Supply Chain und Logistik automatisiert

Die 1850 gegründete Heidelberger Druckmaschinen AG (kurz: Heidelberg) ist seit vielen Jahren ein wichtiger Anbieter und Partner für die globale Druckindustrie. Das Unternehmen bietet den Kunden alle erforderlichen Komponenten für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit im Werbe- und Verpackungsdruck.

Bereits im Jahr 2011 schrieb Heidelberg die Beschaffungslogistik für ihre deutschen Werke neu aus. Im Zuge der Neuausrichtung des Beschaffungsprozesses wollte der Druckmaschinenspezialist den bisher manuellen Erfassungsprozess im Wareneingang mittels eines neuen automatisierten Konzepts modernisieren. Neben der Umstellung von der manuellen auf eine elektronische Erfassung war auch die Fehlerreduktion innerhalb des Wareneingangsflusses ein ausgewiesenes Ziel der Neugestaltung. So begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer Supply-Chain-Management-Lösung (SCM).

Anforderungen an die SCM-Software

Heidelberg hatte einige Anforderungen an die neue SCM-Lösung, die für die Automatisierung des Wareneingangsflusses sorgen sollte. Ein wichtiges Kriterium war, dass die Generierung vorauslaufender Informationsflüsse auf den Logistikdienstleister verlagert werden sollte. Dabei sollten die Bestelldaten aus dem SAP-System automatisch dem Logistikdienstleister bereitgestellt werden, der daraufhin in der Lage sein sollte, elektronische Lieferscheine mit den gebündelten Bestellpositionen zu erzeugen. Die gebündelten Lieferscheininformationen sollten dann an das Heidelberger SAP-System im IDOC-Format übertragbar sein. Ebenso sollten die an das SAP-System übertragenen bestätigten Lieferscheinpositionen mittels eines Abgleiches mit den ursprünglichen Bestellpositionen automatisiert verbucht werden können.

Auch Papierlieferscheine mit der Lieferscheinnummer als Barcode sollten mittels der Software-Lösung generiert werden können. Zudem wollte das Großunternehmen eine automatische Wareneingangsabwicklung realisieren, die durch einfaches Scannen der Lieferscheinnummer und der damit verbundenen Lieferscheinpositionen ermöglicht werden sollte. Und auch die Lieferscheininformationen sollten, im Gegensatz zu den bisher vielen verschiedenen Lieferscheinlayouts und Informationen je nach Lieferant, einheitlich dargestellt werden.

Lieferscheinerzeugung per Mausklick

Nach einer Findungsphase fiel die Wahl auf die SCM-Lösung von Euro-Log, die sechs Wochen nach Beauftragung einsatzbereit war – seither werden elektronische Lieferscheine erzeugt. Die relevanten Bestellungen aus dem SAP-System werden in das System des Logistikdienstleisters eingespielt, wobei dieser über das Internet jederzeit Zugriff auf die Bestellungen von Heidelberg hat. Mit zwei Mitarbeitern erfasst die Spedition täglich im knappen Anlieferzeitfenster die elektronischen Lieferscheinpositionen mit einem Klick im Webbrowser. Dazu werden die Papierlieferscheine der von Vorspediteuren angelieferten oder selber beschafften Waren mit den Bestellungen abgeglichen.

Die Bestellungen werden anschließend im SCM-System auf Positionsebene dargestellt. Die Mitarbeiter des Logistikdienstleisters können die Lieferanten und die zugehörigen Bestellungen per Mausklick anhand der von Heidelberg vorgegebenen Sachnummernschlüssel (Lieferanten, Artikelnummern etc.) auswählen. Auf Grundlage dieser Auswahl wird innerhalb kurzer Zeit ein elektronischer Lieferschein nach den Anforderungen des Druckmaschinenspezialisten erzeugt und an das SAP-System im IDOC-Format übertragen.

Schnelle Abfertigung der Lkws

Vor allem die Vereinheitlichung und Vollständigkeit der Lieferscheine war den IT-Verantwortlichen wichtig. Denn die Datenqualität muss bereits bei der Anlieferung hoch sein, um eine Nachbearbeitung uneinheitlich erfasster Daten zu vermeiden und so Zeit und Kosten zu sparen.

Für die Mehrheit der Lieferanten war das Mitführen von Lieferscheinen nach den Anforderungen von Heidelberg nicht möglich. So sah jeder Lieferschein – vor Einführung der neuen IT-Lösung – unterschiedlich aus und enthielt verschiedenste Informationen. „Wir bringen unsere Ware dank der neuen SCM-Lösung nun mit einem hohen Standard ins Werk“, erklärt Thorsten Bauch, Einkäufer für Logistik bei der Heidelberger Druckmaschinen AG. Die verbesserte Datenqualität im Wareneingang wird dadurch erreicht, dass die Lieferscheine mit dem SCM-System fehlerfrei ausgestellt werden können.

Auch die Abfertigungszeit der Lkws verringerte sich seitdem, weil alle Daten der Lieferung schnell verarbeitet werden können und die manuelle Nachbearbeitung der Lieferscheininformationen entfällt. Dieses Kriterium war vor der Einführung der Software-Lösung nicht gewährleistet.

Über die Heidelberger Druckmaschinen AG:
Das 1850 gegründete Unternehmen ist einer der international führenden Anbieter und Dienstleister in der Printmedienindustrie. Dabei bietet man umfassende Lösungen in den Bereichen Bogenoffsetdruck, Digitaldruck sowie in der Fertigung anspruchsvoller Teile und Baugruppen im Präzisionsmaschinenbau.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Heidelberg und ist in über 170 Ländern vertreten. Es erzielte im Berichtsjahr 2013/2014 einen Konzernumsatz von rund 2,43 Mrd. Euro. Insgesamt arbeiten rund 12.300 Mitarbeiter weltweit für den Druckmaschinenspezialisten.