01.02.2016 Modern Workplace mit Videokonferenzen

Virtuelle Video-Meetings

Von: Jennifer Appel

Jens Brauer, Area Sales Vice President DACH and Central Europe bei Polycom, spricht im Interview mit IT-DIRECTOR über den Arbeitsplatz der Zukunft, virtuelle Video-Meetings mit entsprechenden Videokonferenzsystemen und wie sich unsere Arbeitsweisen zukünftig generell verändern werden.

  • Videokonferenzsystem von Polycom

    Das Videokonferenzsystem mit seinen Bildschirmen befindet sich, wie ein Lagerfeuer, in der Mitte der Meeting-Runde, die sich bequem darum herum gruppiert.

  • Jens Brauer, Polycom

    Jens Brauer, Area Sales Vice President DACH and Central Europe bei Polycom

  • Videokonferenzsystem von Polycom

    Für virtuelle Meetings bieten sich größere Videokonferenzsysteme an.

IT-DIRECTOR: Herr Brauer, der Arbeitsplatz der Zukunft ist in aller Munde. Wann wird er denn kommen bzw. ist er nicht schon längst da?
J. Brauer:
Wir befinden uns gerade im Umbruch. Das merken wir in unserem Geschäftsalltag an einer gestiegenen Nachfrage nach Collaborations-Lösungen, die Funktionen wie Video, Chat und Content Sharing vereinen. In manchen Unternehmen wird der Arbeitsplatz der Zukunft schon ganz real gelebt. Der Großteil aller Firmen durchlebt jedoch gerade eine Transformation. Verschiedene Elemente, sei es in der Büroraumgestaltung, der IT-Umgebung oder der Unternehmenskultur, entsprechen bereits einem neuen Konzept. Der vollständige Wandel zum Workplace of the Future, der mobil, flexibel und von neuen Technologien geprägt ist, wird allerdings erst in einigen Jahren vollzogen sein.

IT-DIRECTOR: Arbeiten Menschen heute generell anders als noch vor einigen Jahren?
J. Brauer:
Ja, unsere gesellschaftlichen Gegebenheiten erfordern ein anderes Arbeiten. Menschen sind viel mehr in Bewegung als früher – heute in London, morgen in Dubai, übermorgen im Home Office. Zudem werden über neue Kommunikationswege wesentlich mehr Informationen ausgetauscht. Zugegeben, das Beispiel ist extrem, verdeutlicht aber, dass es zwingend notwendig ist, dass Arbeitsweisen sich ändern. Nur dann lässt sich Wissen bündeln und zeitnah bearbeiten, was wiederrum zu den erwünschten Ergebnissen führt.

IT-DIRECTOR: Kosteneinsparungen sind oft ein Auslöser für Veränderungen. Spielt das beim Arbeitsplatz der Zukunft auch eine Rolle?
J. Brauer:
Mit Sicherheit. Wenn Mitarbeiter auf der ganzen Welt über Video miteinander sprechen, sparen Unternehmen finanzielle wie zeitliche Ressourcen. Auch die Abschaltung der ISDN-Leitungen durch die Deutsche Telekom führt dazu, dass viele Unternehmen in Bezug auf die Telefonie auf die kostengünstigere Variante Microsoft Skype for Business umsteigen. Mit diesem Schritt ist dann oft auch die Möglichkeit gegeben, Chat- und Video-Funktionen zu nutzen – damit führt dann eines zum anderen.

Die Veränderung von Arbeitsweisen ist also eine Kombination aus vielen Aspekten: Zum einen neue gesellschaftliche, technische und finanzielle Herausforderungen, zum anderen aber auch andere Erwartungen der Menschen an ihren Arbeitsplatz. So erwarten die sogenannten Millenials, dass sich Technologie und Büroausstattung ihren Wünschen anpassen und nicht umgekehrt.

IT-DIRECTOR: Bei neuen Arbeitsweisen denken viele mit Grauen an das lärmende Großraumbüro. Müssen wir uns damit abfinden?
J. Brauer:
Großraumbüros haben in der Tat einen schlechten Ruf. Es kommt aber immer darauf an, wie es im Unternehmen eingeführt und umgesetzt wird. Stimmt die Unternehmenskultur nicht und fehlt die entsprechende IT-Umgebung, kann unter den Mitarbeitern schnell Missmut entstehen. Zwar stimmt das Konzept Großraumbüro in vielen Punkten mit dem Arbeitsplatz der Zukunft überein, es ist aber keinesfalls das einzige Szenario, wie wir einmal zusammen arbeiten werden.

IT-DIRECTOR: Wie verändern sich unsere Arbeitsweisen denn dann in der Zukunft?
J. Brauer:
Statt eines klassischen Büros mit dem eigenen Schreibtisch, wird es künftig eine Vielzahl von Arbeitsplätzen geben. Je nachdem, was zu tun ist, sitzt der Mitarbeiter mal im Großraum, mal zurückgezogen im Einzelbüro. Immer wichtiger wird jedoch der persönliche Austausch mit den Kollegen. In Ländern wie den USA sind etwa schon seit längerem Orte mit Lounge- oder Café-Charakter stark gefragt, denn sie sind eine kreative Inspirationsquelle für Brainstormings oder Teammeetings. Sofas und Sessel fördern den Entspannungscharakter und schaffen eine informelle Stimmung, in der die richtige Idee oftmals schneller da ist, als am gewohnten, festen Sitzplatz.

IT-DIRECTOR: Welche Position nimmt dabei die IT ein?
J. Brauer:
Neben dem persönlichen Austausch erfordert produktives Arbeiten unbedingt einfach zu bedienende, auf Knopfdruck funktionierende Technologien. Dabei sind einzelne Funktionen, wie Audio, längst kein „Silo“ mehr, sondern bei Lösungen wie Skype for Business eingebunden in eine komplette UC-Umgebung mit vielfältigen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter können also mit demselben Gerät auch Video-Konferenzen führen, Content teilen, e-mailen oder chatten.

Der Trend zur Büro-Lounge lässt zudem schnell die Überlegung zu, in dieser lockeren Atmosphäre Video-Meetings abzuhalten. Hierfür bieten sich größere Videokonferenzsysteme an, damit mehrere Teilnehmer in einem Raum gut zu sehen sind. 360-Grad-Videokameras ermöglichen sogar, dass nicht alle Anwesenden in dieselbe Richtung schauen müssen. Das Gerät mit seinen Bildschirmen befindet sich, wie ein Lagerfeuer, in der Mitte der Meeting-Runde, die sich bequem darum herum gruppiert. So können sich alle ganz natürlich sowohl mit den Video-Teilnehmern auf den Screens als auch mit den anderen Kollegen im Raum unterhalten. Auf diese Weise ergänzen sich Büroarchitektur und Technologie optimal und schaffen beste Voraussetzungen für ein effizientes und angenehmes Arbeiten.  

IT-DIRECTOR: Wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, die Potentiale künftiger Arbeitsweisen optimal zu nutzen?
J. Brauer:
Wichtig ist, vor einer Umgestaltung des Arbeitsplatzes, genau zu analysieren, welche Tätigkeiten wie oft durchgeführt werden und wie die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten. Ein umfassendes Arbeits- und Organisationskonzept sollte deshalb auf keinen Fall fehlen. Zudem sollten die Mitarbeiter möglichst früh in den Veränderungsprozess eingebunden werden. Auf diese Weise nehmen diese Neuerungen mit mehr Offenheit an und erkennen die Vorteile von beispielsweise Technologien, die sie bisher nicht genutzt haben. Auch wenn neue Collaborations-Tools sehr intuitiv zu bedienen sind, sollten Schulungen für die Mitarbeiter durchgeführt werden, um mögliche Berührungsängste abzubauen.



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