Wissenspool für die Mitarbeiter

345 Mitarbeiter sorgen bei der Kreissparkasse Bitburg-Prüm für eine professionelle Beratung ihrer Kunden rund um die Themen Geldanlage, Vorsorge oder Immobilien. Damit auch die internen Prozesse reibungslos funktionieren, sind zentrale Bereiche wie die Personalabteilung auf tagesaktuelle und rechtssichere Informationen angewiesen. Bis vor kurzem verließen sich die Beschäftigten im Personalwesen auf eine Lose-Blatt-Sammlung bzw. auf DVDs, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Dies erwies sich jedoch in punkto Aktualisierungen und Recherche als zeitaufwändig und wenig komfortabel, weshalb die Bank jetzt auf die webbasierte modulare Wissensmanagementlösung Haufe Suite umstieg.

Externe Informationen und internes Wissen

Die neue Lösung fungiert zunächst einmal als technischer Rahmen für Know-how aus verschiedenen internen und externen Quellen. Darüber hinaus stellt Haufe mit über 100 Fachdatenbanken zu allen unternehmensrelevanten Themen einen breiten Pool an Wissen zur Verfügung, der modular zu buchen ist. Der Vorteil dabei: Der Kunde kann die benötigten Inhalte mit variabler Laufzeit selbst auswählen, heißt es, und sich so sein individuelles Paket an tagesaktuellen und rechtssicheren Informationen schnüren.

Die Kreissparkasse Bitburg-Prüm entschied sich für die Module „Personal Office Premium“ sowie für „TVöD Office Professional für die Verwaltung“ und deckt damit nach eigenen Angaben alle für die Personalabteilung wichtigen Themenbereiche ab – erstmals ganz ohne Wartungsaufwand und mit komfortablem Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus. Gleichzeitig können aber auch interne Dokumente, Anleitungen oder Formulare in die Suite hochgeladen werden, so dass externe Fachinformationen und internes Know-how zu einem Wissenspool zusammenwachsen können und allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Aus Suchen wird Finden

Doch mit der Bereitstellung von Wissen allein ist es noch nicht getan. Auch die Recherche nach Informationen muss einfach und schnell verlaufen. Der Vorteil konsolidierter Wissensquellen liegt darin, dass zu einem Sachverhalt nur eine einzige Suchanfrage gestartet werden muss. Dies war in der Vergangenheit bei der Personalabteilung der Kreissparkasse Bitburg-Prüm nicht der Fall, hat sich jedoch inzwischen geändert: Dank der Suchfunktion in der neuen Suite sollen heute die Antworten auf ihre Fragen oft nur noch einen Mausklick entfernt sein. Möglich werde dies durch den semantischen Ansatz der Suche, der Sinnzusammenhänge einer Suchanfrage berücksichtigt, was eine höhere Trefferqualität garantiert als eine gewöhnliche Volltextsuche.

Die positive Wissensbilanz eines Unternehmens schlägt sich jedoch nicht nur in einer umfangreichen und gut genutzten Wissensplattform nieder, sondern zeichnet sich auch durch gut ausgebildete Mitarbeiter aus. Damit deren Know-how stets aktuell ist, nehmen die Beschäftigten der Kreissparkasse Bitburg-Prüm regelmäßig an Weiterbildungen teil – neuerdings jedoch nicht mehr nur bei teuren Präsenzveranstaltungen, sondern auch bequem in ihrem Büro. Die Fachdatenbanken der Suite beinhalten Onlineschulungen, die wahlweise live verfolgt oder später in der Mediathek abgerufen werden können.

Effiziente Helfer

Etliche Aufgaben einer Personalabteilung bestehen aus standardisierten Prozessen – und kosten dennoch Zeit. Um diese Tätigkeiten bei der Kreissparkasse so effizient wie möglich zu gestalten, bieten die integrierten Fachdatenbanken ihren Nutzern auch ein Paket an Arbeitshilfen. Dazu gehören in den Bereichen Personal und TVöD etwa Formulare zu Altersteilzeit, Urlaubsbescheinigungen und Gleitzonen- oder Fristenrechner. Die Mitarbeiter müssen so nicht mühsam das Rad immer wieder neu erfinden, sondern können auf fertige Materialien zurückgreifen. So sollen die Mitarbeiter der Kreissparkasse Bitburg-Prüm täglich von der neuen Lösung profitieren.

www.kskbitburg-pruem.de
www.haufe.de

Bildquelle: Rainer Sturm/pixelio.de