Zuwachs bei Managed Print Services

IT-DIRECTOR: Welche neuen Technologien, etwa in den Bereichen Hard- und Software sowie Zubehör, verändern aktuell den Markt für Output-Geräte?
S. Heß: Das Thema Managed Print Services wird den Markt in den kommenden Jahren stark prägen. Nach Einschätzung von IDC wird der Umsatz in den Bereichen Managed Print Services und Basic Print Services zwischen 2012 und 2015 jährlich um durchschnittlich 11,7 Prozent steigen, besonders der Mittelstand entdeckt das Thema für sich. Der MPS-Markt wird in Zukunft sowohl den Produktionsdruck als auch die Büro-Umgebungen umfassen. Ein weiterer Trend ist die Einführung integrierter Workflowlösungen. Dadurch verwischen die Grenzen zwischen Managed Print Services und dem Outsourcing von Geschäftsprozessen immer mehr.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten Unternehmensverantwortliche, die auf der Suche nach neuen, vor allem energieeffizienten Output-Geräten sind, auf jeden Fall achten?
S. Heß: Nicht nur der Energieverbrauch ist ein wichtiger Hinweis, sondern auch der gesamte CO2-Fußabdruck von der Entwicklung bis zum Recycling eines Systems. Anwender sollten einerseits auf Zertifikate wie Energy Star oder Blauer Engel achten. Zum anderen sollten sie eine möglichst effiziente Verwendung von Verbrauchsmaterialen wie Papier, Toner und Tinte ermöglichen, etwa durch Duplexdruck. Mit unserer Solid-Ink-Technologie reduzieren Anwender ihren Abfall um bis zu 90 Prozent, da die Solid-Ink-Würfel ohne aufwendiges Verpackungsmaterial und Tonerkartuschen auskommen.

IT-DIRECTOR: „Managed Print Services“ werden bereits seit mehreren Jahren am Markt angeboten. Wie schätzen Sie aktuell deren Verbreitung bei Großkunden bzw. in mittelständischen Unternehmen ein?
S. Heß: Nachdem in den letzten Jahren vor allem Kunden wie Fiat, Cisco oder Procter & Gamble auf Managed Print Services gesetzt haben, entdecken nun auch immer mehr mittelständische Unternehmen die Vorteile. Bei Xerox werden kleinere und mittlere Unternehmen über unsere zertifizierten Partner betreut, denen wir die aus dem Großkundengeschäft bewährten MPS-Werkzeuge zur Verfügung stellen. Somit können auch solche Unternehmen durch die Optimierung ihrer Output-Systemlandschaft Druckkosten senken und gleichzeitig dokumentenintensive Prozesse optimieren. Zu unseren MPS-Kunden gehört mittlerweile eine Vielzahl an Unternehmen aus dem Mittelstand, beispielsweise Leifheit, die Stiftung Würth oder der Immobilienmakler Engel & Völkers Commercial.

IT-DIRECTOR: Welche Print Services werden seitens der Anwenderunternehmen momentan vor allem nachgefragt?
S. Heß: Bei Managed Print Services setzen derzeit viele Unternehmen auf Basisdienstleistungen wie Wartung und Helpdesk-Support sowie die Beschaffung von Systemen und Verbrauchsmaterialien. Hierbei geht es in erster Linie darum, die Kosten zu senken und Büro- und IT-Mitarbeiter zu entlasten. Doch es gibt auch andere Aspekte: L’Oréal zum Beispiel ging es darum, den Umweltschutz zu erhöhen, bei PwC stand die Sicherheit der Druckinfrastruktur ganz oben auf der Agenda. Viele Unternehmen optimieren im Rahmen von MPS auch gleichzeitig dokumentenintensive Prozesse, indem sie mit Archivierungs- und Digitalisierungslösungen einführen lassen.

IT-DIRECTOR: An welchen Stellen hakt es hinsichtlich der Umsetzung bzw. dem laufenden Betrieb von Managed Print Services noch am meisten?
S. Heß: Wer einen MPS-Anbieter auswählt, sollte darauf achten, dass dieser auch Fremdgeräte in eine Output-Strategie einbeziehen und bestehende Leasingverträge übernehmen kann. So gehen bereits getätigte Investitionen nicht verloren. Es ist außerdem wichtig, dass der Anbieter die Mitarbeiter ins Boot holt und ihnen die Vorteile von MPS aufzeigt. Denn durch die damit einhergehende Gerätekonsolidierung entsteht häufig der Eindruck, dass man auf Bequemlichkeit – man denke nur an den Tischdrucker in Reichweite – verzichten muss. Hier müssen die Vorteile wie Verfügbarkeit von Geräten und Verbrauchsmaterialien, Kostenreduzierung sowie die hohe Funktionalität von Multifunktionsdrucksystemen hervorgehoben werden.

IT-DIRECTOR: Wie können diese Schwachstellen in Zukunft behoben werden?
S. Heß: Wichtig ist eine genaue Analyse der vorhandenen Output-Systemlandschaft und dokumentenbezogenen Arbeitsabläufe. Erfahrene Anbieter befragen hier auch die verschiedenen Abteilungen nach ihren Anforderungen. Erst nach der Analyse wird das individuelle Konzept erstellt. Hierbei finden Workflow und Druckkosten Beachtung, sowie Sicherheit der Systeme, Reduzierung des CO2-Ausstoßes, Dokumenten-Management, Einbindung mobiler Mitarbeiter über mobile Printlösungen oder Integration der Hausdruckerei.

IT-DIRECTOR: Welche Trends werden Ihrer Ansicht nach den Output-Markt in den nächsten fünf Jahren dominieren?
S. Heß: Wie bereits erwähnt, wird sich MPS in den kommenden Jahren bei vielen Unternehmen etablieren. Die Trends Mobile Printing und Cloud-basierte Drucklösungen werden ebenfalls an Fahrt aufnehmen. Über die Cloud stehen künftig E-Print-Drucklösungen zur Verfügung und im Rahmen von Software-as-a-Service-Angeboten Lösungen für Web-to-Print sowie das Management von Dokumenten und Output-Systemen.

IT-DIRECTOR: Mit welchen Lösungen bzw. welcher Strategie tragen Sie dem Trend des „Mobile Printing“ heute schon Rechnung?
S. Heß: Mit der Mobile Print Solution stellen wir eine Lösung zur Verfügung, mit der Mitarbeiter vom Smartphone oder Tablet-PC Dokumente an Drucksystem übermitteln und dort ausgeben lassen können. Es reicht, eine E-Mail an eine zuvor definierte Mail-Adresse zu senden. Anschließend erhält der Anwender einen PIN-Code, mit dem er die E-Mail oder deren Anhänge am nächsten Multifunktionssystem ausdrucken lassen kann. Die Installation von Software oder Apps auf dem mobilen Endgerät ist nicht nötig. Diese Lösung ist somit ideal für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, die die Produktivität ihrer mobilen Mitarbeiter steigern möchten, ohne dabei Kompromisse in Bezug auf die Sicherheit einzugehen.