Touchscreen vereinfacht die Handhabung

IT-DIRECTOR: Welche neuen Technologien verändern aktuell den Markt für Output-Geräte?
P. Schröder: Die Handhabung der Output-Geräte wird einfacher. So ermöglicht unser kapazitives 9-Zoll-Farb-Touchscreen eine Bedienung wie bei modernen Smartphones und Tablet-PCs. Individuell einstellbare Anzeigen am MFP-Panel und im Druckertreiber-Menü machen die Systeme sehr flexibel. Auch grüne Technologien sind weiter auf dem Vormarsch. So können beispielsweise die MFPs aus unserer neuen Farbserie ohne Aufwärmen scannen. Ein „Eco Timer“ analysiert und optimiert zudem automatisch Nutzungszeiträume und Systemeinstellungen. So schalten die Systeme selbständig in den Bereitschaftsmodus, wenn sie nicht genutzt werden.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten Unternehmensverantwortliche, die auf der Suche nach neuen, vor allem energieeffizienten Output-Geräten sind, auf jeden Fall achten?
P. Schröder: Um das Optimum an Nachhaltigkeit zu erzielen, sollten grüne Technologien und Funktionen bei MFPs und Druckern den ganzen Produktlebenszyklus der Systeme betreffen, von den Rohstoffen bis zur Entsorgung. Unsere Maßnahmen reichen dabei vom Einsatz pflanzenbasierten Biokunststoffs in der Hardware bis zur ausschließlichen Beauftragung von Entsorgungsfachbetrieben, die nach Qualitäts- (DIN/ISO 9001) oder Umweltmanagement (DIN/ISO 14001) arbeiten.

IT-DIRECTOR: "Managed Print Services“ werden bereits seit mehreren Jahren am Markt angeboten. Wie schätzen Sie aktuell deren Verbreitung bei Großkunden bzw. in mittelständischen Unternehmen ein?
P. Schröder: Die Größe und Komplexität von Konzernstrukturen haben bei Großkunden schon länger zur Erkenntnis geführt, dass es für die interne Produktivität entscheidend ist, den Dokumentenfluss zwischen verschiedenen Orten und über Arbeitsabläufe hinweg, möglichst effizient zu organisieren.

Aber auch mittelständische Unternehmen folgen immer mehr dieser Entwicklung. MPS ist kein kurzfristiger Modetrend oder eine neue Marketingstrategie, sondern ein fundamentales Konzept, das Aspekte wie Bonitätswahrung oder das Vermeiden unnötiger Kapitalbindung betrachtet. Die Betriebe verstehen langsam, dass systematisches Output –und Dokumentenmanagement angesichts der Datenflut notwendig ist, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu wahren. Schnell verfügbare und präzise Informationen entscheiden angesichts der anschwellenden Datenflut zunehmend über die innerbetriebliche Produktivität.

IT-DIRECTOR: Welche Print Services werden seitens der Anwenderunternehmen momentan vor allem nachgefragt?
P. Schröder: Zunehmend rücken dokumentenbasierte Geschäftsabläufe und veränderte Anforderungen an Archivierung und Auffindbarkeit in den Fokus der Unternehmen und MPS-Anbieter. Außerdem spielt in diesem Zusammenhang die Datensicherheit eine große Rolle. Wer druckt wann und wo sowie die Kontrolle, wer überhaupt wie drucken darf, wird dabei ebenso als wichtig erachtet wie die Zuordnung der entstehenden Kosten zu den verursachenden Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens. Nicht zuletzt dient die genaue Planung der Vorgänge und Definition der verfügbaren Workflows je User an In- und Output-Devices auch der Sicherstellung des vorhergehenden oder anschließenden Prozesses.

IT-DIRECTOR: An welchen Stellen hakt es hinsichtlich der Umsetzung bzw. dem laufenden Betrieb von Managed Print Services noch am meisten?
P. Schröder: Wir erkennen häufig, dass die detaillierte Planung vorab den Unterschied macht. Das Zählen von Druckern und gedruckten Seiten hilft oft nicht wirklich. Sicherlich lassen sich so Einsparungen erzielen, die durch Optimierung der Hardwareflotte erreicht werden. Der nach unseren Erfahrungen für ein Unternehmen deutlich interessantere Ansatz ist aber die Betrachtung des gesamten Workflows rund um das Dokument, ob digital oder physisch. Hierbei lassen sich oft erhebliche Arbeitserleichterungen erreichen, die sich dann positiv auf die Belastung der Mitarbeiter und auf die Durchlaufzeit von Prozessen auswirken. So kann ein alles umfassenden MPS-Projekt durchaus dazu führen, dass der Hardware-Einsatz kein Sparpotential darstellt, dafür aber die Produktivität umso mehr steigt. Haken tut es oft schon bei dem Verständnis innerhalb der Unternehmen, dass diese umfassende Betrachtung notwendig ist, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Und so wird die geschaffene Lösung im Betrieb manches Mal zum Problem, da sie die eigentlichen Prozesse und Änderungen nicht optimal begleiten kann.

IT-DIRECTOR: Wie können diese Schwachstellen in Zukunft behoben werden?
P. Schröder: Die Herausforderung ist das Planen und das Einbeziehen aller Mitarbeiter und Arbeitsschritte, um die Lösung so anzupassen, dass sie die bestehenden Prozesse unterstützt und sich bei Änderungen mit entwickeln kann. Dann ist auch die Umsetzung und der Betrieb gesichert. Das gleiche Verständnis von Dienstleister und Unternehmensleitung für das Projekt ist die Grundlage dafür. Natürlich kostet das deutlich mehr Zeit für alle Beteiligten als die reine Betrachtung von Hardwarelandschaften. Unsere Kunden bescheinigen uns aber regelmäßig, dass es sich lohnt.

IT-DIRECTOR: Welche Trends werden Ihrer Ansicht nach den Output-Markt in den nächsten fünf Jahren dominieren?
P. Schröder: MPS wird sich weiterentwickeln, unter welchem Namen auch immer. Nachdem es die ersten Anbieter auf den Markt brachten, war es nicht mehr als ein „Druckerzählmodell“ mit neuem Namen. Später spielte das Einbringen von Software und das tatsächliche Managen einer Flotte eine Rolle. Heute reden wir mit unseren Kunden in der Regel über Dokument und darauf basierende Workflows und Prozesse. IT-Themen werden in Zukunft eine immer größere Rolle spielen aber auch die noch weitreichendere Betrachtung der Unternehmen während der Analyse.

IT-DIRECTOR: Mit welchen Lösungen bzw. welcher Strategie tragen Sie dem Trend des „Mobile Printing“ heute schon Rechnung?
P. Schröder: Moderne IT muss natürlich auch den mobilen Ausdruck von Information für die Geschäftswelt abdecken. Unsere Drucklösungen reichen von Everyone Print, einer Software für mobiles, treiberloses Drucken von Smartphones, Tablet-PCs und Notebooks in Unternehmen bis hin zu Pagescope Mobile. Die kostenlose Druck-App erlaubt Nutzern von Apple-Produkten und Android-Smartphones sowie -Tablets mit Konica-Minolta-Systemen mobil und drahtlos zu drucken sowie gescannte Daten zu empfangen.