12.09.2016 Finden statt suchen

Warum ein digitales Archiv Chaos vermeidet

Von: Kathrin Zieblo

Dokumente sind ein Bestandteil der täglichen Unternehmensarbeit. Kommen dabei unterschiedliche Speicher­systeme zum Einsatz, passiert es schnell, dass die Voraussetzungen der rechtlich korrekten Archivierung nicht erfüllt sind. Ein digitales Archiv hilft, Chaos zu vermeiden. Und so funktioniert es...

Digitales Archiv

Branchen- und abteilungsübergreifend setzt sich die E-Akte durch.

Seit Jahren geistert die Vorstellung vom papierlosen Büro durch Unternehmen. Auch wenn der Anteil papierbasierter Unterlagen auf dem Schreibtisch zurückgeht, sind viele Prozesse nach wie vor papiergebunden. Dies ist nicht nur mit Blick auf eine rechtssichere Archivierung problematisch, auch der Kosten- und Zeitaufwand für die Verwaltung ganzer Aktenschränke voll mit Verträgen, Rechnungen oder Lieferscheinen ist immens. Nicht mehr zeitgemäß sind derartige Akten auch deshalb, weil die zugehörigen elektronischen Informationen, die im Zuge der Digitalisierung zumeist per E-Mail übermittelt werden, fehlen. Stattdessen sind geschäftsrelevante Dokumente etwa im Mail-Account der Mitarbeiter oder gespeichert auf Festplatten sowie Servern zu finden. Nicht selten kommt es dabei vor, dass Mitarbeiter Duplikate einer individuellen Version vorhalten, für den Fall, dass andernorts etwas gelöscht wird. Dies führt schnell zu unnötigem Datenmüll. Völlig unüberschaubar wird es, wenn beispielsweise zusätzlich benötigte Unterlagen nur im vorhandenen CRM- oder ERP-System vorzufinden sind.

Angesichts dieser Archiv- und Speichermethoden geht nicht nur die Übersicht verloren, auch der schnelle Zugriff auf benötigte Schriftstücke ist kaum möglich. Im Sinne der Produktivität sollten Unternehmensverantwortliche über folgende Fragen nachdenken: Wie viel Raum benötigt die derzeitige Papierablage? Welche Mitarbeiter verbringen wie viel Arbeitszeit beim Ablegen und Suchen von Informationen? Und wie viele Dokumente gehen auf dem Weg durch das Unternehmen eigentlich verloren?

Weil Unternehmenswissen in den meisten Fällen dokumentengebundenes Wissen ist, sollte es erklärtes Ziel sein, die Arbeit mit jenen Dokumenten zu beschleunigen und gleichzeitig eine einheitliche Informationsbasis für alle Mitarbeiter zu schaffen. „Durch die Digitalisierung wird alles schnelllebiger, insbesondere die Kommunikation und der Informationsaustausch. Das betrifft auch die Dokumente im alltäglichen Geschäftsleben, denn schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit ist heute Trumpf. Auf der einen Seite hilft es, Kunden und Lieferanten zügig mit den gewünschten Informationen zu versorgen. Auf der anderen Seite ermöglicht dies, die eigenen personellen Ressourcen richtig einzusetzen“, argumentiert Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei der TA Triumph-Adler GmbH.

Unterlagen gebündelt aufbewahren


In vielen Unternehmen kommt bereits ein Dokumenten-Management-System (DMS) zum Einsatz. Dieses beginnt mit der Archivierung der papiergebundenen Post und der Überführung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle, geht über „Wiedervorlagen von Vertragsfristen und die aktive Zusammenarbeit an komplexen Dokumenten bis hin zur Abbildung von Arbeitsprozessen in digitalen Workflows“, ergänzt ­Stammer.

Darüber hinaus werden dank einer Variantenverwaltung sämtliche Änderungen und Bearbeitungsstände protokolliert – das Ursprungsdokument bleibt dabei meist im Original erhalten. Ein differenziertes Berechtigungssystem verhindert den unberechtigten Zugriff auf das Archiv. Doch ein digitales DMS umfasst mehr als das bloße Ablegen. Informationen werden aus verschiedenen Quellen in intelligenten Ordnern – der elektronischen Akte – gebündelt, sodass sämtliche Scans, Textdokumente und E-Mails – versehen mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index – an einem Ort verwahrt werden und ein effizientes Arbeiten möglich wird. Branchen- und abteilungsübergreifend setzt sich die E-Akte durch. Sogar Behörden empfehlen Unternehmen inzwischen ausdrücklich, Unterlagen elektronisch einzureichen, bei manchen Belegen ist dies inzwischen sogar Pflicht. Laut Bitkom ist allerdings der Weg zum digitalen Büro erst zur Hälfte geschafft. Laut Digital Office Index – eine repräsentative Befragung von 1.108 Unternehmen – vom März dieses Jahres haben sieben von zehn Unternehmen (69 Prozent) ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert.

Doch wohin mit der digitalen Version? 35 Prozent der befragten Betriebe nutzen Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Weitere 24 Prozent planen den Einsatz immerhin schon. Diesen Trend bestätigt Mirko Armstroff, Manager Assessment and Workflow Automation bei Xerox: „Derzeit ist das digitale Archiv noch nicht so verbreitet, wie es wünschenswert wäre. Viele Unternehmen sind im Umbruch – aber viele haben noch einen weiten Weg vor sich.“ Ähnlich beurteilt Stammer die Situation: „Längst nicht alle Unternehmen haben sich der Herausforderung der Digitalisierung gestellt. Die elektronische Archivierung ist zumindest bei vielen aber der erste Schritt, den Zugriff auf eine Vielzahl an Dokumenten für die Mitarbeiter erheblich zu vereinfachen.“

Die Vorteile liegen auf der Hand: Abgesehen von Einsparungen physischer Ressourcen wie Raum, Ausstattung und Wartung sind die digitalen Dokumente in einem elektronischen Archiv jederzeit zur Hand und jeder Zugriff darauf lässt sich überprüfen. „Es gibt viele Aspekte, die für eine digitale Archivierung sprechen: schnellerer Zugang und leichtere Auffindbarkeit von Dokumenten, mehr Transparenz und Effizienz im ­Dokumenten-Management sowie die Möglichkeit, Prozesse vollständig nachzuvollziehen, z. B. durch eine ­automatische Versionierung“, betont Brian Kurbjuhn, Head of EMC/Portals bei It-Novum.

Revisionssichere Archivierung


Elektronische Dokumente müssen genauso sicher verwahrt werden wie Papierunterlagen. Damit eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sichergestellt wird, regeln zahlreiche Vorschriften und Gesetze, welche Inhalte auf welche Weise aufbewahrt werden müssen. Die Vorhaltung der Originale ist dann nicht mehr zwingend notwendig, in den meisten Fällen ist die digitale Kopie z.B. im Fall einer Betriebsprüfung zur Vorlage ausreichend. Verbindliche Vorschriften etwa in Hinblick auf Firewalls und Antivirusprogramme gibt es hingegen nicht. „Es ist wichtig zu verstehen, dass das digitale Archiv selbst nicht gesetzlich reguliert ist. Der Grad der Regulierung ergibt sich erst aus den darin verwalteten Informationen sowie den abgebildeten Prozessen“, erläutert Kurbjuhn.

Eine Vielzahl der unternehmensrelevanten Dokumente müssen nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) gescannt und gespeichert werden. „Technisch muss sichergestellt werden, dass die Dokumente über einen langen Zeitraum lesbar sind. Hierzu wurde z. B. der internationale Standard für langzeitarchivierte PDFs eingeführt. Gleichzeitig gilt es zu beachten, dass diese im Nachhinein nicht verändert werden (können) bzw. eine durchgeführte Manipulation muss als solche erkennbar sein“, rät Michael Fuchs, Technology Evangelist bei Abbyy.

Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen Rechnungen. Die GoBD machen deutlich: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Ausdrucken und abheften ist unzureichend.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Aktenordner und Papierstapel wandern auf Festplatten, digitale Archivsysteme verschaffen Unternehmen Revisionssicherheit, ersparen ihnen viel Zeit und schonen Nerven bei der Suche nach wichtigen Unterlagen. Wer sich noch nicht für die digitale Variante entschieden hat, sollte spätestens jetzt darüber nachdenken.

Zehn Merksätze für die elektronische Archivierung

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zu „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten.

  • 1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral, d. h., technische Vorgaben und Standards für das zu verwendende elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben, der Unternehmer ist damit frei in der Wahl der entsprechenden Lösung.
  • 2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen, um Verlust oder Manipulation zu verhindern.
  • 3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen. Dies lässt sich hardware-seitig (z.B. durch fälschungssichere Datenträger), software-seitig
  • (z. B. durch automatische Protokollierung, Versionierung, Löschmerker) wie auch ­organisatorisch (mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleisten.
  • 4. Archivierte Objekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index
  • (Dokumenten-ID, Belegnummer) versehen werden, unter dem verwaltet und recherchiert werden kann.
  • 5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben. Bezüglich der technischen Bild- und Archivierungsformate besteht freie Wahl, solange die ­Lesbarkeit und ggf. die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind.
  • 6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglicht werden, als wären die Daten noch im Produktivsystem.
  • 7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung. Der Finanzverwaltung steht es zu, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Sichtung zu nutzen. Dabei steht auch die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Dokumente zu recherchieren.
  • 8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden. Im Fall der elektronischen Belegarchivierung hat das Unternehmen dem Betriebsprüfer Einsicht in die elektronischen Belege unmittelbar am Bildschirm über die betriebsinterne Hard- und Software zu gestatten. Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als ­Papieroriginale vorhanden sind.
  • 9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im ­Ausland erfolgen. Ein schriftlicher Antrag ist beim zuständigen Finanzamt zu stellen. Für elektronische Rechnungen müssen eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein.
  • 10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben, die für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Dabei muss ersichtlich werden, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt werden.

Quelle: Bitkom


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