Umfangreiche Langzeitarchivierung
Das Statistische Bundesamt ist der führende Anbieter amtlicher statistischer Informationen in Deutschland. Rund 2.600 Beschäftigte erheben, sammeln, analysieren und bereiten in Wiesbaden, Bonn und Berlin die Daten auf. Neben den themenorientierten monografischen Publikationen sind dies vor allem tabellenorientierte statistische Berichte und Fachserien.
Um die Zugänglichkeit der früher gedruckten, jetzt meist nur noch online verfügbaren statistischen Berichte und Fachserien zu verbessern und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass diese dauerhaft archiviert sind, hat das Statistische Bundesamt gemeinsam mit den Statistischen Landesämtern einen gemeinsamen Publikationenserver entwickelt. Auf diesem werden sämtliche Dokumente als PDF/A-Datei und - falls veröffentlicht - auch als EXCEL-Version gespeichert.
Nicolas Bülow, Systemadministrator beim Statistischen Bundesamt: „Bisher haben wir unsere Publikationen als PDF-Datei gespeichert. Damit war nicht sichergestellt, dass die Dokumente langfristig lesbar bleiben. Deshalb haben wir uns gemeinsam mit den Landesämtern entschieden, die Dokumente in das PDF/A-Format zu konvertieren."
Der Altbestand ist umfangreich. „Allein von den Landesämtern erwarten wir 9.000 Dateien, hinzu kommen vom Bundesamt noch einmal 8.000 Dateien aus den Vorjahren", erläutert Jürgen Forstmann, Bibliothekar beim Statistischen Bundesamt. „Jährlich kommen rund 2.000 Dateien hinzu."
PDF/A-Konvertierung im Batchbetrieb
Für die Dokumentenverwaltung wurde die Open-Source-Software Mycore entsprechend angepasst. Wesentliche Punkte dabei waren die Gestaltung der Metadatenformulare, die Konfiguration von spezifischen Recherchemöglichkeiten sowie die Gestaltung der Web-Oberfläche.
Callas Software hilft insbesondere durch die Möglichkeit der Stapelkonvertierung dem Statistischen Bundesamt bei der Konvertierung der in den letzten zehn Jahren publizierten Online-Dokumente. „Darüber hinaus ist für uns die Option der Einzelkonvertierung, bei der auch unbeabsichtigte Sperrungen und fehlende Einbettung von Schriften protokolliert werden, extrem hilfreich. Hier können Blockaden, die eine Konvertierung nach PDF/A verhindern, ausgeräumt werden", so Jürgen Forstmann.
Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de
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