10 Praxistipps zur UC-Nutzung

Einer wirklich effizienten UC-Nutzung stehen in der Regel fehlendes Know-how und geringe Erfahrung entgegen. Viele Unternehmensverantwortliche wissen nicht, ob sie mit ihrer UC-Lösung die gesteckten Ziele der Kostenreduzierung tatsächlich erreichen, weil sie über kein geeignetes Reporting-Tool verfügen, das ihnen einen Überblick über ihre UC-Plattformen, Nutzungsdaten, Trends, Anwenderverhalten oder Kosten verschaffen könnte. Von daher sollten die Verantwortlichen, die UC effizient nutzen wollen, beim Einsatz ihrer UC-Management-Lösung folgende Praxistipps beachten:

1. Inventarisierung der UC-Infrastruktur:

Voraussetzung für eine effiziente UC-Nutzung ist eine detaillierte und aktuelle Übersicht der physischen In-frastruktur, der Konfiguration der UC-Plattform sowie aller Clients, die mit der Lösung verbunden sind. Die lückenlose Inventarisierung gewinnt mit dem Trend zu mobilen Geräten mit folgenden Fragestellungen an Bedeutung: Wo befinden sich die Assets? Ist die jeweils aktuellste Version der Software auf dem Gerät installiert? Wer befindet sich gerade im Netzwerk? Und: Welche Rechte hat der jeweilige Benutzer?

2. Plattformübergreifende Analyse:

Da Unternehmen nicht nur mehrere UC-Services einsetzen, sondern oft auch mehrere UC-Plattformen, haben Anwender eine große Auswahl an Tools für die Zusammenarbeit. Eine Übersicht über die verschiedenen Kommunikationssysteme, deren Konfigurationsdaten und Nutzung ermöglicht die vergleichende Analyse und damit fundierte Entscheidungen zum Management und zu Investitionen in UC-Lösungen. Dadurch lassen sich kaum genutzte Anwendungen erkennen; Unternehmen können dann in stark nachgefragte und belastete Dienste investieren und Kosten sparen, indem sie kaum genutzte UC-Services einstellen.

3. Planen für künftiges Wachstum:

Das Wachstum von Unternehmen führt häufig zu einer unerwarteten Nachfrage nach UC-Services. Hier muss mit einer Trendanalyse und Prognose der UC-Nutzung festgestellt werden, ob die vorhandene In-frastruktur einen steigenden Bedarf bewältigen kann. Damit können Unternehmen ihre Infrastruktur und die Integration neuer Dienste effizient planen.

4. Kosten ermitteln und kalkulieren:

Eine genaue Kostenerfassung für die UC-Management-Lösung ermöglicht den Vergleich verschiedener Systeme. Unternehmen können so feststellen, ob sie mit den Investitionen in die UC-Lösung im Vergleich zu bestehenden Lösungen Kosten sparen.

5. UC-Lösung anpassen:

Mit einer Management-Lösung erhalten Unternehmen Einblicke in die Nutzung ihrer UC-Umgebung. Historische und aktuelle Daten zu den Aktivitäten der Anwender, den eingesetzten Plattformen und Funktionen in Abteilungen und Standorten in Unternehmen sind entscheidend für die Optimierung der UC-Investitionen. Um z.B. zu klären, ob Unternehmen in Außenstellen eine teure, leistungsfähige Telekommunikations-Lösung außer Betrieb nehmen können, müssen sie vorher wissen, wie oft dort beispielsweise eine Skype-for-Business-Audio-Verbindung genutzt wird. Dazu sollten Unternehmen ihre UC-Lösung mit dem zentralen Verzeichnisdienst – beispielsweise Active Directory – zur Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen, Rechnern und anderen Objekten integrieren.

6. Kommunikation der Benutzerrichtlinien:

Die Kenntnis der Benutzerrichtlinien ist wichtig, damit bestimmte Anwendergruppen entsprechend ihrer Rollen auf die vorgesehenen Funktionen für die Zusammenarbeit zugreifen können. Im Fall von Microsoft Skype for Business beeinflusst etwa eine Zugriffsrichtlinie für die Support-Abteilung, ob die Mitarbeiter mit ihren externen Kunden kommunizieren können.

7. Datenschutz:

UC stellt hohe Anforderungen an den Datenschutz. So müssen etwa Dokumente, die im Rahmen des E-Conferencing ausgetauscht oder geteilt werden, vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Daher muss eine UC-Lösung in das Sicherheitskonzept des Unternehmens integriert werden.

8. Klärung arbeitsrechtlicher Fragen:

Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch erlaubt – und was erlaubt, aber umstritten ist, ist eine Quelle für Ärger und damit für Effizienzverluste. Das gilt beispielsweise für die in vielen UC-Lösungen enthaltene Funktion des Präsenzmanagements, die in Deutschland nicht ohne weiteres verwendet werden kann. Hier sollten sich Unternehmen Rat holen und mit dem Betriebsrat abstimmen.

9. Schulungsbedarf ermitteln:

Der Erfolg einer UC-Lösung steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Eine gute UC-Management-Lösung sollte auch bestimmte Abteilungen oder Personen ermitteln, die – aus Sicht des Unternehmens – nützliche UC-Funktionen nicht oder nur selten einsetzen. Dies könnte ein Hinweis dafür sein, dass diese Mitarbeiter Wissenslücken aufweisen und zielgerichtete Schulungen und Tipps benötigen.

10. Zufriedenheit der Benutzer feststellen:

Die Akzeptanz von UC hängt vor allem von der Zufriedenheit der Anwender ab. Sie stellt die größte Herausforderung bei der Implementierung dar. Viele Funktionen wie Audio- und Videokommunikation laufen in Echtzeit ab und sind abhängig von einer komplexen Infrastruktur, die das Netzwerk, die Verfügbarkeit der Server sowie die Konfiguration der Clients umfasst. Wartezeiten oder eine langsame Reaktion sorgen für Unzufriedenheit. Aussagekräftige Daten über die Qualität der Benutzererfahrung helfen, den UC-Dienst zu optimieren und mögliche Probleme zu beheben – und so die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu steigern.

* Die Praxistipps stammen von Bert Skorupski, Manager Sales Engineering bei Dell Software.

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