Standardisierte Prozesse

Die Personalabteilung profitiert nach eigenen Angaben vom schnellen Zugriff auf alle Akten der über 9.000 Mitarbeiter sowie von den an der täglichen Praxis orientierten Funktionen. Es gibt keinen „Aktentourismus“ mehr. Mit den digitalen Personalakten sollen sich außerdem Prozesse wie Gehaltserhöhung, Beurteilungen und Qualifizierungsmaßnahmen effizienter gestalten lassen. Das System erlaube es, Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Außerdem können Fristen automatisch eingehalten oder angezeigt werden. Auch die Bereitstellung von Dokumenten an einzelne Sachbearbeiter oder Abteilungen werde mittels Berechtigungsstrukturen automatisch ermöglicht. Michael Eck, verantwortlich für das Projekt des digitalen Archivs: „Die Erfahrungen mit der Saperion ECM Suite sind positiv. Die Mitarbeiter schätzen das System wegen seiner einfachen Bedienung und der entstandenen Transparenz. Auch der administrative Aufwand hat sich reduziert.“

Die effizienteren Abläufe im Personalbereich sparen Zeit, die das Unternehmen für die Betreuung seiner Beschäftigten einsetzt. Denn eine parallele Bearbeitung soll jederzeit möglich sein, jede Akte ist immer auf dem aktuellen Stand und vollständig. Beispielsweise kann jeder Berechtigte, so heißt es, auch von einer der zahlreichen Außenstellen seine Akte einsehen, ohne dafür wie früher diese in Coburg anfordern zu müssen. Auch die Suche nach Akten entfalle, denn das System zeige den aktuellen Bearbeitungsstand, den Bearbeiter und alle bisherigen Änderungen an. Entscheidend für die erfolgreiche Einführung der „elektronischen Personalakte“ war laut Anwender die Verknüpfung mit anderen Lösungen. Die Saperion ECM Suite tausche in Coburg u.a. Daten mit den Systemen der Gehaltsabrechnung und dem Active Directory aus, so dass Änderungen automatisch auf die ECM Suite wirken.

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www.saperion.com

Bildquelle: Huk-Coburg