14.02.2017 Abschied von Insellösungen

Was bringt globalen Unternehmen ein einheitliches DMS?

Von: Lea Sommerhäuser

Global agierende Unternehmen mit weltweit verteilten Projektteams benötigen jederzeit einen schnellen Zugriff auf ihre Daten, wobei oft noch Insellösungen zum Einsatz kommen. Wäre ein einheitliches Dokumenten-Management-System (DMS) nicht sinnvoller?

Viele Unternehmen arbeiten im Bereich DMS noch mit Insellösungen.

Je verteilter Menschen zusammenarbeiten, desto bedeutender werden das Dokumenten-Management und damit zusammenhängende Geschäftsprozesse, die auch grenzüberschreitend funktionieren müssen. Ein typisches Beispiel hierfür sind Industrieunternehmen, die Forschung und Entwicklung in Deutschland betreiben und in Osteuropa oder Indien produzieren. „Außerdem darf es keinen Unterschied machen, ob die involvierten Personen Mitarbeiter oder externe Partner sind“, bemerkt Merten Slominsky, Vice President EMEA von Alfresco. Alle an der Wertschöpfungskette beteiligten Personen müssen alle relevanten und aktuellen Informationen stets zur Hand haben. Sonst verlieren sie zu viel Zeit damit, Unterlagen zusammenzusuchen und per E-Mail von anderen Mitarbeitern hin und her schicken zu lassen.

Großunternehmen nutzen häufig noch verschiedene Dokumenten-Management- und Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS/ECM), um ihr Dokumentenaufkommen über Ländergrenzen hinweg zu bewältigen. Die Lösungen werden entweder aufgabenspezifisch, aufgrund organisatorischer Anforderungen oder als Zusatzfunktion einer Fachanwendung – z. B. Personalakte – eingesetzt. „Bei eigenständigen Niederlassungen, d.h. Organisationseinheiten mit eigener IT, finden häufig lokale Entscheidungen statt, die zu Insellösungen führen“, weiß Michele Barbato, Produktmanager bei der Ceyonic Technology GmbH. Auch die ständigen Zukäufe und Übernahmen bei größeren Firmen erschweren die Einführung und Nutzung einer länderübergreifenden Systemplattform. Schließlich dauert es nach einer Fusion eine gewisse Zeit, bis Prozesse angepasst und Systeme abgeglichen wurden. „Aber in der Zielvorstellung der Geschäftsführung und der IT-Administratoren setzt ein global agierendes Unternehmen sicher nicht auf Insellösungen“, meint Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der Elo Digital Office GmbH.

Denn gerade bei internationalen Projekten führen Insellösungen zu Medienbrüchen, doppelter Datenhaltung und ggf. sogar zu Sicherheitsproblemen, „da Anwendern aus unterschiedlichen Länderniederlassungen Zugriffsberechtigungen erteilt werden müssen“, erklärt Thomas Kleiner, CEO der iXenso AG. „Unterscheiden sich die einzelnen DMS-Lösungen dann auch noch im Funktionsumfang, müssen sich die leistungsstärkeren Systeme am ‚schwächsten Glied‘ der Prozesskette ausrichten.“ Auch Jens Büscher, Geschäftsführer der Amagno GmbH, sieht hier keinerlei Vorteile: „Angefangen bei unterschiedlichen Lizenzmodellen, verschiedenen Support-Verantwortlichkeiten, abweichenden System- und Sicherheitsumgebungen und vielem mehr.“ Insbesondere seien aber auch die Mitarbeiter gefordert, verschiedene Lösungen zu erlernen. Vorteile könnten sich höchstens ergeben, wenn die Niederlassungen hoch spezialisierte Lösungen benötigen, die ein einheitliches System alleine nicht bieten kann. „Das ist aber die große Ausnahme“, meint Oliver Schulze, Geschäftsführer der Agorum Software GmbH.

Generell ist es für ein Unternehmen sehr viel komfortabler, standortübergreifend mit einem einheitlichen System zu arbeiten – nicht nur für die internen Abläufe und die Kommunikation untereinander, sondern auch für die Einsetzbarkeit von Mitarbeitern, das Zusammengehörigkeitsgefühl und somit letztlich die Zufriedenheit. Laut Karl Heinz Mosbach gilt grundsätzlich: „Je vernetzter die Systeme und Standorte sind, umso entscheidender ist es, dass die Systeme die ‚gleiche Sprache sprechen‘.“ Mithilfe einer einheitlichen DMS-Lösung könnten Prozesse besser abgestimmt werden, der Mitarbeiter sehe sich als Teil des Unternehmens, egal wo er sitze.

Weitere Vorteile sind laut Thomas Kleiner transparente Zugriffsrechte, übergreifende Suchfunktionen sowie Analysemöglichkeiten und eine zentrale Zugriffs- und Änderungsprotokollierung. Nicht zuletzt nennt er die „deutlich geringeren Anschaffungskosten bzw. monatlichen Kosten bei Cloud-Lösungen“ als Plus. Ähnlich sieht es Oliver Schulze: „Die Einführung eines einheitlichen DMS ist meist schneller realisiert und langfristig kostengünstiger als die komplizierte Zusammenführung zweier Systeme und die daraus entstehenden Folgeaufwendungen durch stetige Anpassungen und Reibungsverluste.“

Agile Ansätze sinnvoll


Stolpersteine kann es bei der Einführung einer entsprechenden Lösung aber dennoch geben. Oft überstrahlt die Diskussion über technische Features die entscheidenden Fragen grundsätzlicher Natur: Wann braucht welcher Mitarbeiter welche Informationen? Wie und mit welchen Endgeräten arbeiten die Nutzer wirklich? Passen die Organisationsstrukturen? „Der Nutzer sollte von Anfang an im Mittelpunkt stehen“, empfiehlt Merten Slominsky. Die Lösung könne technisch noch so versiert sein – werde sie von den Nutzern nicht angenommen, scheitere das Projekt. Und man sollte auch nicht den Fehler machen, jahrelange, sehr große Projekte auf einmal stemmen zu wollen. Agile Ansätze seien hier moderner und würden einen schnelleren ROI versprechen.

Ist eine ganzheitliche DMS-Lösung eingeführt, gilt es, die Mitarbeiter mit der neuen Technik vertraut zu machen. Hier kommt es vor allem auf die Bereitschaft und den Wissensstand der Arbeitnehmer an – sind diese fit in gängigen IT-Lösungen, sollte kein hoher Schulungsaufwand vonnöten sein. „Moderne Dokumenten-Management-Systeme sind heute intuitiv und komfortabel via Browser bedienbar“, weiß Thomas Kleiner. „Wer sich bereits mit dem Browser im Internet bewegt, arbeitet sich schnell in die neuen HTML5-User-Interfaces, sprich Bedienoberflächen, ein.“ Die Herausforderung bestehe eher im korrekten „fachlichen“ Umgang mit Dokumenten, also der richtigen örtlichen Ablage und dem Qualitätsbewusstsein der Anwender, z.B. eine korrekte und sinnvolle Verschlagwortung vorzunehmen. Sofern diese Sensibilisierung erfolgt sei, beschränke sich der Schulungsaufwand auf wenige Stunden und sollte nach dem „Train the Trainer“-Konzept und über sogenannte Key-User erfolgen.

Sprachliche Barrieren meistern


Letztlich können Unternehmen mithilfe von ECM-/DMS-Lösungen ihre Daten digital aufbewahren, verwalten und verwerten. Doch zu bedenken ist, dass Rechtssicherheit nicht allein durch die Einführung einer entsprechenden Lösung gegeben ist, sondern immer auch die Erfüllung anderer Aspekte wie juristischer und technischer Vorgaben erfordert. Diese variieren von Land zu Land. „Für viele Länder bringen DMS-/ECM-Systeme schon in der Standardversion Erweiterungen mit, die besondere rechtliche Anforderungen – wie beispielsweise die ,Conservazione Sostitutiva‘ – abdecken“, weiß Karl Heinz Mosbach. Dabei handelt es sich um ein digitales, vom italienischen Gesetzgeber reguliertes Verfahren, um die Rechtsgültigkeit eines digitalen Dokuments entlang seines Lebenszyklus zu garantieren. In den meisten anderen Fällen soll sich ein System anforderungsgerecht anpassen lassen. „Sehr gute DMS-Lösungen können funktionale Anforderungen über Rollen abbilden“, bekräftigt Michele Barbato von Ceyoniq, „die in Kombination mit Indexwerten zu einem hoch effizienten Werkzeug werde, um gesetzliche Regelungen eines Landes im Sinne des Unternehmens abzubilden.“

Technisch sollte ein DMS zudem die Voraussetzung bieten, alle möglichen Sprachen darstellen zu können. Die Oberfläche muss leicht übersetzbar sein, z. B. mit einer zentralen Übersetzungsdatei. „Mittel der Wahl sind hier – wenn möglich – Bedienungsoberflächen in der lokalen Sprache und entweder eine einheitliche Speicherung in Englisch oder mehrsprachige Speicherung der Metainformationen“, weiß Thomas Kleiner. Bei einer mehrsprachigen Speicherung sei jedoch eine zentrale Verwaltung und kontinuierliche Pflege der Mapping-Tabellen und Auswahllisten unabdingbar. Die Projektsprache sei natürlich Englisch. Eine weitere Herausforderung stellen in diesem Zusammenhang ggf. kulturelle Unterschiede dar.

Keine Überraschungen mehr


Nicht zu unterschätzen ist neben den sprachlichen Barrieren auch der sichere Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg. Können moderne DMS-Lösungen diesen gewährleisten? Laut Karl Heinz Mosbach hängt dies hauptsächlich von der IT-Infrastruktur der betreffenden Unternehmen sowie davon ab, in welchen Ländern man tätig ist. Spezielle Verschlüsselungsverfahren würden aber insgesamt für eine hohe Sicherheit bei der Datenübertragung sorgen. Dies erläutert Thomas Kleiner genauer: „Moderne DMS- und ECM-Systeme kommunizieren untereinander heutzutage verschlüsselt via HTTPS-Protokoll bzw. Webservices und spezielle Zertifikate. Unterschiedliche DMZ-Ebenen (Demilitarized Zone) und dedizierte VPN-Strecken gewährleisten zusätzlich ein hohes Maß an Sicherheit.“ Und auch Merten Slominsky von Alfresco betont: „Mithilfe eines ECM-Systems lässt es sich vermeiden, vertrauliche Informationen als Dokumentenanhang oder E-Mail-Text ‚durch die Welt‘ zu schicken.“ Stattdessen werden diese an zentraler Stelle gespeichert, um Mitarbeitern und Partnern darauf selektiv und kontrolliert Zugriff zu geben. Der Zugang könne auch jederzeit wieder entzogen werden. Das sei technisch ganz leicht möglich.

„Im Funktionsumfang gibt es seit Jahren keine Überraschungen mehr“, meint Jens Büscher von Amagno. Deshalb sei letztlich nicht mehr das „Was“, sondern das „Wie“ entscheidend, wenn es um die Auswahl einer neuen Dokumenten-Management-Lösung gehe: „Wie cool und einfach ist das User Interface? Wie automatisiert verarbeitet die Lösung meine Dokumente statt eines Eingabedialogwahnsinns? Die Entscheidungen treffen heute viel mehr – und das ist auch logisch und notwendig – die Anwender und nicht mehr die IT-Leiter. Lösungen werden bei modernen Unternehmen aus dem Team geboren und nicht diktiert.“ Daher stehe die Nutzerfreundlichkeit an erster Stelle.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nicht zuletzt legen Mitarbeiter auch immer mehr Wert darauf, schnell und flexibel arbeiten zu können, und zwar möglichst ortsungebunden. Büscher bestätigt: „Mobile Applikationen spielen eine herausragende Rolle, da wir in einer modernen Arbeitswelt nicht mehr den klassischen Arbeitsplatz und Feierabend erleben, sondern agile Teams mit einem Anspruch an Worklife Balance, um zu jeder Zeit an jedem Ort und mit jedem Gerät die eigenen Arbeiten durchführen zu können.“


Tipps für DMS-Anwender

Überlegen Sie sich vorab genau, was Sie mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) umsetzen und erreichen möchten – heute und in Zukunft.

  •   Wie ist gewährleistet, dass die Benutzer das System akzeptieren?
  •   Wie flexibel lässt sich das System genau an Ihre Bedürfnisse anpassen?
  •   Binden Sie Ihre Key-User mit ein. Finden Sie heraus, wo das DMS ihnen helfen kann.
  •   Reden Sie mit den Fachabteilungen, um genau zu wissen, was gebraucht wird.
  •   Liefert Ihr zukünftiger DMS-Hersteller alle Funktionen, die Sie benötigen, aus einer Hand oder sind Sie von Drittherstellern abhängig?
  •   Wie gut integriert sich das System in Ihre IT-Landschaft?
  •   Ist das System ergonomisch und intuitiv bedienbar?
  •   Deckt das System die notwendigen rechtlichen Vorgaben ab?
  •   Wie offen ist das System?
  •   Kommen Sie jederzeit wieder an die Daten heran, auch wenn Sie den Hersteller wechseln müssten?

Quelle: Oliver Schulze, Geschäftsführer von Agorum


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