zu dokumentierten.

Die reinen Betriebskosten sind im zweistelligen Prozentbereich gesunken, ohne auf Qualität verzichten zu müssen. Im Gegenteil: Antwortzeiten, Transaktionsgeschwindigkeit und Systemverfügbarkeit liegen stabil im grünen Bereich, spezielle Erweiterungen – beispielsweise im Bereich des Immobilienmanagements – lassen sich jederzeit implementieren. Der neue Vertrag schuf die Voraussetzungen, verwaltungsintern für den Einsatz von SAP zu werben und die Akzeptanz der Finanzlösung weiter zu erhöhen. „Die Barrieren, mehr Ämter und Anwender auf SAP zu bringen, sind deutlich niedriger geworden“, sagt Andreas Majer, Leiter der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik bei der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stadt Stuttgart und die KDRS werden alle drei Monate überprüfen, wie sich die Servicequalität entwickelt. Einmal jährlich sind gemeinsame Management- und Vertragsreviews vorgesehen.

Das hat der SAP-Benchmark gebracht:

Effiziente Betriebsprozesse haben die Kosten im zweistelligen Prozentbereich reduziert.
Zusätzliche Messpunkte sorgen für Transparenz über alle SAP-Betriebsservices hinweg.
Eine präzise Beschreibung aller Leistungsumfänge erhöhte die Vertragssicherheit für die Stadt Stuttgart.