07.12.2016 Immer korrekte Daten zur Hand

Warum Stammdaten-Management wichtige Basis für Big Data ist

Von: Ina Schlücker

Im Interview erklärt Monika Pürsing, CEO der Zetvisions AG in Heidelberg, warum das Stammdatenmanagement als wichtige Basis für Big Data sowie Analytics gilt und welche Bedeutung „Data Governance“ mittlerweile für die Unternehmen besitzt.

  • Monika Pürsing, Zetvisions

    „Das Thema ‚Big Data’ spielt uns in die Karten, da dadurch gleichzeitig auch das Interesse an der Qualität von Stammdaten steigt“, betont Monika Pürsing von Zetvisions.

  • Monika Pürsing, Zetvisions

    „Generell gilt: Zu Beginn von Stammdatenprojekten muss geklärt werden, welche Daten wirklich gebraucht werden und wer dafür verantwortlich ist“, so Monika Pürsing von Zetvisions.

  • Monika Pürsing, Zetvisions

    Monika Pürsing von Zetvisions: „Beim Stammdatenmanagement müssen Governance-Aspekte berücksichtigt werden: Wer darf Daten freigeben? Wer darf sie erfassen, einsehen und aktualisieren?“

Aus ihrer Historie heraus besitzt die 2001 gegründete Zetvisions AG mit ihrer Standard-Software für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement gleich zwei wichtige Standbeine. Unter Beteiligungsmanagement versteht man generell die Zusammenfassung aller strategischen, operativen und verwaltenden Aufgaben, die eine Unternehmensgruppe im direkten Umfeld ihrer Beteiligungen zu erfüllen hat. Im Wesentlichen sind dabei drei Aspekte zu berücksichtigen: die Erfüllung von rechtlichen Pflichten (gesetzliches Meldewesen, Compliance), die Unterstützung der täglichen Arbeit und die wertorientierte Steuerung des Beteiligungsportfolios. Es geht darum, die komplette Beteiligungsstruktur stichtagsgenau abzubilden, sprich verlässliche Beteiligungsinformationen, wie Stammdaten und Bewegungsdaten der Unternehmen, vorzuhalten. „Im nächsten Schritt kann dies mit unserer Lösung effizient verwaltet und gesteuert werden“, erklärt Monika Pürsing.

Zu den 200 Kunden der Heidelberger in ganz Europa zählen Konzerne und mittelständische Unternehmen. Derzeit nutzen die meisten davon noch das Beteiligungsmanagement. Dies soll sich in Zukunft jedoch ändern, auch da das Stammdatenmanagement für jedes Unternehmen – unabhängig von dessen Größe – eine hohe Relevanz besitzt. Im Interview mit IT-DIRECTOR erklärt Monika Pürsing, warum es sich für die Verantwortlichen lohnt, auf eine konsistente Datenbasis und eine schlüssige Datenorganisation zu achten.

IT-DIRECTOR: Frau Pürsing, was genau sind eigentlich Stammdaten?
M. Pürsing:
Als Stammdaten bezeichnet man statische Grunddaten oder Referenzdaten zu betriebsrelevanten Objekten wie etwa Produkten, Materialien, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern. In der Regel handelt es sich also um die Daten, die wesentlich für den Ablauf von Geschäftsprozessen sind und die sich selten verändern.

IT-DIRECTOR: Wie setzen Unternehmen heutzutage ihr Stammdatenmanagement auf?
M. Pürsing:
In allen Firmen liegen wie auch immer geartete Stammdaten vor, mit denen in der Regel mehrere Systeme arbeiten. Um ehrlich zu sein: Von einem wirklichen „Stammdatenmanagement“ kann in vielen Unternehmen nicht gesprochen werden. Häufig bestehen historisch gewachsene Datensilos, die meist nur einzelne Abteilungen bedienen, obwohl diese Daten auch für weitere Bereiche relevant sind. Die Bewältigung des Tagesgeschäfts wird zum Kraftakt, sei es durch permanente manuelle Datenpflege oder -abgleich oder fehlende Verlässlichkeit hinsichtlich der Datenqualität. Problematisch wird dies, wenn die Datenbasis inkonsistent ist und den betroffenen Abteilungen jeweils unterschiedliche, mitunter gar falsche Informationen übermittelt werden.

Von daher sind korrekte Stammdaten für den reibungslosen Ablauf sämtlicher Geschäftsprozesse enorm wichtig. Allerdings wird die Bedeutung von Daten je nach Branche unterschiedlich gewichtet. Stammdaten mit weitreichenden Auswirkungen sind sicherlich in der fertigenden Industrie vorrangig die Materialstammdaten entlang der Lieferkette – vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Versand und zur Logistik. Bei Dienstleitern, Banken und Versicherungen steht im Gegensatz dazu der Lebenszyklus von Kundendaten im Vordergrund.

Stammdaten müssen nicht nur in unterschiedlichste IT-Systeme einfließen, sondern dort auch von den jeweiligen Fachabteilungen bearbeitet werden können. Der Knackpunkt: Werden Stammdaten in den verschiedenen Abteilungen manuell (ein-)gepflegt, werden nicht nur Mitarbeiter gebunden, vielmehr erhöht sich auch die Fehlerquote.

IT-DIRECTOR: Welche Vorgehensweise ist stattdessen ratsam?
M. Pürsing:
Idealerweise nutzt man ein zentrales System, in dem alle globalen Stammdaten liegen. Am besten ein Multi-Domain-System, also eine Stammdatenlösung wie unser Zetvisions Spot (Single Point of Truth), die mehrere Stammdatendomänen abdeckt, beispielsweise Kunden-, Lieferanten-, Produkt- und Finanzstammdaten. Eine Multi-Domain-Lösung zentralisiert das gesamte Master Data Management. Alle relevanten Daten vom Einkauf bis zum Verkauf laufen in einem zentralen System zusammen. Je nach Bedarf werden von dort aus die Daten gemäß Validierungs- und Freigabeprozessen an alle angebundenen Systeme verteilt. Dabei kann man flexibel festlegen, welche Daten ins ERP-, ins CRM-System, in die Produktionsplanung oder an andere lokale Systeme fließen.

Hierfür bietet unsere Stammdatenmanagement-Software offene und standardisierte Schnittstellen sowohl für SAP- als auch Nicht-SAP-Systeme. Da wir als Technologiepartner der Walldorfer agieren, handelt es sich bei unseren Lösungen stets um zertifizierte SAP-Add-ons.

IT-DIRECTOR: Wer in den Unternehmen stößt bei inkonsistenten Stammdaten die Datenbereinigung an?
M. Pürsing:
Existieren schlechte Stammdaten, wird der Schwarze Peter gerne der IT-Abteilung zugespielt. Setzen die IT oder die Geschäftsleitung im nächsten Schritt eine Stammdateninitiative auf, holen sie zumeist die betroffenen Fachabteilungen mit ins Boot. IT kann Analysen zur Prüfung vorhandener Daten und Datenquellen durchführen und aufzeigen, wie es um die Datenqualität bestellt ist. Stammdatenmanagement ist kein Thema allein für die IT. Es kann von der IT getrieben, muss aber von den betroffenen Fachbereichen getragen werden. Auch die Datenverantwortung sollte in den Fachbereichen liegen.

Generell raten wir unseren Kunden von kurzfristigen Bereinigungsaktionen ab. Wir unterstützen sie vielmehr dabei, ihre Stammdaten langfristig optimiert zu verwalten. In diesem Zusammenhang treiben wir auch Themen wie „Data Governance“ und die Ausgestaltung von Geschäftsprozessen voran. Gemeinsam mit den Kunden klären wir z.B. die Verantwortlichkeiten: Welche Mitarbeiter dürfen die Daten pflegen? Wer gibt diese für die Verteilung in welchen Systemen frei?

IT-DIRECTOR: Mit wem sprechen Sie über Data Governance?
M. Pürsing:
Dies hängt von der jeweiligen Unternehmensgröße ab. Bei Großkunden treffen wir in der Regel auf eigene Data-Governance-Organisationen inklusive Data Stewards, Chief Data oder Chief Digital Officers. In mittelständischen Unternehmen hingegen werden solche Aufgaben von IT-Leiter oder CIO zum Teil übernommen und keine eigene Organisation aufgesetzt.

Generell ist es wichtig, dass die Data Governance in den Unternehmen tatsächlich „gelebt“ wird und nicht bloß irgendein Verantwortlicher dafür ernannt wird. Die Mitarbeiter selbst kann man für das Thema sensibilisieren, indem konkrete Richtlinien in regelmäßigen Schulungen vermittelt werden.

IT-DIRECTOR: Inwieweit muss man Daten heutzutage noch manuell pflegen?
M. Pürsing:
Auch heutzutage kommt man um eine manuelle Datenpflege nicht herum. Aber natürlich gibt es auch Maßnahmen, die die Pflege beschleunigen und erleichtern. Zum einen gibt es die Massendatenpflege, bei der z.B. nach Akquisitionen sämtliche Materialstammdaten des übernommenen Betriebs per Datenimport ins zentrale System fließen. Zum anderen können auch Basisdaten automatisiert eingepflegt und anschließend um manuelle Prozesse angereichert werden.

IT-DIRECTOR: Ist es möglich, dass Unternehmen zu viele Daten sammeln und vorhalten? Welche Rolle spielt dabei die Datensparsamkeit?
M. Pürsing:
Wird konkret definiert, wer für welche Daten verantwortlich ist, stellt sich schnell heraus, ob zu viele oder zu wenige Daten erhoben werden. Sollte sich partout kein Mitarbeiter finden lassen, der die Verantwortlichkeit für bestimmte Daten übernimmt, braucht man diese erst gar nicht zu erfassen. Dies erscheint wie ein radikaler, jedoch durchaus empfehlenswerter Ansatz.

IT-DIRECTOR: Wann sollte man Informationen wieder löschen?
M. Pürsing:
Irgendwann sind Daten nicht mehr aktuell. Dabei bilden wir den klassischen Lebenszyklus der Stammdaten mit einem sogenannten Statuskonzept ab. Es ermöglicht, beispielsweise Produktstammdaten inaktiv zu stellen, sollte der betroffene Artikel nicht mehr vertrieben werden.

Prinzipiell löscht unser System keine Daten. Die Daten können so gekennzeichnet werden, dass eine Sperre oder Löschvormerk über die Schnittstellen an andere Systeme weitergegeben werden.

IT-DIRECTOR: Mit welchem Aufwand sind Stammdatenprojekte verbunden?
M. Pürsing:
Hier kommt es darauf an, wie viele Domänen man abbilden möchte. Beschäftigt man sich allein mit einer Domäne – beispielsweise den Kundendaten – liegt die durchschnittliche Projektdauer bei rund sechs Monaten. Inbegriffen sind u.a. die vom Kunden durchzuführende Bereinigung der Daten, deren Einspielen ins System und die anschließende Verwaltung. Die Projekte beginnen mit der Analyse und werden nach dem Prinzip „Design – Build – Run“ umgesetzt. Dabei verstehen wir uns als klassisches Software- und nicht als Beratungshaus, wobei wir bei Kundenprojekten üblicherweise die Erstimplementierung übernehmen.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich zu Projektbeginn die Datenqualität messen?
M. Pürsing:
Haben sich die Verantwortlichen für ein neues Stammdatenmanagement entschieden, wissen sie bereits, dass es um die bisherige Datenqualität alles andere als gut bestellt war. In der Regel treffen wir dann tatsächlich auch auf sehr viele redundant vorgehaltene Datensätze.

Bevor wir Daten in unsere Software überspielen, wird vom Kunden eine Bereinigung durchgeführt, damit erst gar keine Dubletten oder unvollständigen Datensätze ins neue System gelangen. Hierbei können wir den Kunden bei der Prüfung der Daten und sog. Fehlerlisten unterstützen. Der erfolgreiche Einsatz unserer Software ist eine grundlegende Voraussetzung für den sogenannten „Single Point of Truth“ und sorgt für eine verbesserte Datenkonsistenz.

Gelangen in der Folge neue Stammdaten ins System, werden diese sofort bei Dateneingabe geprüft oder nächtliche Validierungsläufe messen regelmäßig deren Qualität. Die Ergebnisse wiederum werden den Nutzern übersichtlich in einem Dashboard angezeigt. Mitunter setzen die Kunden dabei Key Performance Indicators (KPI) auf, die beispielsweise eine fünfprozentige Fehlertoleranz zulassen.

IT-DIRECTOR: Was raten Sie den Kunden in diesem Zusammenhang?
M. Pürsing:
Die Verantwortlichen sollten sich bereits vorab klären, ob sie alle Daten über einen Kamm scheren wollen. Ein Beispiel betrifft das Produktsortiment: Gilt dieselbe Datenqualität für alle Produkte, oder liegt die Messlatte dafür bei aktuell aktiv vertriebenen Produkte höher? Oftmals betonen die Unternehmen, dass Informationen über aktive Produkte die besten sein müssen, während ältere Produktdaten eher vernachlässigt werden können.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte das Augenmerk bei der Auswahl eines Stammdatenmanagements legen?
M. Pürsing:
Die Verantwortlichen sollten darauf achten, dass es sich um eine leicht anpassbare und flexible Lösung handelt. Zudem sollten sie sich für eine multi-domain-fähige Software entscheiden, auch wenn man sich z.B. zunächst nur mit Kundenstammdaten beschäftigen will. Etwaige Anpassungen des Systems sollte der Kunde bestenfalls alleine – ohne externe Unterstützung – durchführen können: die Benutzeroberfläche, die Validierungen, die Prozesse, der Datentransfer – all dies sollte ohne Programmieraufwand und Spezialwissen mithilfe von Customizing-Know-how möglich sein. Darüber hinaus sollte die Lösung Data Governance und die damit verbundenen Prozesse unterstützen, z.B. die Definition von Benutzerrollen und Freigaberegeln. Eine Revisionssicherheit der Software kann ebenfalls nicht schaden, denn so können die Verantwortlichen sehen, welche Nutzer welche Daten neu angelegt oder geändert haben. Generell weisen wir unsere Kunden stets darauf hin, das Stammdatenmanagement – wenn und soweit personenbezogene Daten betroffen sind – in enger Abstimmung mit den Datenschutzbeauftragten zu realisieren.

Nicht zuletzt ist ein zentrales Stammdatenmanagement-Tool von Vorteil, das die Daten an verschiedene IT-Systeme verteilen kann. Dabei sollte die Pflege der Stammdaten dezentral in einzelnen Abteilungen oder an unterschiedlichen Standorten möglich sein.

IT-DIRECTOR: Kann man nicht auch die Bordmittel der ERP-Systeme für das Stammdatenmanagement nutzen?
M. Pürsing:
Prinzipiell schon, allerdings hebt sich unsere Lösung dank zusätzlicher Funktionen deutlich von den ERP-Tools ab. Unsere Lösung arbeitet web-basiert und kann Berechtigungen viel granularer aufsetzen. Des Weiteren lässt sich die Oberfläche der Software individuell anpassen und muss sich z.B. nicht zwingend an den SAP-Workflows orientieren. Validierungen können einfach vom Anwender definiert werden – ebenso lassen sich Eindeutigkeitsprüfungen frei festlegen.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen mobile Endgeräte für das Stammdatenmanagement?
M. Pürsing:
Wir bieten mit „Zetvisions Anywhere“ Apps für das Beteiligungs- und auch das Stammdatenmanagement an. Mit ihnen lassen sich Datenfreigaben von unterwegs realisieren; daneben können die Außendienstmitarbeiter die Daten nicht nur abrufen, sondern zukünftig auch pflegen. In Zukunft wollen wir die Lösungen weiter ausbauen, damit die Nutzer weitere Geschäftsprozesse mobil anstoßen können.

IT-DIRECTOR: Neben der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte arbeiten immer mehr größere Unternehmen mit Lösungen für Big Data und Analytics. Wie wichtig sind Stammdaten für solche Auswertungen?
M. Pürsing:
Die Basis für Big-Data-Analysen bilden zunächst riesige Datenmengen. Je nach gewünschter Auswertung spielen dabei auch die Stammdaten eine wesentliche Rolle. Nutzen Anwender beispielsweise unzureichend gepflegte Kundendaten und damit falsche Informationen für ihre Analysen, sind miserable Ergebnisse die Folge. Vor diesem Hintergrund bemerken wir, dass Big-Data-Vorhaben der Unternehmen zunehmend zum Treiber für Projekte rund um das Stammdatenmanagement werden.

IT-DIRECTOR: Big-Data-Analysen nutzen neben strukturierten auch unstrukturierte Daten. Wie geht Ihr System mit letzteren um?
M. Pürsing:
Unstrukturierte Daten müssen sich den richtigen Stammdatenobjekten zuordnen lassen, d.h. sie müssen mit den jeweiligen Kunden oder Produkten in Verbindung gebracht werden können. So lassen sich etwa unstrukturierte Daten aus sozialen Medien heranziehen, um bestimmte Trends für das Produktmanagement abzuleiten.

Doch die Analyse alleine reicht nicht aus. Vielmehr müssen anhand der ermittelten Ergebnisse bestimmte Aktionen und Verbesserungen abgeleitet werden können. Denn ohne das Erkennen von Zusammenhängen, Bedeutungen und Mustern sind die Daten wertlos. Ein Beispiel, wie viel Zeit man bei Analysen vergeuden kann, liefert das Beratungshaus Lünendonk: Demnach verbleiben 43 Prozent der für Management-Reporting aufgewendeten Zeit ohne konkretes Ergebnis und werden für Datenbeschaffung, Plausibilisierung und Abstimmung sowie für Konsolidierung aufgewendet. Viel wichtiger seien laut den Analysten aber aktuelle Real-Time-Berichterstellung, Analyse und Kommentierung sowie Maßnahmennachverfolgung.

IT-DIRECTOR: Welche weiteren Trends erkennen Sie im Big-Data-Umfeld?
M. Pürsing:
Es geht zunehmend um sinnvolle Prognosen respektive „Predictive Analytics“. Im Umfeld von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge spricht man diesbezüglich von „Predictive Maintenance“. Für alle damit verbundenen Prozesse werden auch die entsprechenden Stammdaten gebraucht. Als ein Beispiel gilt die vorausschauende Wartung von Windrädern: Hierbei müssen die Servicetechniker den Standort des betroffenen Windrads kennen und wissen, welche Komponenten dort verbaut sind, welche in Bälde ausfallen und welche ausgetauscht werden müssen.

IT-DIRECTOR: Ein Blick nach vorne: Welche Pläne verfolgen Sie in naher Zukunft?
M. Pürsing:
Zum einen rückt die mobile Nutzung unserer Beteiligungs- und Stammdatenlösungen mit „Anywhere“ immer stärker in den Fokus. Hier wollen wir die Datenpflege mit mobilen Prozessen, wie etwa Freigaben, weiter verbessern.

Zum anderen beschäftigen wir uns, wie derzeit wohl die meisten SAP-Partner, mit dem Thema S4/Hana. Dabei soll unser Stammdatenmanagement, das bereits für Hana als auch für S4/Hana zertifiziert ist, künftig die Möglichkeiten der In-Memory-Computing-Suite der SAP besser nutzen können. So könnte beispielsweise mit Hana ein auf Millionen von Datensätzen basierendes Materialstammdatenmanagement deutlich beschleunigt werden. Gleichzeitig laufen Suchanfragen sehr viel schneller ab als bisher.

IT-DIRECTOR: Welche Projekte fragen die Kunden derzeit verstärkt nach?
M. Pürsing:
Die Entwicklungen rund um S4/Hana treiben derzeit viele Kundenprojekte voran. Unabhängig von den SAP-Themen geht es in unseren Projekten primär um Kunden-, Material- und Produktstammdaten. Darüber hinaus identifizieren wir momentan weitere Anwendungsfälle, beispielsweise die Optimierung von Referenzstammdaten.

IT-DIRECTOR: Was verstehen Sie unter Referenzdaten?
M. Pürsing:
Referenzdaten werden für Gruppierungen, Hierarchien und Kategorisierungen von Daten verwendet. Sie existieren sowohl unternehmensintern – etwa Unternehmensstrukturdaten –, aber auch über Unternehmensgrenzen hinweg, zum Beispiel ISO-Ländercodes. Ein Beispiel: Welche Länder zu Asien gehören, ist geografisch klar definiert. Ein Konzern hingegen definiert seine Region „Asia-Pacific“ nach eigenen Vorgaben. Die dadurch entstehenden Referenzdaten müssen konzernweit in allen IT-Systemen einheitlich gehandhabt werden.

Ein weiteres Anwendungsszenario für unsere Lösung sehen wir im Identity and Access Management (IAM). Hierbei meinen wir die Verwaltung klassischer Personalstammdaten sowie die Verwaltung von Zugangs- und Systemberechtigungen der jeweiligen Mitarbeiter.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Denkbar wäre der Einsatz unserer Lösung auch im Infrastrukturmanagement, um etwa für Hardware wie Drucker, Multifunktionsgeräte oder Server Informationen über Leasing-Zeiträume oder Wartungsfenster bereitzustellen. Im Fokus steht zudem das Zusammenspiel mit dem User Helpdesk. Öffnet ein Mitarbeiter ein Service-Ticket wegen eines defekten Druckers, können dessen Stammdaten (Standort des Geräts, Zubehörliste, Wartungspartner etc.) aus unserem System automatisch in die IT-Service-Management-Lösung eingespielt oder direkt aus Zetvisions Spot abgerufen werden.


Monika Pürsing
Alter: 50 Jahre
Werdegang: Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Frankfurt am Main; 1996 bis 2000 Produktmanagerin und Geschäftsführerin in einem medizintechnischen Unternehmen. Im Oktober 2000 Einstieg in den Software-Bereich für Beteiligungsmanagement bei internationalen Anbietern; dort verantwortlich für Consulting und Business Development. Seit März 2006 war sie Leiterin Produktmanagement bei der Zetvisions AG und seit 2010 ist sie Mitglied des Vorstandes.
Derzeitige Position: seit Januar 2011 Chief Executive Officer bei der Zetvisions AG, Heidelberg


Bildquelle: Susanne Reichardt

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