Wunsch nach mehr Kostentransparenz

IT-DIRECTOR: Herr Schuster, wie gestaltet sich das derzeitige Interesse der Großunternehmen an „unternehmensinternem Outsourcing“/Insourcing?
P. Schuster: Der Trend zum Insourcing ist in unseren Augen nicht neu. Schon seit über zehn Jahren lässt sich beobachten, dass Großunternehmen ihre IT in ein Tochterunternehmen auslagern oder diesen Schritt zumindest in Betracht ziehen. Das Interesse von Unternehmen an einer Auslagerung ihrer IT in eine eigene Servicegesellschaft ist nach unseren Erfahrungen heute nicht größer als in der Vergangenheit.

IT-DIRECTOR: Inwiefern vertrauen die Unternehmen hierbei auf das Know-how interner IT-Abteilungen?
P. Schuster: Eine interne IT-Abteilung im Mutterkonzern erfüllt in diesem Fall die Aufgabe der IT-Steuerung. Die tatsächlichen IT-Services übernimmt die ausgelagerte IT-Organisation. Sie ist in diesem Fall der präferierte IT-Provider. In der Regel hält sich der Mutterkonzern aber den Freiraum offen, bestimmte Leistungen bei Bedarf auch über alternative, externe IT-Dienstleister zu beziehen.

IT-DIRECTOR: Vor welchem Hintergrund entscheiden sich die Firmen, die entsprechenden Aufgaben beispielsweise an ein eigenes Tochterunternehmen zu vergeben oder gar extra ein neues Unternehmen für diese Aufgaben zu gründen?
P. Schuster: Einer der entscheidenden Treiber ist dabei der Wunsch nach mehr Kostentransparenz. Durch präzise vertragliche Vereinbarungen mit dem Tochterunternehmen lässt sich darüber hinaus die Qualität der Leistungserbringung absichern, und der Mutterkonzern profitiert von einem klaren Anforderungsmanagement. Nicht zuletzt wollen sich viele Unternehmen die Möglichkeit offenhalten, bestimmte Leistungen bei Bedarf auch von einem alternativen Dienstleister zu beziehen.

IT-DIRECTOR: Mit welchem Aufwand ist die Neugründung einer IT-Tochter verbunden?
P. Schuster: Der Aufwand ist individuell sehr unterschiedlich, denn er hängt stark vom Leistungsschnitt ab: Die komplette IT an eine IT-Tochter auszulagern, ist in der Regel deutlich einfacher als ein Leistungsschnitt innerhalb der vorhandenen IT-Organisation, beispielsweise unterhalb der Anwendungsebene.

IT-DIRECTOR: Welche Voraussetzungen müssen grundsätzlich gegeben sein, dass ein Unternehmen das Outsourcing an eine eigene Tochterfirma übergeben kann?
P. Schuster: Entscheidend sind hier zum einen klare Leistungsvereinbarungen in Form von SLAs. Zum anderen muss der Übergang der IT-Mitarbeiter vom Mutterkonzern auf die neu gegründete Tochter eindeutig geregelt sein. Die Mitarbeiterzuordnung und die Vertragsgestaltung sollten so einfach wie möglich gehandhabt werden. Wichtig ist auch, hier einen eventuell vorhandenen Betriebsrat frühzeitig miteinzubinden und umfassend zu informieren, um Widerstände auszuräumen. Hier hilft es, den wirtschaftlichen Nutzen der Auslagerung transparent darzustellen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern sind jene Tochterfirmen zu öffentlichen Ausschreibungen verpflichtet?
P. Schuster: Das hängt davon ab, ob der Mutterkonzern und damit auch die Tochterfirma dem öffentlichen Sektor zugeordnet sind oder nicht. Ist das der Fall, so sind sie zu öffentlichen Ausschreibungen verpflichtet – andernfalls in der Regel nicht.

IT-DIRECTOR: Wie gestalten sich die Verträge zwischen Mutter und Tochter beispielsweise hinsichtlich Vertragslänge und Leistungsverrechnung?
P. Schuster: Die Leistungsverrechnung ist stark vom Leistungsschnitt abhängig und kann daher wiederum von Fall zu Fall ganz unterschiedlich aussehen. Was die Vertragslänge angeht, ist unsere Erfahrung: Am Anfang der Auslagerung werden in der Regel längere Laufzeiten vereinbart. Vertragslängen von zehn Jahren sind da keine Seltenheit. Später einigen sich Mutterkonzern und IT-Tochter häufig auf kürzere Zyklen von rund fünf Jahren.

IT-DIRECTOR: Sind die Tochterfirmen normalerweise ausschließlich für das unternehmensinterne Outsourcing verantwortlich oder können sie ihre Dienste auch anderen Firmen anbieten?
P. Schuster: Das hängt wiederum von der individuellen Vertragsgestaltung mit dem Mutterkonzern ab. In den meisten Fällen werden aber Vereinbarungen getroffen, die es dem Tochterunternehmen erlauben, ihre Dienste auch anderen Unternehmen anzubieten. Der Mutterkonzern verspricht sich von diesem Schritt, einen höheren Mehrwert aus der internen IT zu generieren. Daher versuchen die Töchter oft schon kurze Zeit nach der Auslagerung, sich mit ihren Services am Markt zu positionieren.

IT-DIRECTOR: Wo sitzen die IT-Tochter-Firmen in der Regel?
P. Schuster: Auch wenn es sich der Rechtsform nach um getrennte Einheiten handelt, bleibt das ursprüngliche Modell der Zusammenarbeit – zumindest in der Anfangszeit – meist erhalten. Daher ist die IT-Tochter räumlich in der Regel nach wie vor noch sehr nah beim Mutterkonzern angesiedelt.

IT-DIRECTOR: Welche Nachteile und Probleme bringt unternehmensinternes Outsourcing mit sich?
P. Schuster: Eine der größten Herausforderungen für den Mutterkonzern besteht darin, eine IT-Steuerung aufzubauen, die die Zusammenarbeit mit der IT-Tochter koordiniert. Darauf sind viele Unternehmen schlecht vorbereitet: Die IT-Mitarbeiter verlassen den Mutterkonzern in Richtung IT-Tochter, und so fehlt es plötzlich an Know-how und Ressourcen für den Aufbau der Steuerungseinheit. Hinzu kommt, dass die Zusammenarbeit zwischen den Einheiten durch offizielle Verträge deutlich formeller wird als bisher. Das bedeutet für beide Seiten erhebliche Zusatzaufwände.

IT-DIRECTOR: In welchen Fällen sollten sich Großunternehmen einen externen Outsourcing-Dienstleister suchen?
P. Schuster: Hin und wieder sind die Anforderungen des Unternehmens höher als die Leistungsfähigkeit der eigenen IT – beispielsweise, weil die IT-Prozesse der internen IT so starr und festgefahren sind, dass es ihr an der nötigen Flexibilität fehlt, um auf die Anforderungen des Mutterkonzerns zu reagieren. Sind etwa die vorhandenen Prozesse der internen IT zu träge und nicht ausreichend Know-how zum Aufbau neuer Rahmenbedingungen vorhanden, dann kann das Unternehmen nicht bzw. nur mit großer Verzögerung von aktuellen Entwicklungen am Markt profitieren. In solchen Fällen macht es Sinn, sich einen externen IT-Dienstleister zu suchen. So hat das Unternehmen die Möglichkeit, seine eigenen Anforderungen an die Leistungserbringung beim Provider zu etablieren und Kriterien auszuschreiben und zu vereinbaren, die mit der internen IT nicht machbar gewesen wären.

IT-DIRECTOR: Wie wird sich Ihrer Meinung nach das Interesse der Großunternehmen an Insourcing zukünftig wandeln?
P. Schuster: Ein genereller Trend zur Auslagerung der IT lässt sich schon länger beobachten – dieser hält nach wie vor an. Die Tendenz geht in unseren Augen eher in Richtung Outsourcing an einen Drittanbieter. Gerade, wenn Spezialanwendungen individuelles Know-how erfordern, sind Unternehmen jedoch mit einer eigenen IT-Tochter besser bedient.