24.03.2015 Regeln für effiziente Telefonkonferenzen

10 Tipps für eine erfolgreiche Telko

Damit geschäftliche Telefonkonferenzen, kurz Telkos, nicht im Fiasko enden, sollten die Teilnehmer einige Regeln beherzigen. Vor diesem Hintergrund hat der Audio-Spezialist Sennheiser gemeinsam mit Birgit Staats, Betreiberin des Telefonkonferenz-Portals "telefonkonferenz.info", einen Knigge für ein adäquates Verhalten im Rahmen von Telefonkonferenzen entwickelt.

So klappt die Telko: Ein Knigge für effiziente Telefonkonferenzen

Folgendes sollten die Teilnehmer einer Telefonkonferenz vor der Einwahl beachten: 

1. Eine gute Vorbereitung

Unterlagen heraussuchen/sichten, ggf. Protokoll vom Vormeeting checken, schnell noch die eigenen Aufgaben erledigen ...

2. Für ein ruhiges Umfeld sorgen

Im Büro: Kollegen informieren, Nicht-stören-Schild an die Tür hängen; zuhause: Hunde und Kinder wegschließen …

3. Rechtzeitig einwählen 

Zwei bis drei Minuten vor dem Termin einwählen; bei superwichtigen Konferenzen ggf. auch einen Tag vorher die Einwahl testen. Falls die Einwahldaten nicht funktionieren, bleibt dann noch genügend Zeit für die Prüfung der Technik, des Konferenzraums oder der Zugangsdaten.

4. Nicht laut mitsingen

Auch wenn die Wartemusik bei einer Telefonkonferenz noch so zum Mitsingen oder Mitsummen animiert: Besser nicht machen! Denn man weiß nie, wann die Leitungen freigeschaltet werden.

Folgendes sollten die Teilnehmer einer Telefonkonferenz während der Konferenz beachten: 

5. Mein Name ist ... 

In großen Konferenzrunden sollten Neuankömmlinge ihren Namen nennen, bevor sie ihren Redebeitrag leisten. Wenn es viele neue bzw. unbekannte Teilnehmer sind, nennt man auch kurz die eigene Funktion im Unternehmen oder im jeweiligen Projekt.

6. Mitschreiben – aber klassisch 

Die Teilnehmer sollten sich Notizen machen, jedoch Tippgeräusche vermeiden. Denn es ist sehr störend, wenn zig Leute parallel in die Tasten hauen. Von daher sollte man sich und auch den anderen einen Gefallen tun und zum Stift greifen.

7. Reden ist Silber ...

Zu vermeiden sind unnötige Kommentare oder Späßchen nach der Begrüßungsrunde. Denn dies kostet nur unnötig Zeit und bringt die Teilnehmer dem gesetzten Ziel der Konferenz nicht unbedingt näher. Generell sollten die Teilnehmer nur reden, wenn sie gefragt werden oder einen wichtigen Beitrag leisten können.

8. Telkozeit ist Fastenzeit 

Kein Essen, kein Kaugummi, nicht einmal das Trinken ist während einer Telko zu empfehlen. Alle Geräusche werden übertragen – also auch Schluckgeräusche (dasselbe gilt fürs Rauchen ...)

9. Kein Facebook & Co. 

Soziale Netzwerke sollten während einer Telko außen vor bleiben. Man sollte sich nur auf den Inhalt der Telefonkonferenz konzentrieren – nur so wird die Arbeitszeit aller Teilnehmer effizient genutzt.

10. Achtung, Aufzeichnung! 

Vermieden werden sollten Lästereien über Abwesende – und erst recht über virtuell Anwesende. Denn es kann immer sein, dass man das Gespräch aufzeichnet und später einem größeren Kollegenkreis zur Verfügung gestellt wird.

Weitere Informationen: www.telefonkonferenz.info

Bildquelle: Thinkstock/iStock

Zurück