01.08.2017 Dateiaustausch bei der Volksbank

Wie Banken sicher kommunizieren

Von: Hans J. Gilg

So klappt bei der Volksbank Ermstal-Alb der sichere Austausch von Dokumenten per E-Mail für Privat- und Firmenkunden.

  • Sicherer Dokumentenaustausch

    Sicherer Dokumentenaustausch bei der Volksbank Ermstal-Alb

  • Peter Pietschmann, Volksbank Ermstal-Alb

    Peter Pietschmann, Mitarbeiter IT-Organisation, Volksbank Ermstal-Alb

  • Volksbank Ermstal-Alb eG

    Die Volksbank Ermstal-Alb eG erhöht die Sicherheit beim Datenaustausch.

Um Daten sicher auf elektronischem Wege mit ihren Kunden austauschen zu können, setzt die Volksbank Ermstal-Alb seit Ende 2016 eine neue Kommunikationslösung ein. Die Bank mit Sitz in Metzingen wurde 1867 gegründet, beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter in 27 Geschäftsstellen und betreut mehr als 70.000 Privat- und Firmenkunden. Mitarbeiter und Kunden schätzen die Lösung, weil sie einfach zu bedienen ist, die IT wegen ihres geringen Aufwandes.

Im Privat- und Firmenkundengeschäft stehen Banken – speziell Regionalbanken – vor der Aufgabe, mehrere Probleme gleichzeitig zu lösen. Einerseits gilt es, die verschärften regulatorischen Anforderungen an das Kreditgewerbe zu erfüllen. Dabei steigen gerade im Umgang mit den sensiblen Kunden- und Kontodaten die Anforderungen an den Datenschutz immer weiter. „Andererseits erwartet der Kunde aber auch den schnellen und unkomplizierten Datenaustausch über die elektronischen Medien. Zudem werden die zu übertragenden Datenmengen immer größer“, sagt Peter Pietschmann, der als Mitarbeiter in der IT-Organisation der Volksbank Ermstal-Alb für die Lösung verantwortlich ist.

Anhänge oder ganze Mails verschlüsseln

2016 war die Volksbank auf der Suche nach einem Programm oder Tool, das den Datenaustausch zwischen Bank und Kunde darstellen kann, datenschutzrechtlich sicher und dennoch für die Mitarbeiter und Kunden einfach bedienbar ist. Darüber hinaus sollten auch die Kunden angeforderte Daten auf elektronischem Weg schnell, einfach und sicher an ihren Bankberater übertragen können. Ein weiteres Muss war die Integration in IBM Notes, was sich als schwierig erwies, weil viele Software-Anbieter diese Plattform nicht unterstützen. Schließlich sollten durch die neue Lösung weder die Aufbau- und Ablauforganisation noch die IT-Systeme der Bank wesentlich verändert werden.

Nachdem die IT-Abteilung der Bank einige Produkte von verschiedenen Herstellern getestet hatte, fiel ihre Wahl auf Cryptshare. Bei dieser Lösung war das Preis-Leistungsverhältnis am attraktivsten. Bei anderen Produkten fehlte zum Beispiel entweder immer eine der gewünschten Funktionen oder diese ließ sich nur kompliziert darstellen. Etwa bei der IBM-Notes-Integration. Als weitere Beispiele führt Pietschmann an, dass die Benutzer Daten übertragen können, ohne sich vorher während eines langwierigen Anmeldeprozesses registrieren zu müssen. Außerdem ist die Option wichtig, dass die Anwender wählen können, ob sie die Anhänge verschlüsseln wollen oder die gesamte E-Mail – also Nachricht, Betreff und Anhänge.

Vertraulich antworten

Die Lösung funktioniert wie folgt: Cryptshare löst die Dateianhänge von E-Mail-Nachrichten ab, speichert diese verschlüsselt auf dem Cryptshare-Server und fügt eine verständliche Information samt Download-Link in die E-Mail Nachricht an den Empfänger ein. So wird die Sicherheit im Hinblick auf den Datenaustausch erhöht. Zudem können die externen Empfänger der Bank über die Webanwendung vertraulich antworten. „Die Lösung ändert nur die Versandweise der ausgehenden E-Mails und verbessert unseren Sicherheitsanspruch in Bezug auf den E-Mail-Verkehr sowie den Datenaustausch mit externen Empfängern“, sagt Pietschmann.

Vor der endgültigen Installation hatte die Volksbank Ermstal-Alb die Lösung rund vier Wochen lang auf ihre Funktionalität testen können. Weiterhin konnte auch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverwaltung einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz gemäß § 9 Satz 1 BDSG geliefert werden. Aufgrund der positiven Testergebnisse und der hohen Abdeckung ihrer Anforderungen entschied sich die Volksbank für Cryptshare.

Bildquellen: Thinkstock/iStock, Volksbank Ermstal-Alb eG

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