29.06.2017 Aktuelle Studie zur Microsoft-Plattform

Wie reif sind Sharepoint-Workflows?

Eine aktuelle Studie ermittelt den Reifegrad von Workflow-Management mit der Microsoft-Plattform Sharepoint.

  • Reifegrad von Workflow-Management

    Gemeinsam mit der Hochschule der Medien Stuttgart hat Group Business Software (GBS) den Reifegrad von Workflow-Management unter Microsoft Sharepoint untersucht.

  • Sharepoint-Studie

    Sharepoint-Studie „Workflows Spezial 2017“

  • Sharepoint-Studie

    Sharepoint-Studie „Workflows Spezial 2017“

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation, wozu Workflow-Lösungen auf der Microsoft-Sharepoint-Plattform ihren Teil beitragen können. Vor diesem Hintergrund haben Group Business Software (GBS), das Fachportal Sharepoint360.de sowie die Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) nun eine neue Anwenderstudie über den Reifegrad der Workflow-Nutzung unter Sharepoint veröffentlicht. Grundlage hierfür ist eine von März bis April 2017 durchgeführte Umfrage. Rund 150 Vertreter verschiedener Branchen im deutschsprachigen Raum haben sich beteiligt. Der Großteil von ihnen sind Entscheidungsträger aus den Bereichen IT, Marketing und Geschäftsführung.

Mit seinen vorhandenen Bordmitteln liefert Microsoft zwar das grundlegende Rüstzeug für Automatisierung und Prozessunterstützung. Die Möglichkeiten dieser Werkzeuge sind jedoch begrenzt, so dass viele Unternehmen entweder eigene Erweiterungen programmieren oder sich nach professionellen Workflow- und Prozess-Tools von Drittanbietern umsehen. Welche Bedürfnisse die Anwender dabei haben, welche Erwartungen sie an die Hersteller stellen und welche Chancen sich für etablierte und neue Anbieter ergeben, darüber gibt die Sharepoint-Studie „Workflows Spezial 2017“ Auskunft.

Zentrale Ergebnisse im Überblick

Laut Erhebung macht Microsoft deutliche Fortschritte, was den Einsatz von Office 365 mit der enthaltenen Kernkomponente Sharepoint Online betrifft. Dazu erläutert Prof. Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien Stuttgart: „Auch wenn mit 64 Prozent noch ein Großteil der Anwenderunternehmen auf den Betrieb im eigenen Betrieb setzt, so ist die Cloud-Nutzung auf dem Vormarsch. 29 Prozent setzen inzwischen die Cloud-Suite in unterschiedlichen Formen ein, während es bei der Vorjahresbefragung nur 13 Prozent waren.“

Workflows und die damit einhergehende Automatisierung von Geschäftsprozessen genießen in Unternehmen einen hohen Stellenwert. So gaben 56 Prozent an, Sharepoint im Bereich Workflow-Management bereits zu nutzen, weitere 26 Prozent der Befragten planen dies in der Zukunft. „Dabei fällt auf, dass die ursprünglich aus der Sharepoint-Historie getriebenen IT-lastigen Einsatzbereiche zunehmend verschwinden. Stattdessen wird Sharepoint verstärkt fachabteilungsübergreifend genutzt. Insbesondere setzt sich die Microsoft-Lösung in den Bereichen Vertrieb (36 Prozent), Einkauf (36 Prozent) und Personalwesen (34 Prozent) durch“, betont Wolfgang Miedl von Sharepoint 360. Damit sei die Durchdringung nahezu identisch zu den IT-Bereichen. Hier liegt die aktuelle Verbreitung, beispielsweise für die Bearbeitung von Support-Tickets, bei 38 Prozent.

Tools von Drittanbietern

Ein weiteres Studienergebnis: Interessant ist die Unzufriedenheit vieler Anwender mit den von Sharepoint bereitgestellten Funktionalitäten: 58 Prozent der befragten Anwender sind nicht oder nur teilweise zufrieden mit den Microsoft-eigenen Möglichkeiten. Betrachtet man den Einsatz von Workflow-Tools detaillierter, dann steht fest: 71 Prozent der Anwender verwenden eine zusätzliche Software. Davon begnügen sich jedoch nur 32 Prozent mit den von Microsoft gelieferten Funktionen, fast die Hälfte – 49 Prozent – setzt für die Entwicklung von Workflows lieber auf Lösungen von Drittanbietern. Der hohe Einsatzgrad an externen Workflow-Tools steht nicht zuletzt auch in Zusammenhang mit der oftmals schwierigen Ressourcensituation im Personalbereich: Gut 80 Prozent der Unternehmen setzen weniger als fünf Mitarbeiter im Sharepoint-Umfeld ein.

Wenngleich die meisten Unternehmen also auf Drittanbieterlösungen setzen, sind jedoch nur sechs Prozent sehr zufrieden mit den derzeit eingesetzten Lösungen. Der Großteil, nämlich 52 Prozent, ist eher mäßig zufrieden bis unzufrieden. „Die doch eher geringe Zufriedenheit mit den integrierten Funktionalitäten, aber auch mit etablierten Drittanbietern, zeigt, dass hier noch erheblicher Optimierungsbedarf besteht. Für uns als Lösungsanbieter im Bereich Workflow-Management steht daher nicht nur eine intuitive Bedienung im Fokus, sondern auch die plattformunabhängige Einsetzbarkeit und Integration mit Drittsystemen, wie beispielsweise SAP“, sagt Andreas Richter von Group Business Software (GBS).

Dass genügend Potential sowohl für etablierte Anbieter als auch innovative Einsteiger vorhanden ist, beweist nicht zuletzt die vorhandene Investitionsbereitschaft im Bereich Workflow: 20 Prozent der bereits bestehenden Anwender wollen in den nächsten zwölf Monaten mehr als 50.000 Euro im Bereich Workflows investieren. Der überwiegende Teil, 75 Prozent, will bis zu 50.000 Euro in die Hand nehmen. Berücksichtigt man die Tatsache, dass in letzter Zeit einige neue Anbieter mit innovativen Produkten im Marktsegment Workflow-Tools auftreten, steht ein spannender Wettbewerb bevor.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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