Transparente IT-Infrastruktur

IT-DIRECTOR: Herr Klemm, welchen Stellenwert nimmt SAM hierzulande bei Großunternehmen ein?
O. Klemm: Leider stellen wir in Projekten immer wieder fest, dass sich Unternehmen oftmals nicht der Risiken bewusst sind, die mit der nicht lizenzkonformen Nutzung von Software einhergehen. Folglich werden auch positive Effekte − insbesondere die Kosteneinsparungspotentiale − eines professionellen Software-Asset-Managements deutlich unterschätzt.

Häufig wird Software als bloße Büroanwendung angesehen und trotz der damit verbundenen Investitionen, die oft bis zu 35 Prozent des gesamten IT-Budgets ausmachen, nicht als wichtiges Wirtschaftsgut verwaltet. Und das, obwohl erfolgreiche Geschäftsabläufe maßgeblich durch softwaregestützte Prozesse gesteuert werden. Eine erst kürzlich von Flexera Software und IDC Research veröffentlichte Studie belegt erneut, dass die hohen finanziellen Risiken nicht bekannt sind oder billigend in Kauf genommen werden. Den Umfrageergebnissen zufolge nutzen 85 Prozent der Unternehmen mehr Lizenzen als tatsächlich bezahlt wurden, 21 Prozent mussten Nachzahlungen in Höhe von mindestens einer Million US-Dollar leisten.

IT-DIRECTOR: Wie kann man die Verantwortlichen für dieses Thema sensibilisieren?
O. Klemm: Aufgrund der zunehmenden Anzahl von Herstelleraudits und Softwarevermessungen stellen wir in den letzten Monaten fest, dass das Bewusstsein zur Notwendigkeit von Software-Asset- bzw. Lizenzmanagement wächst. Diese Entwicklung wird zudem durch Initiativen der BSA, einem weltweiten Interessensverband von Software- und Hardwareherstellern, gestärkt, die gezielt Unternehmen und andere Körperschaften ansprechen, um sie über die Bedeutung von Software-Asset-Management und den Wert legaler Software zu informieren. Dadurch sehen sich Unternehmen mehr oder weniger dazu gezwungen, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Aktuell wird SAM aber meist noch nicht als kontinuierlicher Prozess betrachtet, sondern dient eher als Mittel zum Zweck, um den finanziellen Schaden durch drohende Audits auf ein Minimum zu begrenzen.

IT-DIRECTOR: Was kann Unternehmen, die weder ihre Compliance-Vorgaben noch ihr Lizenzmanagement im Griff haben, schlimmstenfalls passieren?
O. Klemm: Ihnen fehlt zumeist die Transparenz über ihre bestehende IT-Infrastruktur. Die Folge: ein unüberschaubares Softwareportfolio und hohe manuelle sowie finanzielle Aufwendungen − nicht nur im Fall von Herstelleraudits und Softwarevermessungen, sondern darüber hinaus auch im operativen Tagesgeschäft, z.B. bei der Installation und Deinstallation von Software oder im Bereich Softwaresupport.

Wenn Softwarebestände nicht proaktiv über den gesamten Softwarelebenszyklus hinweg verwaltet werden, steigen die IT-Kosten schnell ins Unermessliche, ohne die tatsächliche Ursache zu kennen: durch falsche oder unnötige Beschaffung von Softwarelizenzen, durch Schadensersatzforderungen seitens der Hersteller in Folge der Missachtung von Lizenzvorschriften oder durch Verstöße gegen Compliance-Richtlinien.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel beschreiben?
O. Klemm: Es kommt es vor, dass wir als unabhängige Berater erst dann konsultiert werden, wenn der Beschaffungsprozess von Software schon abgeschlossen ist. Dies führt im ungünstigsten Fall dazu, dass sich – nach der Analyse der IT-Infrastruktur – die vorangegangene Beschaffung von Serverlizenzen mit Kosten im sechsstelligen Bereich als völlig wertlos erweist. In einem anderen Kundenprojekt wurden im Rahmen einer Lagerkonsolidierung alte Lizenzboxen und damit auch sämtliche Update-Grundlagen entsorgt. Eine Neubeschaffung der Lizenzen war unumgänglich. Besonders das letzte Beispiel macht deutlich, dass innerhalb der Organisationen das Bewusstsein für SAM auch abteilungsübergreifend gestärkt werden muss und weit mehr ist als der Scan von Computern.

IT-DIRECTOR: Ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen: Wie kann das Aufsetzen eines Software-Asset-Managements aus der Klemme helfen?
O. Klemm: Wenn ein Audit ins Haus steht, können Nachlizenzierungen oder Schadensersatzforderungen in der Regel nicht verhindert werden. Hier ist es oftmals das Ziel, den finanziellen Schaden zu begrenzen. Die Nachzahlungsforderungen der Auditierer basieren meist auf Hochrechnungen, die über allgemein bekannte Einflussgrößen wie beispielsweise die Anzahl von Mitarbeitern ermittelt werden. Das Aufsetzen eines SAM-Projektes kann hier insofern aus der Patsche helfen, als dass durch die Erhebung der tatsächlichen Installationsbasis bedarfsgerechte Zahlen erhoben werden und die Nachlizenzierung den tatsächlichen Bedarf abdeckt.

Langfristig schafft SAM eine zentrale und vollständige Sicht auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens – also Softwareinstallationen, Lizenzen, Verträge, virtuelle Server, User u.v.m. – und damit die notwendige Transparenz, um einerseits das finanzielle Risiko im Rahmen von Audits zu minimieren. Andererseits werden Unternehmen und Organisationen durch die Transparenz in die Lage versetzt, Verträge neu zu verhandeln, Softwarebeschaffungskosten zu senken, Freigabe- und Beschaffungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, Softwarekosten nutzerbasiert zu verrechnen und im Falle organisatorischer Veränderungen den daraus resultierenden Lizenz- und Compliance-Status vorherzusagen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit beeinflussen aktuelle Entwicklungen wie Cloud Computing und Virtualisierung das Software-Asset-Management? Wird alles einfacher oder eher komplexer?
O. Klemm: Die Softwarehersteller haben ihre Lizenzbedingungen mittlerweile so angepasst haben, dass für sie trotz technologischem Paradigmenwechsel keine Umsatzeinbußen zu befürchten sind. War Software-Asset-Management bisher schon alles andere als trivial, machen es neue Infrastrukturmodelle wie Virtualisierung und Cloud Computing aus lizenzrechtlicher Sicht nicht unbedingt einfacher. Ganz im Gegenteil, es kommen weitere Herausforderungen und Stolpersteine auf die Unternehmen zu.

Die Umstellung auf virtuelle oder Cloud-Infrastrukturen geht häufig mit dem Versprechen einher, Kosten zu sparen. Um dieses Potential jedoch wirklich heben zu können, muss im Vorfeld genauestens analysiert werden, für welche Anwendungen sich eine Transformation tatsächlich lohnt.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte man beim Lizenzmanagement von cloud-basierten und virtuellen Umgebungen vor allem achten?
O. Klemm: Hier ist es wichtig, zwischen Cloud und Virtualisierung klar zu trennen. In virtualisierten Infrastrukturen gibt es die größten Streitpunkte, da insbesondere ältere Lizenzen und Verträge diesen Fall nicht vorsehen. Die Berechnungsmetriken für Softwarelizenzen basieren normalerweise auf den physischen Gegebenheiten. So ist beispielsweise bei Datenbanken eine Lizenzierung nach Anzahl der Prozessoren oder Cores üblich. Wird der Datenbankserver virtualisiert und läuft damit auf mehreren physischen Servern, sind Lizenzen für jeden der Server notwendig und das unter Berücksichtigung einer Mindestlizenzierung. An diesem Beispiel wird deutlich, dass das Einhalten von Lizenzbedingungen in virtualisierten Umgebungen deutlich schwieriger und das Fehllizenzierungsrisiko erheblich größer ist. Daher müssen SAM-Technologien vor allem in der Lage sein, virtuelle Infrastrukturen so zu erfassen, dass eine lizenzrechtliche Bewertung möglich wird. Nicht alle Technologien werden stand heute dieser Anforderung gerecht.

IT-DIRECTOR: Und wie funktioniert dies in der Cloud?
O. Klemm: Bei cloud-basierten Umgebungen muss man sich weniger Gedanken über die richtige Lizenzierung machen, auch wenn diese natürlich in Einzelfällen zu prüfen ist. Um die mit Cloud Computing einhergehenden Einsparpotentiale bestmöglich zu nutzen, rücken aber vor allem das Monitoring und die Messung der tatsächlichen Softwarenutzung in den Fokus. Einige populäre Cloud-Produkte z.B. von Microsoft oder Adobe werden monatlich per User abgerechnet. Benötigt ein Nutzer die Cloud-Software nicht mehr, dann kann diese deaktiviert werden, um in diesem Zeitraum die Kosten zu sparen. Woher weiß allerdings die IT Abteilung, ob diese nicht mehr benötigt wird? Die Nutzer selbst sagen erfahrungsgemäß nicht Bescheid. In den Cloud-Portalen der Anbieter sind Zugriffsstatistiken häufig nicht zugänglich. Zusätzlich ist die Verwaltung der zahlreichen Cloud-Portale für das IT-Management sehr aufwendig. Es ist folglich davon auszugehen, dass die vermeintlichen  Kostenoptimierungspotentiale für Cloud-Services aufgrund der fehlenden Nutzungstransparenz ungenügend ausgeschöpft werden. Hier sind IT-Verantwortliche gut beraten, entsprechende technische und/oder organisatorische Voraussetzungen zu schaffen.

Aus Sicht des Fehllizenzierungsrisikos sind insbesondere Mischformen von public und private Cloud kritisch und aufwendig zu managen. Je nach Lizenzierungs- und Nutzungsform müssen unterschiedliche Prozesse zur Software-Verwaltung definiert, dokumentiert und überwacht, Unternehmensrichtlinien angepasst werden.

IT-DIRECTOR: Was raten Sie den Unternehmen?
O. Klemm: Durch Virtualisierung und Cloud Computing werden die Möglichkeiten zur Softwarebereitstellung und Lizenzbeschaffung vielfältiger. Umso erforderlicher ist es, dass Administratoren oder SAM-Verantwortliche das Nutzungsverhalten der einzelnen Mitarbeiter sehr genau kennen, um unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten bewerten zu können, ob die Transformation hin zu virtuellen Infrastrukturen oder Cloud aus finanziellen Gesichtspunkten sinnvoll ist. Um alle rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken weitgehend ausschließen zu können, ist es umso erforderlicher, die Prozesse rund um Softwarelizenzen und -verträge zu optimieren oder anzupassen. Für SAM-Verantwortliche und Lizenzmanager bedeutet diese Entwicklung weiterhin, dass sie ihren Wissensstand regelmäßig aktualisieren müssen. Nur wer das nötige Know-how besitzt, die Transparenz über seine Assets, Lizenzen und Verträge hat und diese zu deuten weiß, kann das richtige Modell, den richtigen Anbieter und einen rechtssicheren Vertrag wählen.

IT-DIRECTOR: Lassen Sie uns einen Blick auf konkrete SAM-Projekte werfen: Wie aufwendig sind die Inventarisierung und Identifizierung aller vorhandenen Software-Assets?
O. Klemm: Die manuelle Inventarisierung oder der Einsatz ungeeigneter Tools wie Tabellenkalkulationsprogramme oder selbstentwickelter Datenbanken stößt schnell an Grenzen und kann zu hohem Aufwand sowie schlechter Datenqualität führen. Dies belegt auch die eingangs erwähnte Studie, wonach nur sechs Prozent der Unternehmen, die ihre Assets manuell verwalten, mit dem Ergebnis zufrieden sind.

SAM-Lösungen zur automatisierten Erfassung und Verwaltung von Software und Lizenzen berücksichtigen wesentlich mehr lizenzrelevante Fakten. Sie sind damit die Voraussetzung, um mit vertretbarem Aufwand eine valide Transparenz über alle Assets wie Software-Installationen, Lizenzen, Verträge und den Lizenzierungsstatus zu bekommen. Über den Einsatz des richtigen SAM-Tools hinaus sind noch weitere Einflussfaktoren für eine konkrete Aufwandseinschätzung maßgeblich. Hierzu gehören u.a. Unternehmensgröße, Anzahl der Standorte, Reifegrad der etablierten Prozesse und Spezialisierungsgrad der eingesetzten Technologien. Unbekannte Assets finden sich in fast allen Bereichen oder Abteilungen. Man kann allerdings nicht sagen, dass bestimmte Bereiche besonders auffällig sind.

IT-DIRECTOR: Nach der reinen Erfassung der Assets sollte für das betroffene Unternehmen deren Optimierung im Vordergrund stehen – worauf kommt es hierbei besonders an?
O. Klemm: Eine kontinuierliche Erfassung der Assets ist für den langfristigen Erfolg von SAM das A und O. Unternehmen sind überdies jedoch gut beraten, wenn sie Software-Asset-Management nicht als einmaliges Projekt betrachten, sondern als wichtigen Bestandteil in ihre IT-Strategie integrieren. Dies setzt voraus, dass zu Beginn sowohl die grundsätzlichen Geschäftsanforderungen als auch Bedarf und Nutzerverhalten eingehend analysiert werden. Darauf aufbauend und durch die Verknüpfung der erhobenen und dokumentierten Assetdaten – angefangen bei der Installation, über die Hardware, hin zu Lizenz, Vertrag und Organisationseinheit – profitieren alle Bereiche des Unternehmens durch implementierte Prozesse, Effizienz und Kostenoptimierung von der Nachhaltigkeit von SAM.