10.03.2017 "Es herrscht noch ein eingeschränktes Begriffsverständnis von ECM."

Alle Arbeitsabläufe abbilden mit DMS und ECM

Von: Ina Schlücker

Im Interview gibt Dietmar Nick, Direktor und stellvertretender Geschäftsführer bei Kyocera, einen Ausblick auf aktuelle Trends rund um Dokumenten- und Enterprise-Content-Managements (DMS/ECM).

Dietmar Nick ist Direktor und stellvertretender Geschäftsführer bei Kyocera.

Dietmar Nick ist Direktor und stellvertretender Geschäftsführer bei Kyocera.

ITM: Herr Nick, Stichwort digitale Transformation: Auf welche Art und Weise unterstützt Kyocera mittelständische Unternehmen bei ihrer Entwicklung in Richtung digitaler Arbeitsprozesse?
Dietmar Nick:
Mittlerweile haben sich DMS- und ECM-Konzepte in größeren Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten. Im Mittelstand ist diese Entwicklung noch nicht in gleichem Maße vorangeschritten. Laut der Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ aus dem Frühjahr 2015 nutzen eher größere Mittelständler eine Standard Software für DMS/ECM.

Das Bewusstsein für Optimierungspotentiale durch den Einsatz intelligenter Software in den Unternehmen wächst stetig. Print- und Dokumenten-Management wird bereits von fast allen Unternehmen als Ansatz erkannt, um die digitale Transformation voranzutreiben. ECM zählt im Mittelstand laut Bitkom-Studie eher zu den jungen Disziplinen. Installationen von ECM-Lösungen sind im Schnitt 6,2 Jahre alt.

In enger Kooperation mit unserer Tochter und ECM-Spezialistin Ceyoniq bieten wir auf mittelständische Unternehmen zugeschnittene Konzepte an – angefangen von standardisierten Akten bis hin zu komplexen ECM-Lösungen. Hierfür haben wir den eigenen Geschäftsbereich „DMS/ECM“ in Meerbusch mit 16 Mitarbeitern gegründet.

ITM: An welchen Stellen hakt es hinsichtlich durchgehender digitaler Dokumentenprozesse in den Unternehmen noch am meisten?
Nick:
Bei den Unternehmen besteht eine hohe Notwendigkeit, in DMS-ECM-Lösungen zu investieren. Denn um die zunehmende Kommunikation via E-Mail und die damit verbundenen gesetzlichen Regularien einzuhalten, sind sie dazu verpflichtend, ihre Unternehmenskorrespondenz zu archivieren. Viele Systeme sind hier allerdings schon älter als zwölf Jahre und man muss sich mit der Modernisierung dieser Lösungen beschäftigen.

"Es herrscht durchaus noch ein eingeschränktes Begriffsverständnis von ECM."

Es herrscht durchaus noch ein eingeschränktes Begriffsverständnis von ECM. Nach einhelliger Auffassung zählt das Dokumenten-Management im engeren Sinne mit Aufgaben wie Dokumentenverwaltung und Archivierung dazu. Die digitale Aktenverwaltung oder Workflow-Management gehört für viele Unternehmen noch nicht dazu.

Oftmals ist insbesondere bei mittelständischen Unternehmen nicht klar, welchen Nutzen eine Investition in ein DMS hat. Sie legen besonders Wert auf eine hohe Wirtschaftlichkeit im Sinne der Prozesseffizienz. Und die Software muss leicht zu bedienen sein.

ITM: Welche Lösungen und Services rund um die Digitalisierung werden derzeit verstärkt nachgefragt?
Nick:
Wir setzen massiv auf die Standardisierung von Arbeitsabläufen in Fachabteilungen. Man orientiert sich im Mittelstand am Kernbereich des Dokumenten-Managements und verbindet speziell in kleineren Unternehmen vor allem die klassischen Bereiche Archivierung und Dokumenten-Management. Prozess und kollaborationsbezogene Themen werden nur von rund der Hälfte der Mittelständler dem ECM zugeordnet.

Der Einsatz von ECM-Software im Mittelstand wird getrieben durch den Trend zur Elektronischen Akte bzw. die dynamische Aktenbildung sowie durch den elektronischen Rechnungsaustausch. Hier setzen wir mit unserem neu gegründeten Geschäftsbereich DMS/ECM an und bieten für den Mittelstand zugeschnittene standardisierte Lösungen.

ITM: Mit dem Workflow Manager bieten Sie ein Tool, mit dem Unternehmen ihre Abläufe automatisieren können. Was genau steckt dahinter?
Nick:
Unsere vier Workflow-Lösungen bilden die gesamte Bandbreite an Arbeitsvorgängen ab. Durch unsere langjährige Erfahrung in der Vermarktung von Dokumenten-Management-Lösungen und Beratung von Mittelständlern können wir unsere Kunden optimal bei der Einführung von komplexen DMS-Systemen unterstützen. Bei den Workflows handelt es sich um Lösungen für die Digitalisierung aller Prozesse rund um Personalakten, Kunden- und Projektverwaltung, Lieferanten- und Bestellakten und Vertragsmanagement mit Fristenverwaltung.

ITM: Wie aufwendig ist die Implementierung und Nutzung der Software in vorhandenen IT-Umgebungen?
Nick:
Die Workflow-Lösungen lassen sich schnell und ohne Konfektionierungsaufwand in alle Unternehmensprozesse integrieren. Die beratungsintensive Thematik wird oft als Hürde empfunden und wir versuchen mit unseren Kunden, mit einer passgenauen Beratung sehr schnell eine Lösung zu entwickeln.

Dabei sollen zwischen Erstgespräch und Inbetriebnahme der DMS-Lösungen nicht mehr als drei Monate liegen, sodass sich der kostensenkende Effekt bereits nach sechs Monaten in konkreten Zahlen niederschlägt. die sich schnell und ohne Konfektionierungsaufwand in alle Unternehmensprozesse inte-
grieren lassen.

ITM: Ein Blick nach vorn: Wie sieht Ihrer Ansicht nach der „Arbeitsplatz der Zukunft“ im Detail aus?
Nick:
Durch unsere langjährige Kooperation mit dem Fraunhofer- Institut Office 21 haben wir einen detaillierten Einblick in die neuen Forschungsergebnisse. Auch wir testen in der modernen Forschungsumgebung praxisrelevante Konzepte und Lösungen für die zukünftige Arbeits- und Lebenswelt. In der aktuellen Studie mit dem Fraunhofer IAO „Digitales Arbeiten“ geben wir unseren Kunden einen Überblick über die aktuellen Entwicklungen und Trends in diesem Bereich.

"Der Aufbruch in eine neue Arbeitswelt hat längst begonnen."

Der Aufbruch in eine neue Arbeitswelt hat längst begonnen: Der typische Büroarbeiter der Jahrtausendwende, der Tag für Tag von neun bis fünf Uhr am selben Schreibtisch vor seinem fest installierten PC verbringt und mit Kunden oder Kollegen per Festnetztelefon und E-Mail kommuniziert, ist ein Auslaufmodell. Büroumgebungen müssen sich mobileren und flexibleren Arbeitsgewohnheiten anpassen. Mit Smartphones, Tablets und Cloud Computing erobert eine flexiblere, mobilere technologische Infrastruktur den Arbeitsalltag. Informationen und Anwendungen sind digital überall und jederzeit verfügbar. Diese neue Freiheit birgt die große Chance, die Arbeit unseren individuellen Lebensumständen, unserem Lifestyle, anzupassen. Unternehmen können schneller auf Marktentwicklungen reagieren.

Bildquelle: Kyocera

 

 

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH