Zentrale Buch­haltung aus der Cloud

Ziel der Studentenorganisation AIESEC ist es, durch die enge Verknüpfung zwischen Studium und Wirtschaft und durch die Möglichkeit internationaler Praktika zukünftige Führungspersonen mit den Gestaltern von heute zusammenzubringen. AIESEC ist in Deutschland in 46 Lokalkomitees organisiert, die bereits seit vielen Jahren für ihre Finanzbuchhaltung eine On-Premise-Lösung des Anbieters Exact einsetzten. Die Mitarbeiter in den Komitees nutzten die Software für die Finanzbuchhaltung, beispielsweise um bei der Organisation von Veranstaltungen, Reisekosten und Büroausgaben zu verbuchen. Der Bundesvorstand musste die Ergebnisse für den Jahresbericht dann konsolidieren.

Die On-Premise-Lösung hatte jedoch aufgrund der Entfernung der Standorte Nachteile. Sie musste bei jedem Komitee vor Ort installiert, eingerichtet und administriert werden. Der Aufwand, die Systeme auf dem aktuellen Stand zu halten, war ebenso hoch und mit Reisen verbunden. Auch hatte der Bundesvorstand keine Kontrollmöglichkeit, da jedes Lokalkomitee mit der Lösung autark gearbeitet hat und sich die Ergebnisse nicht bundesweit konsolidieren ließen. Im Jahr 2010 stieg AIESEC auf Remote-Desktop-Server um. Allerdings waren die Server-Kapazitäten hierfür begrenzt. Der Verband suchte nach einer Lösung, die eine zentrale Einrichtung, Administration und auch den kontrollierten Zugriff auf alle Daten der Lokalkomitees ermöglicht. Im Jahr 2014 entschied sich AIESEC in Deutschland für die Umstellung auf die Cloud-Finanzbuchhaltung Exact Online. Die Migration ließ sich einfach realisieren und die Lösung zentral für alle Standorte einrichten. Dabei wird jeder Standort als eigener Mandant geführt. Der Verband steuert mit der Online-Software nun die Finanzbuchhaltung in allen 46 Lokalkomitees. Die Lösung vereinfacht und beschleunigt die betrieblichen Abläufe. Zudem unterstützen Auswertungsfunktionen und Übersichten die strategische Führung der Organisation. Neue steuerliche und buchhalterische Vorgaben aktualisiert der Anbieter in der Software automatisch.

Zudem unterstützt die Software die automatische Buchhaltung mit Kontenabgleich. Dadurch entfällt ein Großteil des Aufwands für das manuelle Buchen. Die Software schlägt dabei automatisch Konten vor und prüft die Buchungen gleichzeitig auf Plausibilität. Dies entlastet die Mitarbeiter.

AIESEC in Deutschland profitiert nun von einer einheitlichen Datenbasis: Zentral lassen sich Informationen, beispielsweise für Reportings, mit nur einem Klick abrufen. Dank Browser-Zugang können autorisierte Mitglieder über jeden Computer mit Online-Anbindung auf relevante Daten zugreifen. Die zentrale Datenhaltung hat auch Bedeutung für den internen Auditierungsprozess: Audits lassen sich nun einfach durchführen und vor allem administrieren. Dank der unbegrenzten Server-Kapazitäten in der Cloud gehören Performance-Probleme der Vergangenheit an. Dies ist besonders wichtig für die Organisation, da die IT-Budgets und damit verbunden die rechnerische Leistungsfähigkeit begrenzt ist.

Cloud-Lösung erspart Reisekosten

Die gesamten Prozesse rund um Installation, Customizing, Administration und Wartung der Software haben sich vereinfacht und lassen sich leichter abstimmen. Die Techniker müssen hierfür nicht mehr durch ganz Deutschland reisen. Auch die Zugriffsrechte lassen sich besser steuern. Zudem hat sich die Sicherheit von Daten und Buchhaltungsprozessen erhöht, da die Lösung nicht mehr vor Ort installiert ist und die Daten in der Cloud, also zentral und compliance-konform in Rechenzentren von Exact in Deutschland gespeichert werden. Dort sind die Daten aktuell, was zusätzliche Kosten- und Prozesstransparenz schafft. Auch Backups muss AIESEC jetzt nicht mehr selbst durchführen, da der Anbieter hier verantwortlich zeichnet.

Die Studenten-Organisation plant eine nahtlose Anbindung der Software an ein Banking-System. Eine Schnittstelle dazu sieht das System bereits vor. „Wir sind so begeistert von der neuen Online-Lösung, dass wir sie auch unseren Nachbarn in Europa vorschlagen werden“, plant Daniel Ryl, Bundesvorstand für Finanzen 2014/2015 bei AIESEC in Deutschland.


Über AIESEC
1948 gründeten Studierende aus sieben Ländern in Stockholm die Organisation mit dem Ziel, einen Beitrag zur besseren Gestaltung der Welt zu leisten und freundliche Beziehungen zwischen den Mitgliedsländern zu etablieren. Was als einfache Idee begann, ist zu einer globalen Organisation mit 86.000 Studierenden in über 113 Ländern herangewachsen. In Deutschland unterhält die Vereinigung derzeit 46 Lokalkomitees.