30.05.2017 Einkauf war Problemzone mit Abspeckpotential

Stadtwerke Konstanz: Schlankheitskur fürs Beschaffungswesen

Auch Unternehmen setzen an. Dabei geht es allerdings nicht um überflüssige Pfunde, sondern um unnötig aufwendige Prozesse. Vor allem der Bereich Einkauf gilt als „Problemzone“ mit hohem Abspeckpotential. Das erkennen nun auch vermehrt kommunale Energieversorger wie die Stadtwerke Konstanz. Mithilfe des E-Lösungsanbieters Newtron stellen sie auf ein internetbasiertes Beschaffungswesen um.

Bei den Stadtwerken Konstanz musste plötzlich alles sehr schnell gehen – eine Blitzdiät sozusagen.

Damit gehört das am Bodensee gelegene Unternehmen zu den Vorreitern. Denn der Nachholbedarf der Branche ist groß. Das hat eine aktuelle Studie des CKEW ermittelt – nur knapp die Hälfte der Stadtwerke nutzt E-Procurement. Beschaffungskosten senken, aber wie? Die Frage treibt Einkäufer ununterbrochen an. Neben den Preisen ist es sinnvoll, auch den Workflow stets kritisch im Blick zu haben, weil hier ebenfalls Einsparreserven schlummern. Sie für sich zu nutzen, ist gar nicht so schwer.

Der Hebel steckt im Dreiklang „Digitalisierung, Automatisierung und Integration“, wie folgendes Praxisbeispiel zeigt:  Um Bestellanforderungen schneller und effizienter als bisher zu erfassen, zu prüfen, freizugeben und weiterzuverarbeiten, suchten die Stadtwerke Konstanz Mitte 2016 für die gesamte Unternehmensgruppe nach einer modernen zukunftsfähigen E-Procurement-Lösung. Den Zuschlag erhielt die Newtron AG, die das Bestellwesen zunächst in ein Katalog-Management-System einbetten sollte.

Individuellen Bedarf berücksichtigen

„Uns war es wichtig, dass die neue Kataloglösung auf unsere ganz speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, dabei hilft, Vorgänge zu vereinheitlichen, außerdem unsere eigenen Datenbanken integrieren kann und sich an die bestehende ERP-Umgebung anbinden lässt“, berichtet Federico Fabbri, Einkaufsleiter der Stadtwerke Konstanz GmbH. Der Einkauf der Stadtwerke ist konzernweit verantwortlich für alle Liefer- und Dienstleistungen. Das Spektrum reicht von Normteilen über Versorgungsleitungen und Elektroanlagen, Linienbussen und Schiffen bis hin zu Büroausstattung, Software, Dienstkleidung und Ingenieurleistungen.

Typisch für Stadtwerke ist, dass in hoher Frequenz viele Kleinstbestellungen vorgenommen werden müssen, was wiederum das Maverick Buying begünstigt. Dieser „wilde Einkauf“ außerhalb standardisierter Beschaffungswege war auch in Konstanz weit verbreitet, das Reporting lückenhaft. Das bedeutete einen unangemessen hohen Mehraufwand für Buchhaltung und Einkauf, die sich mit einer Vielzahl ungeregelter Bestellungen befassen mussten.

Außerdem gibt es bei Energieversorgern in der Regel etliche Anweisungen für die Beschaffung, die präzise einzuhalten sind – etwa bezüglich Gefahrenstoffen. Darüber hinaus sind Freigabeprozesse meist sehr aufwendig. All diese Aspekte galt es zu beachten und schließlich gemeinsam eine Strategie zu entwickeln, die hilft, den Beschaffungs-Workflow nachhaltig zu optimieren und die Ressourcen effizienter zu managen.

Bereitstellung innerhalb von drei Tagen

Im ersten Schritt ermittelte der Anbieter deshalb im Rahmen eines Zwei-Tage-Workshops den Ist-Status des konzernweiten Bestellwesens. Die IT-Experten erarbeiteten anschließend zusammen mit den Verantwortlichen bei den Stadtwerken ein Anforderungsprofil für ein maßgeschneidertes E-Procurement-System sowie eine entsprechende To-Do-Liste für dessen Realisierung. Geplant war, Anfang 2017 mit dem E-Procurement zu beginnen.

Doch dann musste plötzlich alles sehr schnell gehen, eine Blitzdiät sozusagen. Denn es zeichnete sich ab, dass der bisherige IT-Dienstleister früher als gedacht ausfallen würde. Um das Bestellwesen dennoch am Laufen zu halten, setzte ein Team des Anbieters ein neues System auf und konnte dies in drei Tagen bereitstellen. So wurde verhindert, dass es zu Engpässen, Einschränkungen oder Ausfällen kam.

Einkauf und Buchhaltung dauerhaft entlasten

Heraus kam schließlich eine Multi-Lieferanten-Kataloglösung mit komfortablen Suchfunktionen, einfacher Bedienung und Einbindung in das ERP-System der Stadtwerke Konstanz. Bisher von den Stadtwerken genutzte Kataloge und Lieferantenlisten inklusive der jeweiligen Rahmenverträge sind im Handelsportal eingebettet und lassen sich jederzeit ergänzen oder ändern. Jeder Bedarf an Materialien, Produkten oder Dienstleistungen kann zentral gesteuert und verfolgt werden. Alle Bestellungen werden automatisch mit der richtigen Kontierung verbucht, ohne dass eine Person eingreifen muss.

Auf diese Weise werden Einkauf und Buchhaltung der Unternehmensgruppe dauerhaft entscheidend entlastet. Die Anwender sind in der Lage, genau die Teile zu bestellen, die sie benötigen, und das von dem gelisteten Lieferanten, der hierfür am geeignetsten ist und den besten Preis bietet. Szenarien zu Freigaben und Genehmigungen sind in dem System hinterlegt. Zudem werden sämtliche Schritte dokumentiert und archiviert, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu gewährleisten.

Bildquelle: Thinkstock/Wavebreak Media