Wissensplattform im Einsatz

IT-DIRECTOR: Herr Schumann, Sie haben im Unternehmen kürzlich eine Wissensplattform eingeführt. Was gab den Ausschlag dafür?
A. Schumann: Das Projekt zielt darauf ab, Wissen über die gesamte SMS Group hinweg zu sammeln bzw. auszutauschen. SMS Siemag selbst ist ein Teilkonzern innerhalb der Unternehmensgruppe.

Der Anlass für das Projekt war zum einen, dass der Konzern dezentral aufgestellt ist. Mit der Wissensplattform sollen nun Synergien zwischen den einzelnen Firmen geschaffen werden. Zum anderen agieren wir hauptsächlich als Ingenieurunternehmen und beschäftigen viele Wissensarbeiter, die ihre Erfahrungen in den nächsten zehn bis fünfzehn Jahren mit in den Ruhestand nehmen. Deren Erfahrungen und Know-how möchten wir konservieren, damit auch die nachfolgenden Mitarbeitergenerationen profitieren können.

IT-DIRECTOR: Apropos Ingenieure – geht es bei der Plattform vorrangig um Informationen rund um die Produktentwicklung?
A. Schumann: Nein, vielmehr haben wir das Portal von Anfang an und ohne Einschränkungen für sämtliche Fachbereiche aufgesetzt. Denn ein Vertriebsmitarbeiter muss stets im Blick haben, was sich die Technikkollegen bei der Entwicklung gedacht haben. Hingegen ist es für einen Projektleiter hilfreich zu wissen, warum ein Verkäufer eine bestimmte Vereinbarung mit einem Kunden getroffen hat. Von daher geht es uns vor allem darum, Wissen interdisziplinär zu verbreiten.

IT-DIRECTOR: Ähnelt Ihre Plattform damit einem klassischen Wiki?
A. Schumann: Dieser Begriff wird natürlich sehr stark von Wikipedia geprägt. Wir gehen allerdings einen Schritt weiter und sehen die Grenzen zwischen Intranet, Wiki und sozialen Medien als fließend an. Dabei arbeiten wir weniger mit Stichworten, sondern nutzen sämtliche Formate, die ein interaktives Medium bieten kann. Dies beschränkt sich dann eben nicht allein auf das Kartografieren von Sachverhalten in alphabetischer Reihenfolge, sondern schließt auch die Möglichkeiten von Diskussionen, Blogs oder etwa Foren ein. Zudem sollen die Mitarbeiter nicht nur reine Schreibarbeit übernehmen, sondern in Foren oder Diskussionsrunden ihre Meinung vertreten.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns ein konkretes Beispiel nennen?
A. Schumann: Ein indischer Kollege stellt im Portal folgende Frage: „Hat jemand bei SMS bereits Erfahrungen mit 3D-Druck gesammelt?“ Daraufhin meldet sich der Leiter der betrieblichen Ausbildung eines deutschen Standorts zurück: „Wir be­sitzen einen 3D-Drucker, mit dem wir Modelle von unseren Anlagen dreidimensional darstellen können.“ Solche Informationen findet man in keinem Wiki, diese entstehen aus dem Frage-Antwort-Zusammenspiel.

IT-DIRECTOR: Sie beschäftigen in der Gruppe weltweit 13.500 Mitarbeiter. Wie behalten Sie dabei den Überblick über sämtliche Fragen, Einträge in Foren oder ­Diskussionsrunden?
A. Schumann: Bislang besitzen rund 10.000 Mitarbeiter einen Portalzugang. Der einfachste Anwendungsfall ist dabei die Nutzung des hinterlegten Telefonbuchs. Dabei besitzt jeder User die Möglichkeit, über seine reinen Kontaktdaten hinaus ein Foto einzustellen oder in Stichworten seine Kompetenzfelder und seinen Werdegang aufzuführen. Ein Beispiel: Sucht ein Nutzer nach dem Stichwort „Dynamische Simulation“, werden alle Mitarbeiter aufgezeigt, die in ihrem Profil hinterlegt haben, dass sie sich mit Simulationstechnik auskennen. Generell schwebt uns vor, eine Datenbank über die unternehmensweite Kompetenzverteilung zu schaffen, also eine Übersicht darüber, welches Know-how an welcher Stelle vorhanden ist.

IT-DIRECTOR: Inwieweit steuern die Mitarbeiter ihr Profil selbst?
A. Schumann: Seine persönlichen Daten kann jeder Mitarbeiter selbst einstellen. Zudem kann jeder eine – öffentliche wie geheime – Gruppe anlegen, in der er bestimmte Thematiken behandeln möchte. Hierzu können nach Belieben andere Kollegen eingeladen werden. Darüber hinaus ist das System standardmäßig so eingestellt, dass jeder Mitarbeiter Diskussionen anstoßen oder Blogs einstellen kann – und dies auch ohne Gruppenzugehörigkeit.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die Bildung von Gruppen?
A. Schumann: Es gibt beispielsweise Gruppen, deren Portalseiten den Charakter eines wirklich gut gemachten In-tranets besitzen. In anderen wiederum geht es allein um kleinere Projekte wie die Organisation des Betriebsausflugs. Desweiteren gibt es Zusammenschlüsse, in denen Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen frei ausgetauscht werden können. So existiert etwa eine IT-Anwendergruppe, in der ein User etwa folgende Frage stellen könnte: „Warum kann man den Wareneingang in SAP nicht mit der ,Belegungsart 301‘ buchen?“ Die Antwort kommt dann von einem anderen SAP-Anwender.

IT-DIRECTOR: Wie fällt die Resonanz der Nutzer aus?
A. Schumann: Unser Portal lebt einerseits davon, dass es Mitarbeiter gibt, die sich rege an Diskussionen beteiligen und mit einem gewissen Sendungsbewusstsein Inhalte sowie Wissen streuen. Andererseits gibt es auch Nutzer, die Inhalte nur konsumieren und sich mit dem Posten eigener Informationen zurückhalten.

IT-DIRECTOR: Wer administriert das Portal – die IT-Abteilung oder die Fachabteilungen?
A. Schumann: Wie erwähnt verläuft die Grenze zwischen Intranet, Wiki sowie einer interaktiven sozialen Plattform bei uns fließend. Dabei sind die Inhalte vorrangig von den Anwendungsfällen der beteiligten Mitarbeiter geprägt. Generell wird die inhaltliche Steuerung des Portals sehr stark von unserer Unternehmenskommunikation getrieben – wo sie meines Erachtens auch hingehört. Wir als IT-Abteilung spielen dabei nur eine Nebenrolle.

IT-DIRECTOR: Welche Aufgaben übernehmen Sie in diesem Rahmen?
A. Schumann: Wir begleiten das Projekt in beratender Funktion und sorgen z.B. für die Integration in unsere Anwendungswelt. Als Plattform nutzen wir die Social-Collaboration-Software Jive, die wir in einem externen Rechenzentrum betreiben lassen.

IT-DIRECTOR: Gab es keine Sicherheitsbedenken, dass damit geistiges Wissen die eigenen Unternehmensgrenzen verlässt?
A. Schumann: Es handelt sich hierbei um ein individuelles Outsourcing; in eine anonyme Cloud wären wir sicherlich nicht gegangen. Unsere Daten liegen auf einem dedizierten Server, den wir gemäß festgelegter SLAs angemietet haben. Darüber hinaus haben wir mit dem Betreiber sowohl eine Geheimhaltungsvereinbarung als auch Qualitätssicherungsmaßnahmen vereinbart.

IT-DIRECTOR: Wie lange dauerte die Einführung des Portals?
A. Schumann: Die Auswahl des Softwarelieferanten dauerte ungefähr ein Jahr. Hierbei wurden mehrere Systeme evaluiert. Dieser Prozess wurde vornehmlich von einem unserer Fachbereiche vorangetrieben. Anschließend wurde uns das Projekt zur IT-technischen Umsetzung übergeben. Dabei ging die Implementierung bis hin zum Produktivstart innerhalb von drei Monaten über die Bühne – inklusive der Ausarbeitung erster Anwendungsfälle, der Erstellung von Nutzerrichtlinien sowie der Benutzerdokumentation.

IT-DIRECTOR: Worauf kam es Ihnen bei der Erstellung der Nutzerrichtlinien an?
A. Schumann: Will man im Unternehmen eine offene Kommunikation etablieren, bräuchte man eigentlich überhaupt keine Richtlinien. Insbesondere für die Arbeitnehmervertreter sind Vorgaben zum Wohl der Mitarbeiter allerdings notwendig.

IT-DIRECTOR: Was mussten Sie im Sinne des Betriebsrats ­regeln?
A. Schumann: Bei unserer Collaboration-Software besteht theoretisch die Möglichkeit, die Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiter zu erfassen oder Bewertungen bzw. Umfragen durchzuführen. In Vereinbarung mit den Arbeitnehmervertretern haben wir daher eine Reihe solcher Funktionen im System deaktiviert.

IT-DIRECTOR: Können Sie dies konkretisieren?
A. Schumann: Man kann im System kennzeichnen, ob ein Mitarbeiter in bestimmten Themenbereichen als erfahren oder unerfahren gilt. Solche Einschätzungen sollten nicht genutzt werden, damit z. B. seitens der HR-Abteilung keine Leistungsbewertungen vorgenommen werden können.

Generell legen unsere Richtlinien fest, welche Inhalte überhaupt erfasst werden dürfen. So steht eine rein geschäftliche Zweckbestimmung der Plattform im Vordergrund, weshalb wir keinerlei private Kommunikation zulassen. Eine weitere Einschränkung betrifft geheimhaltungswürdige Informationen. Hier verläuft die Grenze genau dort, wo ein Mitarbeiter ein Dokument auch nicht offen auf seinem Schreibtisch herumliegen lässt, sondern sorgfältig wegschließen würde. Schließlich haben wir geregelt, dass es keine Nutzungspflicht gibt, sondern dass es sich um eine freiwillige Teilnahme handelt.

IT-DIRECTOR: Können unerwünschte Inhalte wieder gelöscht werden?
A. Schumann: Der größte Anteil der heutigen Arbeit mit dem Portal ist das Community-Management. Wir beschäftigen zwei Halbtagskräfte aus der Kommunikations- und Personalabteilung, die zum einen die Inhalte kontinuierlich überwachen und zum anderen Meldungen über grenzwertige Sachverhalte nachgehen. Im Einzelfall werden Inhalte tatsächlich auch gelöscht.

Zudem gab es anfangs intensive Diskussionen im Unternehmen, ob die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für das System aufwenden dürfen bzw. wie sinnvoll die Plattform überhaupt ist. Meine persönliche Haltung hierzu: Die Erfindung des Telefons hat auch nicht dazu geführt, dass alle Mitarbeiter von morgens bis abends sinnlos telefonieren. So ist es auch mit unserem Portal: Die Mitarbeiter nutzen das Expertennetz, wenn sie eine konkrete Frage haben, eine Antwort geben können oder einen Gesprächspartner zu einem bestimmten Thema suchen.

IT-DIRECTOR: Bei der Projektumsetzung stand Ihnen ein ­externer Dienstleister zur Seite ...
A. Schumann: Da wir selbst mit einem solchen System noch keinerlei Erfahrungen gesammelt hatten, beauftragten wir den IT-Dienstleister Unoso damit, das Portal für uns aufzusetzen sowie das Hosting der Lösung zu organisieren. Darüber hinaus stand uns der Anbieter in der Einführungsphase zur Seite, als es darum ging, das Community-Management zu etablieren und konkrete Anwendungsfälle zu entwickeln.

Die SMS Group ...
... ist eine familiengeführte Gruppe international tätiger Unternehmen des Anlagen- und Maschinenbaus für die Verarbeitung von Stahl und Nichteisenmetallen mit einem Umsatz von 3,3 Mrd. Euro (2012) sowie rund 13.500 Mitarbeitern. Die Gruppe gliedert sich in die Unternehmensbereiche SMS Siemag, SMS Meer sowie einzelne Industriebeteiligungen.
Im Internet: www.sms-group.com

Bildquelle: SMS Group