Virtuelle Zusammenarbeit als Wachstumstreiber

IT-DIRECTOR: Herr Nicolaus, wie gestaltet sich das derzeitige Interesse von Großunternehmen an Unified-Communications-Lösungen (UC)?
T. Nicolaus: Uns erreichen kaum noch Anfragen ohne die Erweiterbarkeit einer Lösung in Richtung UC und Collaboration-Tools. Dies gilt sowohl für große Konzerne als auch für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei ist beispielsweise die flexible Integration in die Groupware Lösung eines Unternehmens genauso wichtig, wie die durchgehende Bereitstellung von Videos als grundlegendes Kommunikationsmittel.

IT-DIRECTOR: Internationale UC-Projekte in Großunternehmen sind eher aufwändig. Worauf gilt es bei deren Durchführung generell zu achten?
T. Nicolaus: Eine zentrale Entscheidung hilft bei der Einführung einer homogenen Gesamtlösung. Dabei sollten wenn möglich alle Anforderungen der Anwender berücksichtigt und der flexible Ausbau und die Erweiterung der Lösungen beachtet werden. Beispiele hierfür sind Videolösungen in HD als Option für alle Mitarbeiter und/oder Meetingräume, die Integration in die Groupware verschiedener Hersteller, ein breites Endgeräteportfolio, übergreifende Leistungsmerkmale und die Unterstützung von mobilen Endgeräten der Mitarbeiter (Bring-your-own-Device).

IT-DIRECTOR: Welche Vorraussetzung muss das Anwenderunternehmen mit sich bringen, um eine entsprechende Lösung einführen zu können?
T. Nicolaus: Die Integration von UC-Lösungen ist rein technisch gesehen problemlos möglich. Dabei ist eine sichere IP-basierte Infrastruktur mit der Priorisierung von Video und Voice ebenso wichtig wie der Wille zur Entwicklung des Kommunikationsverhaltens und der Prozesse im Unternehmen.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile können die Anwender allgemein aus einer umfassenden UC-Lösung ziehen?
T. Nicolaus: Die virtuelle Zusammenarbeit zählt heute zu den wichtigsten Wachstumstreibern von Unternehmen – auch für Mittelständler, die dadurch schneller Entscheidungen treffen können und Innovationszyklen verkürzen. Mit dem Einsatz von umfassenden UC-Lösungen steigt vor allem die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters.

IT-DIRECTOR: An welcher Stelle treten oftmals Probleme bei der Einführung auf?
T. Nicolaus: Da eine Integration von UC-Lösungen ohne Probleme möglich ist, treten Schwierigkeiten meist bei den Anwendern auf, die erstmals mit UC-Lösungen in Berührung kommen. Die Nutzer müssen deshalb durch Trainings, internes Marketing und Best-Practice-Beispiele abgeholt werden.

IT-DIRECTOR: In welche Phasen lässt sich solch ein Projekt unterteilen?
T. Nicolaus: Zuerst geht es um die Marktsondierung inklusive der Erfassung der Möglichkeiten. Daran schließt sich die Festlegung der Anwendergruppen an, deren Arbeitsweisen und Prozessabläufe analysiert werden. Die Ziele, die daraus entstehen, werden in ein Pflichtenheft überführt und bieten so die Auswahlkriterien für mögliche Anbieter und Systemintegratoren. Ist die Entscheidung für einen Anbieter gefallen, geht es an die Umsetzung sowie die Einführung der Anwender mit Hilfe von Schulungen. Zum Schluss werden die Erreichbarkeit und der Produktivitätsgewinn gemessen.

IT-DIRECTOR: Von welchen Kriterien ist es abhängig, an welcher Stelle bzw. an welchem Standort mit dem Projekt begonnen wird?
T. Nicolaus: Hauptkriterium ist zunächst die Auswahl der ersten Anwendergruppen und Ausrichtung einer neuen Kommunikationslösung. Besonders wichtig ist dabei, ob bestimmte Anforderungen von Anwendergruppen mit der bestehenden Lösung nicht oder nur sehr aufwendig erfüllt werden können. Die Frage, ob es gehobene Leistungsanforderungen gibt, die in einer Gesamtentscheidung münden, muss ebenfalls gestellt werden – beispielsweise im Falle einer Integration von Video als fester Bestandteil einer Kommunikationslösung.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeitlichen, finanziellen und personellen Umfang hat der Anwender zu rechnen?
T. Nicolaus: Der zeitliche, finanzielle und personelle Umfang einer Lösung ist immer abhängig von der Größe des Projektes, den bereits vorhandenen Infrastrukturen und den bestehenden Anlagen und IT-Mitarbeitern, die das Projekt unterstützen. Pauschal kann diese Frage demnach nicht beantwortet werden.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich auf internationaler Ebene die Mitarbeiterschulung für eine neue UC-Lösung durchführen bzw. gestalten?
T. Nicolaus: Neben regelmäßigen Web-Schulungen via Webex-Conferencing oder Webex-Training, bietet Cisco auf der Unternehmensplattform „Show and Share“ Kurzvideos an, die die Anwendungen demonstrieren und erklären. Hinzu kommen weitere Materialien wie Kurzbeschreibungen, die die Einarbeitung der Anwender erleichtern.

IT-DIRECTOR: Welche Bedenken äußern oftmals die Betriebsräte eines Anwenderunternehmens gegenüber einem UC-Projekt?
T. Nicolaus: Gegenüber dem Betriebsrat muss mit absolut offenen Karten gespielt werden. Ist das Verständnis für den Mitarbeitervorteil da, gibt es meist keine Einwände mehr.

IT-DIRECTOR: Wie kann man Bedenken ausräumen?
T. Nicolaus: Die Endgeräteauswahl von UC-Lösungen wird meist durch Unternehmensregularien bestimmt. Hierunter fallen beispielsweise Sicherheitsregularien oder die Anforderungen an den Support. Hinzu kommt die Tatsache, dass Cisco-Lösungen mit allen Herstellern interoperabel sind.

IT-DIRECTOR: Was sollte eine zeitgemäße UC-Lösung alles beinhalten?
T. Nicolaus: Die sichere IP-Infrastruktur mit Priorisierungsmöglichkeit von Voice und Video, die dezentrale Administration sowie das breite Endgeräteportfolio sind ebenso wichtig wie die Unterstützung von Trends, darunter Desktopvirtualisierung und ByoD (Bring-your-own-Device). Das Kommunikationsmittel Video wird sich mehr und mehr zum festen Bestandteil für Anwender und Meetingräume entwickeln. Hinzu kommt die Medienerweiterung wie die Integration um Enterprise-Social-Software.

IT-DIRECTOR: Inwieweit sollten die gesamten Social-Media-Komponenten eingebunden werden?
T. Nicolaus: Die Einbindung von sozialen Netzwerken und Social-Media-Komponenten sollte prinzipiell möglich sein. Immer mehr Firmen fragen nach Unternehmens-Social-Media, so genannter Enterprise-Social-Software, um potentiellen Kunden sowie der Öffentlichkeit im Internet entgegenzuwirken. Anwendungen wie Cisco Quad bieten zunehmend Potential, gerade im Hinblick auf Wissenstransfer in Echtzeit und ad-hoc Teambildung mit multimedialen Inhalten wie Video.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung im Bereich UC ein?
T. Nicolaus: UC-Lösungen stehen für eine bessere Zusammenarbeit, Kommunikation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. In naher Zukunft wird UC fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation über alle Unternehmensgrößen hinweg sein. Unternehmen, die erkannt haben, was sie mit der Migration ihrer Kommunikation auf UC-Lösungen erreichen können, können ihr Geschäftsmodell zukunftssicher gestalten und sich damit Vorteile im Wettbewerb verschaffen. Gleichzeitig spielt die Mobilität eine zunehmend größere Rolle, da Unternehmen mittlerweile länderübergreifend agieren.