Workflow beschleunigen

Ende des 7. Jahrhunderts veröffentlichte der Mönch Markulf unter dem Titel Marculfi Formulae das erste Formularbuch der Welt. Es umfasste Vorlagen für Urkunden, in die nur noch Namen, Datierung und Ortsangaben eingesetzt werden mussten. Auch mehr als 1.300 Jahre später haben Formulare ihre Daseinsberechtigung nicht verloren. Im Gegenteil: Der konsequente Einsatz von Formularen beschleunigt nicht nur Geschäftsprozesse, sondern trägt auch zur Qualitätssicherung bei. Ein international tätiges Finanzinstitut beauftragte daher den IT-Dienstleister DV-Ratio mit der Optimierung der internen Formulare und der dahinter liegenden Workflows sowie deren Abbildung in Microsoft Sharepoint 2010 und Infopath 2010.

Wenn ein Unternehmen weltweit über 150.000 Mitarbeiter beschäftigt, entsteht fast zwangsläufig ein gewisser Wildwuchs innerhalb der internen Kommunikation. Jeder Standort und jede Abteilung verfügt über eigene Formulare und Workflows. Formulare liegen auf unterschiedlichen Medien vor und verfügen über kein einheitliches Design. Das Finanzinstitut traf daher die Entscheidung, seine Formulare zu vereinheitlichen und zu zentralisieren. Da die bereits vorhandenen Papierformulare nicht einfach 1:1 umgesetzt werden sollten, war neben der technischen Realisierung auch Beratungskompetenz gefordert. In Zusammenarbeit mit Mitarbeitern des Finanzinstituts wurde für jedes neue Formular ein Fachkonzept erstellt. Die Berater führten dazu Workshops durch, an denen Vertreter der jeweiligen Fachabteilung teilnahmen. Damit war nicht nur die fachliche Richtigkeit, sondern auch die Akzeptanz der Formulare und Workflows bei den Benutzern gewährleistet.

Intelligente Formulare

Um die Formulare möglichst flexibel einsetzen zu können, setzt das Finanzinstitut auf elektronische Formulare, die auf Sharepoint 2010 basieren und einfach im Browser bearbeitet werden können. Die neuen Formulare beschränken sich nicht auf das Erfassen von Informationen. Sie sind vielmehr als „intelligente“ Formulare konzipiert, die die bankinternen Geschäftsregeln abbilden und den Benutzer durch die automatische Übernahme von Informationen entlasten. So werden etwa nicht benötigte Bereiche des Formulars dynamisch ausgeblendet. Informationen, die mehrfach benötigt werden, müssen nur einmal eingegeben werden.

Für Abfragen – beispielsweise zur Bonität – muss der Bearbeiter nicht mehr zum Telefonhörer greifen oder eine Datenbank abfragen. Über Webservices werden die Informationen direkt aus dem entsprechenden IT-System des Finanzinstituts in das Formular übernommen. Webservices kommen auch zum Einsatz, wenn durch die Eingabe einer Kundennummer die Stammdaten selbstständig ergänzt werden sollen. Besonders geschätzt von den Mitarbeitern wird die automatische Berechnung von Werten. Der Mitarbeiter kann sich ganz auf das Kundengespräch konzentrieren, während das Formular etwa Zinskonditionen selbstständig ermittelt. Das Design der Formulare selbst erfolgte mit Infopath 2010. Dabei wurde auf ein Template zurückgegriffen, das nach den Corporate-Design-Vorgaben des Finanzinstituts erstellt wurde.

Nach dem Ausfüllen eines Formulars wird automatisch ein vorher definierter Workflow in Gang gesetzt. Ein Kreditantrag wird beispielsweise direkt an den für die Prüfung zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dabei bleibt das Formular stets an derselben Stelle im Sharepoint, die jeweiligen Mitarbeiter erhalten lediglich eine vom System generierte E-Mail mit einem Link. Nach erfolgter Prüfung genehmigt bzw. verwirft der Mitarbeiter den Kreditantrag, indem er einen entsprechenden Button im Formular anklickt. Der Status des Formulars wird geändert, weitere Vorgänge werden gemäß der jeweiligen Workflow-Definition selbstständig angestoßen. Nach Abschluss des Workflows erfolgt optional eine automatische Archivierung. Die zentrale Verwaltung der Formulare ermöglicht nicht nur die schnelle Recherche nach verschiedenen Kriterien. Sie ermöglicht ebenso eine Versionierung der Formulare und ein klar definiertes Rechtekonzept mit Schreib-Lese-Rechten.

Bei der Entwicklung der Formulare setzte man auf das No-Code-Prinzip. Dabei wird ausschließlich mit dem internen Infopath-Regelwerk gearbeitet und auf zusätzlichen „.Net-Code“ verzichtet. Dank des standardisierten und dokumentierten Entwicklungsprozess kann das Finanzinstitut die Formulare und das dahinter liegende Regelwerk selbst überarbeiteten und anpassen, die aufwendige Signierung von Codeblöcken entfällt.

Die Entscheidung, Formulare und Workflows standardisiert abzubilden, zahlt sich aus: Der Rollout konnte ohne größere Umstellungen erfolgen. Da für die Nutzung nur ein Webbrowser erforderlich ist, fiel der Schulungsaufwand gering aus. Externe sowie standortübergreifend tätige Mitarbeiter konnten per VPN-Verbindung problemlos eingebunden werden.

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