Unified Communications als Selbstläufer

Redaktion: Herr Parschau, warum setzen Sie in der IT-Umgebung von GEA fast durchgängig auf die Produktpalette von Microsoft?
R.  Parschau: Zum einen aus Gründen der Standardisierung und zum anderen wegen der Integrationstiefe der Microsoft-Produkte. Wir nutzen die Lösungen der Redmonder von der Serverinfrastruktur bis hin zum Office-Bereich: So arbeiten wir mit Windows 7, Exchange 2010, SharePoint 2010, Office 2010, dem Active Directory sowie mit einer Reihe von Tools aus dem Systems-Center-Umfeld.

Redaktion: Warum nutzen Sie dabei stets die aktuellsten Versionen?
R. Parschau: Das hängt mit unser IT-Strategie zusammen: Wir sind ein Großunternehmen mit zahlreichen internationalen Gesellschaften. Sollten wir – was die Einführung neuester Produkte betrifft – von zentraler IT-Seite nicht schnell reagieren, würden wir von den IT-Kollegen einzelner Standorte in Asien oder USA überholt. Ein Beispiel: Würden wir heute noch mit XP arbeiten, hätte ich große Probleme, die Akzeptanz aller internationalen Nutzer zu erzielen. Von daher bemühen wir uns darum, unsere Infrastruktur auf den aktuellsten Stand zu halten. Überdies haben wir mit Microsoft ein Enterprise Agreement abgeschlossen. Dies berechtigt uns dazu, stets die neuesten Versionen verwenden zu können.

Redaktion: Sie haben Ihre IT also zentral aufgestellt?
R. Parschau: Genau. Wir geben die gesamte IT-Infrastruktur aus Deutschland zentral vor – und zwar weltweit standardisiert.

Redaktion: Setzen Sie dabei auf die Unterstützung eines Microsoft-Partners?
R. Parschau: Wir werden direkt von Microsoft betreut, arbeiten darüber hinaus aber auch mit dem einen oder anderen Partner zusammen. Für unser Unified-Communications-Projekt setzen wir beispielsweise auf die Expertise des Microsoft-Partners Damovo.

Redaktion: Seit wann arbeiten Sie mit einer UC-Lösung?
R. Parschau: Vor gut einem Jahr haben wir im Rahmen eines internationalen IT-Projekts mit der Einführung des Microsoft Office Communications Server 2007 R2 (OCS) begonnen. Im Folgenden hat sich die UC-Lösung schnell als Selbstläufer erwiesen. Da wir weltweit über 400 Standorte besitzen, ist eine unkomplizierte und schnelle interne Kommunikation enorm wichtig. Hier spielt uns die UC-Lösung in die Karten: Allein die einfache Integration von Instant Messaging und Präsenzinformation in die bereits vorhandene Umgebung sprach für das UC-Projekt.

Redaktion: Nutzen Sie die UC-Lösung inzwischen im ganzen Unternehmen?
R. Parschau: Nicht in vollem Umfang. Wir planen jedoch, die UC-Lösung bis Mitte nächsten Jahres auf allen 15.000 PCs des Unternehmens ausgerollt zu haben. Dabei setzen wir seit vergangenem November nicht mehr auf OCS, sondern auf dessen Nachfolgeversion Lync Server 2010.

Redaktion: Welche Gründe waren für diesen Umstieg ausschlaggebend?
R. Parschau: Der neue Lync Server besitzt eine höhere Benutzerfreundlichkeit sowie erweiterte Funktionalitäten, beispielsweise in puncto Ausfallsicherheit. Auch kann man mit der neuen Version weitaus mehr UC-Endgeräte betreiben als zuvor. Des weiteren gibt es eine Reihe zusätzlicher Funktionen für Web-, Video- und Telefonkonferenzen. Ein weiterer wichtiger Punkt war, dass wir an dem sogenannten Technology Adoption Program von Microsoft teilgenommen haben. Einer unserer Mitarbeiter kam dabei mit allen UC-Spezialisten in Kontakt, die bei Microsoft Rang und Namen haben. Ihnen konnten unser Mitarbeiter genau aufzeigen, wo uns als Anwender in Sachen UC der Schuh drückt und wo man nachbessern könnte.

Redaktion: Wie aufwendig war die Einführung der UC-Lösung?
R. Parschau: Es handelt sich dabei um den Einstieg in eine neue Kommunikationswelt, bei dem man zwischen zwei Arten von Benutzern unterscheiden muss. Zum einen gibt es diejenigen, die einem das UC-Produkt aus der Hand reißen. Zum anderen aber auch Mitarbeiter, denen die UC-Nutzung erst noch nahegebracht werden muss. Ihnen muss man die Details erklären und aufzeigen, welche neuen Möglichkeiten das Tool bietet. Bei GEA realisieren wir dies überwiegend mit klassischem E-Learning und Online-Schulungen, die wir auch teilweise in Eigenregie erstellt haben.

Redaktion: Welche UC-Funktionen nutzen die Mitarbeiter am häufigsten?
R. Parschau: Das sind sicherlich Präsenzstatus und Webkonferenzen. Mit Lync Server können die Mitarbeiter aus dem Outlook-Kalender heraus Besprechungsanfragen versenden und eine Telefonkonferenz aufsetzen.
Während der laufenden Konferenz arbeiten die Nutzer dann auf Basis von Desktop Sharing gemeinsam am gleichen Dokument. Allerdings sind Webkonferenzen mit einem höheren Vorbereitungsaufwand verbunden, als Vis-à-Vis-Besprechungen. Generell sind unsere Kommunikationsabläufe dank der UC-Nutzung jedoch deutlich schneller geworden.

Redaktion: Welche Vorkehrungen haben Sie in Sachen Sicherheit und Datenschutz getroffen?
R. Parschau: Unser Betriebsrat war von Beginn an in das UC-Projekt eingebunden. Bevor der erste Handschlag gemacht wurde, wusste er genau, was passieren wird. Zu Beginn beäugten die Betriebsräte vor allem den Präsenzstatus kritisch. Als jedoch klar wurde, dass dieser von jedem Mitarbeiter selbst gesteuert bzw. eingestellt werden kann, gab es keinerlei Bedenken mehr. Zudem habe ich den Betriebsräten persönlich versichert, dass wir keine personenbezogenen Statistiken erstellen.

Redaktion: Sie sammeln also keine Mitarbeiterdaten?
R. Parschau: Nein. Wir haben eine Betriebsvereinbarung beschlossen, dass mit der UC-Lösung keine Leistungskontrolle stattfindet.

Redaktion: Telefonieren Sie bereits über Ihre UC-Lösung?
R. Parschau: Teilweise, allerdings konzentrieren wir uns zuerst auf eine Verfügbarkeit der Grundfunktionen für alle GEA Mitarbeiter. Diese Umstellungen betrachten wir Standort für Standort und eruieren, welche Telefonanlagen z.B. aufgrund auslaufender Verträge ersetzt werden müssen. Anschließend erfolgt an diesen Standorten der Umstieg auf den Lync Server.

Redaktion: Wie ist es dabei um die Sprachqualität bestellt?
R. Parschau: Überraschend gut. Was das Telefonieren über eine UC-Lösung anbelangt, gehörte ich selbst zunächst zu den Skeptikern. Auch deshalb, da ich mich bereits vor einigen Jahren intensiv mit VoIP-Lösungen beschäftigt habe und mich noch gut an die damaligen Sprachprobleme erinnern kann. Inzwischen ist die Technologie jedoch ausgereift.

Redaktion: Mussten Sie im Rahmen der UC-Einführung Ihre Bandbreiten verändern?
R. Parschau: Bislang nicht. Generell haben wir die Priorisierung der Datenübertragung so geregelt, dass unser ERP-Traffic höchste Priorität besitzt. Danach folgen der Datenverkehr über den Lync Server und schließlich das Internet Browsing. Mit dieser Vorgehensweise fahren wir im Moment sehr gut. Ob wir unsere Bandbreite künftig erweitern müssen, ist kaum vorherzusehen. Den größten Verbrauch an Bandbreiten haben natürlich Videokonferenzen. Hier ist es schwierig einzuschätzen, wie viele Videokonferenzen künftig zeitgleich erfolgen werden. Sollte die Bandbreite heute nicht ausreichen, verhält sich der Lync Server so, dass bei einer Videokonferenz das Bild stehen bleibt, sich die Bildfrequenz reduziert oder allein die Sprachkonferenz funktioniert. Hier dürfen die Erwartungen an eine Konferenz via UC nicht die gleichen sein wie an große professionelle Videokonferenzanlagen.

Redaktion: Wie haben Sie mobile Mitarbeiter an die UC-Lösung angeschlossen?
R. Parschau: Jeder unserer Mitarbeiter kann von unterwegs an Audio-, Web- oder Videokonferenzen teilnehmen. Zudem sind die Mitarbeiter mobil immer unter derselben Nummer erreichbar. Generell besitzt Mobilität bei uns einen hohen Stellenwert. Daher sind über 50 Prozent aller genutzten PCs bereits Notebooks. Mit ihnen kann man sich remote in unser Netz einwählen und die volle UC-Funktionalität nutzen. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter ist für uns in Kasachstan unterwegs, wo die Roaming-Gebühren extrem hoch sind. Möchte er kostengünstig telefonieren, kann er sich mit seinem Notebook über das WLAN im Hotel in unser Firmennetz einklinken und die UC-Lösung zum Telefonieren nutzen.

Redaktion: Können Sie uns abschließend mögliche Stolpersteine in einem UC-Projekt nennen?
R. Parschau: Es kann sein, dass die UC-Lösung nach der Einführung nicht wie gewünscht genutzt wird. Hier haben wir Vorkehrungen getroffen: Wir führen Statistiken – wie erwähnt jedoch nicht personenbezogen –, wie viele Chats oder Webkonferenzen an welchen Standorten geführt werden. So erkennen wir, wie gut die UC-Instrumentarien von den Usern angenommen werden. Ist die Nachfrage eher zurückhaltend, setzen wir weitere Schulungen an.