Steigende Cloud-Akzeptanz

IT-DIRECTOR: Herr Büscher, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht ein wenig?
J. Büscher: Beides halte ich für richtig. Mitarbeiter wollen mit allen Geräten und unterwegs mit einem mobilen ECM arbeiten – doch nicht mit der Cloud verbunden, sondern mit dem Unternehmens-ECM. Die Angst der Datenauslagerung und der Abhängigkeit der Cloud ist noch zu groß, obwohl man die Daten jederzeit wieder aus der Cloud exportieren könnte. Aber wir sehen einen deutlich steigenden Trend der Cloud-Akzeptanz. Aus diesem Grund fahren wir beide Strategien: Cloud und Inhouse.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie selbst den aktuellen Markt für Mobile ECM/DMS und insbesondere das Interesse der Großunternehmen, die oft weltweite Standorte haben, an solchen Lösungen ein?
J. Büscher: Die Mitarbeiter lieben ihre neuen mobilen Endgeräte und insbesondere deren Bedieneinfachheit in der Software. Daraus folgen drei Reaktionen: der aktuelle Trend zum Bring Your Own Device (BYOD), neue einfache und schöne Bedienoberfläche und letztendlich dadurch eine höhere Akzeptanz der ECM-Lösungen für die Expansion in Unternehmen – weltweit.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
J. Büscher: Den größten Mehrwert sehen wir in bislang dezentral organisierten Unternehmen mit großem Datei-, Beleg- und E-Mail-Aufkommen, wo der Aufwand der Informationsgewinnung für die Mitarbeiter unakzeptabel und frustrierend ist. Aber wir sehen keinen Fokus für eine Branche.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
J. Büscher: Wir sehen die Mitarbeiter und nicht die Unternehmen. Die Mitarbeiter wünschen sich durch ECM keine ergänzende Last, sondern einen digitalen Assistenten, um schneller zufriedenstellend die täglichen Ergebnisse zu liefern. Das bedeutet eine automatische Verarbeitung und automatische Klassifizierung von Inhalten und die punktegenaue und sekundenschnelle Bereitstellung der gewünschten Inhalte (gescannte Belege, Dateien, E-Mails).

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen? Und inwieweit können Sie als Anbieter den Anwendern ihre Unsicherheit bzw. Angst nehmen?
J. Büscher: Ängste und Sicherheit sind die wichtigsten Themen für die Entscheidung. 30 Prozent unserer Entwicklungsarbeit investieren wir in Sicherheitstechnologien, auch zur Berücksichtigung von Rechtsvorschriften aus allen Bereichen – Qualitätsmanagement, finanzamtkonforme Ablage oder z.B. internationale medizinisch-rechtliche Anforderungen (FDA). Den Anwendern nehmen wir die Angst durch moderne reduzierte und beherrschbare Oberflächen.

IT-DIRECTOR: Sind für den Bereich „Mobile ECM/DMS“ heutzutage eher native Applikationen oder Web-Apps auf HTML5-Basis sinnvoll? Woran lässt sich das festmachen?
J. Büscher: Vor der Entscheidung standen wir 2010. HTML5 ist leistungsfähig und zukunftsweisend. Wir haben uns primär für eine native Applikation entschieden, weil wir nur darüber technisch die Assistenz für Anwender anbieten, die sie erwarten: beispielsweise Druckertreiber, Dateisystemintegration, Scanneranbindung oder die Hotkey-Suche aus jeder Anwendung heraus. Dies wäre mit HTML5 auch nur durch weitere Plugins, z.B. Java, Flash oder ActiveX, möglich. Also bieten wir den Nutzern gleich eine leistungsfähige, schlanke native App ohne Kompromisse.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung und Wichtigkeit schreiben Sie in diesem Zusammenhang einem „Responsive Webdesign“ zu?
J. Büscher: Wir bieten neben dem nativen Client eine Web-App. Eine solche muss selbstverständliche ein Responsive Design nutzen, um auf PCs, Smartphones und Tablets gleichermaßen perfekt auszusehen und verwendbar zu sein. Dies ist also sehr wichtig.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
J. Büscher: Klarheit, Einfachheit, Effizienz und Schönheit der Bedienoberfläche und Automatisierung aller Abläufe. Dies ist der Schlüssel zur Begeisterung der Benutzer in der täglichen Arbeit. Es ist damit entscheidend für den Erfolg der ECM-Lösung im Unternehmen und damit für uns als Anbieter. Das dafür notwendige Softwaredesign steht bei uns aus diesem Grund im Mittelpunkt unserer ganzen Firma.

IT-DIRECTOR: Welche brandneuen Features bzw. Funktionen beinhalten mobile ECM/DMS-Lösungen oder sind zumindest schon angedacht?
J. Büscher: Das ist ein umfassendes Thema. Zwei Beispiele: Die Motivation der Nutzung eigener Geräte fördert eine compliancefeindliche Arbeitsweise, beispielsweise das Zwischenspeichern von Dateien unterwegs in einem Online-Storage wie z.B. Dropbox und dem späteren Import in der Firma daraus. ECM-Systeme müssen sich so gut in die mobile Welt integrieren, dass die Datenspeicherung direkt und sicher im Unternehmens-ECM möglich ist. Zweitens: Die Mitarbeiter können viel direkter überall arbeiten und sind überall erreichbar. Moderne ECM-Lösungen besitzen schnelle eigene Nachrichtensysteme und schnellsten Datei- und Linkaustausch auf allen Geräten an Stelle ressourcenverbrennender E-Mails.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich das mobile ECM/DMS anschließend mit dem klassischen Dokumenten-Management-System im Unternehmen verknüpfen – insbesondere, wenn verschiedene Systeme im Einsatz sind? Welche Herausforderungen sind hierbei zu bewältigen von Anbieter- und Anwenderseite?
J. Büscher: Unsere Kunden streben in der Regel aus vielen Gründen an, das DMS-System vollständig durch ECM zu ersetzen – beispielsweise zur Einsparung sehr hoher Kosten des bestehenden DMS-Systems. Oft ist die Einführung unseres ECM (Erstinvestition) günstiger als die jährlichen Wartungsverträge, die wir zu altmodisch finden und auch nicht anbieten. Updates und neue Releases müssen kostenfrei sein. Das ist modern und zukunftsweisend.

IT-DIRECTOR: Könnten mobile ECM/DMS-Lösungen die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer verdrängen? Wie schätzen Sie die zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich ein – insbesondere auch im Hinblick auf die stetig wachsende Dokumentenflut (Stichwort „Big Data“)?
J. Büscher: Wir trennen die Begriffe „Mobil“ und „Cloud“. Die Mobilität ist bereits heute bei einigen Anbietern gut gegeben. ECM in der Cloud bietet mehr Vorteile als Nachteile. Wir sind uns sicher, dass ECM in der Cloud in den nächsten Jahren, alleine aus Kostengründen, deutlich zunimmt. Ich gehe soweit zu sagen, dass die klassischen ECM-Lösungen in den nächsten zehn Jahren durch kombinierte, onlinebasierte Services aus Bestandteilen von CRM, ERP, DMS, Collaboration, etc. unterschiedlichster Service-Anbieter vollständig abgelöst werden.