22.09.2017 Standortübergreifende Akteneinsicht

Verschlankung der HR-Prozesse bei der Gema

Von: Thomas Möller, Lea Sommerhäuser

Um die HR-Prozesse zu verschlanken und zu beschleunigen sowie ein standortübergreifendes Management der Vertrags- und Personaldokumente zu ermöglichen, hat die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (Gema) Anfang 2017 einen digitalen, cloud-basierten Personalmanager eingeführt.

nes Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und ­Vergütung bei der Gema

„Insgesamt konnten wir unsere HR-Prozesse beschleunigen“, ­resümiert Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und ­Vergütung bei der Gema.

Die Gema zählt zu den weltweit größten Autorengesellschaften für Werke der Musik. Sie verwaltet in Deutschland die Nutzungsrechte aus dem Urheberrecht von mehr als 68.000 Mitgliedern sowie von über zwei Millionen Rechteinhabern aus aller Welt. Die jeweiligen Geschäftsstellenleiter und ihre definierten Personalsachbearbeiter verwalteten die Vertrags- und Personalakten bisher vollständig papierbasiert, was zu zeitaufwändigen Prozessen in der Abstimmung mit den anderen Standorten führte. Insbesondere die Zugriffsmöglichkeiten auf Personaldokumente waren mit erheblichem logistischen und zeitlichen Aufwand verbunden. Aus diesem Grund suchte man nach einer Lösung, um unabhängig von Ort und Zeit schnell und einfach auf die entsprechenden Akten zugreifen zu können. Mit der Einführung einer cloud-basierten Human-Resource-Lösung (HR) wurde jetzt ein zentrales und einheitliches Ablagesystem geschaffen, das neben einer standardisierten Dokumentenerstellung auch eine standortübergreifende Akteneinsicht ermöglicht.

 

Nutzerfreundliche Handhabung


„Wir haben eine Lösung gesucht, die es nicht nur den Verantwortlichen aus der HR-Abteilung, sondern allen Unternehmensmitarbeitern und Führungskräften ermöglicht, schnell und unkompliziert auf Personaldokumente zuzugreifen“, sagt Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung bei der Gema. „Neben einer sicheren Aktenverwaltung war uns auch wichtig, dass sich die neue Lösung problemlos an unser führendes Personalstammdatensystem Loga anbinden lässt.“ Zusätzlich sollte das System intuitiv bedienbar sein und auch eine eigenständige Wartung ermöglichen. Das Projekt startete offiziell im Herbst 2015.

Der Anwender evaluierte mehrere Lösungen, darunter auch den Personalmanager Forpeople von Forcont. „Diese digitale Personalakte überzeugte uns insbesondere durch die Anwenderfreundlichkeit“, erläutert Zacher. Im Juli 2016 fiel – auch aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses – die endgültige Entscheidung und die Umsetzung begann. Um die gewünschte einheitlich strukturierte Dokumentenablage auf digitaler Basis zu schaffen, mussten ca. 30.000 bestehende Dokumente in Papierform zunächst in das PDF-Format konvertiert werden. Diese Aufgabe wurde von einem externen Scan-Dienstleister übernommen. In einem dreistufigen Verfahren wurden alle Dokumente erst einmal eingescannt und digitalisiert und anschließend je nach Dokumentart klassifiziert und in die digitale Personalakte eingespielt. Zusätzlich wurde ein Katalog an Stammdaten festgelegt, die vom Loga-System in die digitale Personalakte übertragen werden sollten.

Die digitale Personalakte konnte problemlos an das unternehmenseigene Stammdatensystem angebunden werden, sodass die Datenübertragung nahezu einwandfrei ablief. Die Stammdaten waren innerhalb weniger Tage übertragen, und die Übertragung der Dokumente von ca. 2.000 Akten dauerte ungefähr vier Wochen. Rechtzeitig vor dem Go-live der Lösung im Januar 2017 war die gesamte Datenübertragung abgeschlossen.

Da es sich bei den Dokumenten im Personalbereich um vertrauliche, personenbezogene Informationen handelt und mit dem digitalen Personalmanager die erste Cloud-Anwendung im Unternehmen eingeführt wurde, involvierten die HR-Manager der Gema frühzeitig den Betriebsrat und die internen Datenschutzverantwortlichen in das Projekt. Gemeinsam erarbeiteten sie ein Berechtigungskonzept. Während die HR-Sachbearbeiter einen dauerhaften Zugriff auf alle Dokumente haben, erhalten Führungskräfte und Mitarbeiter auf Anfrage Akteneinsicht. Ines Zacher erklärt: „Durch diesen neuen Freigabe-Workflow haben sich unsere administrativen Prozesse vereinfacht und beschleunigt.“

Neben einer compliance-konformen Dokumentation aller Aktivitäten profitiert das Anwenderunternehmen durch die integrierte Volltextsuche. Damit haben sich die Recherchemöglichkeiten vereinfacht. Das Feedback im gesamten Unternehmen ist positiv. „Insgesamt konnten wir unsere HR-Prozesse beschleunigen“, resümiert Zacher, „was sich insbesondere auch bei der monatlichen Gehaltsabrechnung bemerkbar macht. Die dafür benötigten Daten stehen uns nun jederzeit zentral und tagesaktuell zur Verfügung.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Direkt nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts digitale Personalakte entschied sich das Unternehmen, auch die digitale Arbeitgeberakte des Software-Herstellers einzusetzen. Sie wird im nächsten Schritt eingeführt. Die digitale Arbeitgeberakte beinhaltet alle Unterlagen, die sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen lassen. Das betrifft z.B. Lohnsteuerlisten und Zahlungsübersichten für Krankenkassen wie auch Betriebsvereinbarungen. Dies soll die Funktionalitäten der elektronischen Personalakte noch weiter ergänzen.

Bildquelle: Gema

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