Verschmelzung zweier Welten

Eine Studie des Marktforschers Comscore zur Nutzung von E-Mails in den USA hat offenbart, dass die E-Mail-Nutzung in Nordamerika im Jahr 2010 zwar insgesamt um acht Prozent anstieg, aber gerade bei den Jüngeren massiv eingebrochen ist. Bei den 12- bis 17-Jährigen waren es 59 Prozent weniger als im Vorjahr. Der Grund: Die E-Mail hat für sie den Status, den der förmliche Brief für ihre Eltern hatte. Ein Blick in die aktuelle Social-Media-Studie des Branchenverbandes Bitkom zeigt auf, wohin der Informationsfluss wandert: 90 Prozent der unter 30-Jährigen kommuniziert vor allem über soziale Netzwerke. Die am meisten genutzten Funktionen sind dabei das Verschicken von Nachrichten und der direkte Chat.

Steigt diese Generation nun nach dem Studium in das Berufsleben ein, erlebt sie einen Kulturschock: Dort ist die E-Mail nach wie vor das wichtigste Kommunikationsinstrument, da in der beruflichen Kommunikation Funktionen wie Busy Search, gemeinsame Kalender und Kontaktdaten eine sehr wichtige Rolle spielen. Unternehmen stehen zukünftig vor der Herausforderung, ihre Arbeitsprozesse und damit auch ihre Kommunikationsplattformen zu modernisieren. Schritt für Schritt müssen sie die Generationen E-Mail und Facebook zusammenführen. Gleichzeitig gilt es, Arbeitsumgebungen für weltweit verstreute Teams aufzubauen und Systeme zu schaffen, die schnell auf Innovationen reagieren können.

Kommunikationsplattformen für Firmen

Eine Lösung hierfür bieten Social-Collaboration-Systeme, wie etwa die 2012-Version von Novell Group­Wise, die Kommunikationsplattformen wie Novell Vibe integriert und so neue Formen der Collaboration ermöglicht: z.B. die Zusammenarbeit in Projektteams oder gemeinsam genutzte Informationen. Von ihrer Grundidee orientieren sie sich an sozialen Netzwerken, richten sich aber an den Anforderungen der Arbeitswelt aus. Wichtig bei einer Social-Collaboration-Plattform sind vor allem eine einfache Handhabung, ein kontinuierlich gepflegtes Identitätsmanagement und eine vom jeweiligen Fachanwender selbst maßgeschneiderte Auswahl der Inhalte. Dabei muss sichergestellt werden, dass das kollektive Wissen eines Fachteams nie verloren geht, sondern dem Unternehmen immer zur Verfügung steht. Wenn ein Mitarbeiter die Gruppe oder das Unternehmen verlässt, befindet sich das Wissen dort, wo es hingehört: im Teamarbeitsbereich. Und von da kann es einem neuen Teammitglied zugänglich gemacht werden.

Die Teamarbeitsbereiche stellen den Kern des „digitalen Büros“ dar. In ihnen entfalten sich Nutzen und Macht einer Collaboration-Plattform. Dort können sich Teammitglieder, die an verschiedenen Standorten arbeiten, online in virtuellen Teams zusammenfinden, um ihre Arbeit zu koordinieren und die richtigen Informationen, Ressourcen und Fachkenntnisse für ein Projekt an einer zentralen Stelle zusammenzuführen. Die direkte Zusammenarbeit zwischen den Kollegen bietet eine Grundlage für Kreativität, Innovation und Produktivität. Dank einer intuitiven Bedienung können die Projektverantwortlichen die Verwaltung selbst übernehmen. So können neue Mitarbeiter oder sogar externe Mitarbeiter schnell und ohne Umweg über die IT-Abteilung in Projekte einsteigen. Ein Teamarbeitsbereich kann Zielsetzungen, zeitliche Vorgaben, Aufgaben, Dokumente, Grafiken, Blogs, Wikis, selbst erstellte Formulare und vieles mehr umfassen.

Eine Ebene darüber gibt es globale Arbeitsbereiche, die einen digitalen Treffpunkt für alle Mitarbeiter oder Mitglieder eines Unternehmens bieten. Globale Arbeitsbereiche umfassen hauptsächlich statische Dokumente wie Unternehmensrichtlinien, Verfahren, Leitbilder, interne Nachrichten sowie andere Dinge, über die die obere Führungsebene ihre Mitarbeiter informieren möchte. Ein globaler Arbeitsbereich kann auch dynamischer gestaltet werden und als Forum für Umfragen, Kommentarbox des Unternehmens oder Blog der Geschäftsleitung dienen. Globale Arbeitsbereiche sind darüber hinaus ein idealer Ort für Expertennetzwerke zur Förderung und Verbreitung von Wissen in Diskussionsforen. Das könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: Ein Projektteam in Brasilien hat ein Problem bei der Einführung eines Systems beim Kunden und postet es im globalen Hilfeforum. Schnell finden sich ein Experte aus Frankreich und ein Best-Practice-Case aus den USA und das Problem wird gelöst.

Herausforderungen für die IT

Die Basis bildet der persönliche Arbeitsbereich, der die Möglichkeit bietet, eine eigene Arbeitsumgebung einzurichten. Hier stehen alle Funktionen aus den anderen Arbeitsbereichen zur Verfügung, der jeweilige Mitarbeiter entscheidet jedoch selbst, ob die Elemente in seinem Arbeitsbereich nur ihm, einer durch ihn bestimmten Gruppe oder für alle zugänglich sind. Zudem haben Unternehmen hier die Möglichkeit, gemäß ihrer Compliance-Richtlinien persönliche Arbeitsbereiche so zu konfigurieren, dass die Nutzung eingeschränkt oder sehr offen ist.

Wichtig ist, dass bestehende Anwendungen wie E-Mail, Kalender oder Instant-Messenger nahtlos eingebunden werden, damit der Einstieg für die Mitarbeiter so einfach wie möglich ist. Hier wird die Hauptherausforderung für die Unternehmens-IT liegen. Kommen Social-Collaboration-Systeme zum Einsatz, müssen Integration und Synchronisierung verschiedener Anwendungen und Datenquellen im Backend geschehen. Egal von welchem Endgerät, die Informationen müssen inhaltlich und zeitlich synchron beim Mitarbeiter ankommen und bearbeitet werden können.

Ein Aspekt, der heute schon Thema ist und immer bedeutsamer wird, ist das deutsche Arbeitsrecht. Auch wenn der Beginn von Social-Collaboration-Plattformen oft basisgetrieben geschieht, muss bei der Einführung eines solchen Systems der Betriebsrat eingebunden werden. Im Jahr 2020 wird der Arbeitsplatz ganz selbstverständlich  digital sein. Die Unternehmen profitieren dabei von einer höheren Produktivität, Effizienz und Innovationskraft ihrer Mitarbeiter. Im Gegenzug müssen sie sicherstellen, dass sie Mitarbeiter aller Generationen von Anfang an mit auf die Reise nehmen und dabei dem deutschen Gesetzgeber Genüge tun.

Bildquelle: Novell