Treffpunkt: Internet

Die Zumtobel Group ist ein international führender Anbieter von ganzheitlichen Lichtlösungen für unterschiedliche Anwendungsgebiete. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Dornbirn, Österreich, entwickelt seit über 50 Jahren innovative und individuelle Lichtlösungen, die ergonomischen und ökonomisch-ökologischen Ansprüchen gerecht werden und einen ästhetischen Mehrwert schaffen. Mit 50 eigenen Vertriebsorganisationen und Vertretungen in insgesamt 70 Ländern ist die Zumtobel Group international präsent.

Die IT-Abteilung setzte vier Jahre lang auf eine Webkonferenzlösung, die im Zuge des steigenden Nutzungsbedarfs nicht mehr den betrieblichen Anforderungen genügte. Ziel war es, eine kostengünstige und leicht handhabbare Alternative mit geringem Installa­tions- und Schulungsaufwand zu finden. Die IT-Ab­teilung wünschte sich zudem eine zukunftssichere Plattform, die reibungslos funktioniert.

Fritz Schabus, Director IT Infrastructure bei der Zumtobel Group in Österreich, erzählt: „Virtuelle Konferenz- und Trainingsmöglichkeiten spielen bei uns eine immens wichtige Rolle, da nahezu alle Abteilungen sie auf irgendeine Weise einsetzen. Besonders in den Bereichen Marketing, Vertrieb und IT sowie in der Produktion halten die Mitarbeiter regelmäßig virtuelle Meetings ab, um sich mit Kollegen und externen Dienstleistern auszutauschen. Eine intuitive Lösung mit minimalen Ausfallzeiten ist für uns deshalb ein absolutes Muss.“

SaaS als Kommunikationskonzept

Die Zumtobel Group entschied sich für GoToMeeting und Webinar von Citrix Online, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, online gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Webpräsentationen durchzuführen. GoToTraining kommt bei Produktschulungen für Mitarbeiter und externe Dienstleister zum Einsatz. Die drei Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) wurden Anfang 2011 implementiert.

„Der Implementierungsprozess war schnell und unkompliziert“, erzählt Fritz Schabus. „In einem ersten Schritt ließen wir GoToMeeting von ausgewählten Mitarbeitern testen, um auf Basis des Feedbacks den Einsatz der Lösung zu optimieren und unserer Belegschaft klar kommunizieren zu können, was mit Hilfe der Lösung möglich ist. Die gesamte Einrichtung dauerte nur etwa zehn Stunden.“ Dabei sei positiv wahrgenommen worden, dass während dieser Zeit und während der vorangegangenen Tests immer ein Ansprechpartner seitens des Herstellers zur Seite stand, der für die Projektleiterin von Zumtobel per E-Mail oder Telefon stets erreichbar war.

Auch die Bereitstellung verlief problemlos. Zwar waren manche Arbeitsprozesse, wie z.B. der Umgang mit Meeting-Stellvertretungen, in dem System, das vorher genutzt wurde, anders gelöst. „Wir haben hier jedoch einen akzeptablen Workaround gefunden“, sagt Fritz Schabus. Der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter war gering. So brauchten 95 Prozent der Anwender überhaupt keine Einführung.

Mitarbeiterakzeptanz und Nutzungsrate

Die Web-Collaboration-Lösungen werden bei der Zumtobel Group mittlerweile unternehmensweit eingesetzt. Mit den online-basierten Konferenzlösungen führen die Mitarbeiter interne Besprechungen und externe Partnertermine als Web- und Telefonkonferenzen durch. Die Akzeptanz der Mitarbeiter und der Wunsch, die Lösungen selbst einsetzen zu dürfen, ist innerhalb weniger Monate so weit gestiegen, dass die Zumtobel Group die Anzahl ihrer Lizenzen bereits aufstocken musste.

Die Software-as-a-Service-basierte E-Learning-Lösung GoToTraining kommt im Zuge des weltweiten Schulungsprogramms regelmäßig zum Einsatz. Beim Anwender findet durchschnittlich ein internationales Training pro Woche mit jeweils acht bis zwölf Mitarbeitern statt. „Dank des schnellen Netzwerks und einer hohen Bandbreite sind unsere webbasierten Mitarbeiterschulungen höchst effektiv. Die Teilnehmerliste ist in der Regel bunt gemischt, die meisten Mitarbeiter stammen aus unseren großen Niederlassungen in Österreich, Frankreich, Deutschland, Schweden und Großbritannien“, erzählt Fritz Schabus.

Der Einsatz der Lösungen hat sich für den Lichlösungsanbieter bereits ausgezahlt. Fritz Schabus und seine Kollegen im Management sind der Überzeugung, dass die wesentlichen Erfolgsfaktoren einer Webkonferenzlösung die Einsatzhäufigkeit im Unternehmen und die Dauer der Konferenzen sind. „Jede Minute in einer Webkonferenz ist in der Regel produktiver als dieselbe Zeit, die man nur am Telefon verbringt, und je mehr Mitarbeiter Webkonferenzen nutzen, desto weniger Zeit und Geld muss für Reisen aufgewendet werden. Wir stellen fest, dass GoToMeeting bereits jetzt häufiger eingesetzt wird als das Tool, das wir zuvor im Einsatz hatten.“

Zumtobel Group
Zumtobel entwickelt seit über 50 ­Jahren innovative und individuelle Lichtlösungen. Das Unternehmen mit vorarlberger Wurzeln legt großen Wert auf internationale Kontakte für ein weltweites Netzwerk mit Spezialisten und Planungspartnern innerhalb der Beleuchtungsbrachche. ­Internationale Präsenz beim Kunden vor Ort zeigt Zumtobel mit eigenen Vertriebsorganisationen und Ver­tretungen in 70 Ländern.
Im Internet: www.zumtobel.de

Bildquelle: Zumtobel