08.04.2013 Autohändler Dello vertraut auf Akquinet

Auf neue Füße gestellt

Von: Angela Sauerland

Ende 2010 gelangte die IT-Infrastruktur des Autohändlers Dello an ihre Grenzen. Das Unternehmen entschied sich daher, sie auf ganz neue Füße zu stellen.

In Lübeck befindet sich eine der 30 Niederlassungen von Dello in Norddeutschland.

Das Autohandelsunternehmen Dello hat mehr als 30 Niederlassungen in Norddeutschland. In den letzten zehn Jahren erweiterte der Opel-Einzelhändler sein Netz allein um 15 Filialen. Neben den GM-Fabrikaten Opel und Chevrolet führt das Unternehmen auch die Marken Ford, Citroën, Honda und Toyota sowie Cadillac und Corvette und bietet über seine hauseigene Gebrauchtwagenmarke Automega Gebrauchtfahrzeuge aller Fabrikate an. Damit gehört Dello zu den größten Autohandelshäusern in Europa.

Bis 2011 wurde die IT-Infrastruktur komplett aus eigener Hand entwickelt und gesteuert. Ihr kamen zentrale Aufgaben in der Steuerung aller Geschäftsprozesse zu, sie war aber dezentral in mehreren Datensilos angelegt. Mit dem Bau eines neuen Logistikzentrums entschied sich das Unternehmen dafür, die IT zentral im Unternehmen anzusiedeln und so die Informationsprozesse zu vereinfachen. Zudem wollte Dello die wachsenden Datenmengen langfristig sicher steuern können und die Datensicherheit erhöhen.

Zur Prüfung, ob für diese Anliegen ein Business Process Outsourcing (BPO) sinnvoll ist, wandte sich der Händler an den IT-Dienstleister Akquinet. Er erstellte eine Due-Diligence-Prüfung und half bei der Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen für mögliche IT-Dienstleister. Parallel dazu rechnete der Autohändler auch intern nach: Was ist sinnvoller, selber investieren oder die IT auslagern? Beide Seiten kamen zu dem Schluss, dass sich die Prozesse mit dem Outsourcing effizienter gestalten lassen würden. Zugleich würden eine höhere Systemverfügbarkeit und Sicherheit erreicht – bei besserer wirtschaftlicher Planungssicherheit.

Pragmatische Lösungen

Im Entscheidungsprozess überzeugte der Dienstleister durch seine Erfahrungen im IT-Outsourcing gerade für mittelständische Kunden. Mit drei Rechenzentren in Hamburg-Alsterdorf, Itzehoe und Norderstedt bot der künftige Partner genug Kapazitäten für die Übernahme der IT-Prozesse. Daneben spielte die räumliche Nähe und die mittelständische Orientierung des Anbieters eine Rolle bei der Entscheidung. Karsten Lorenzen, Prokurist Vertriebssteuerung bei Dello, beschreibt: „Wir können von gleich zu gleich sprechen. Das IT-Team denkt sich in unsere Welt ein und findet schnelle, pragmatische Lösungen.“ Beispielsweise wurden mit der Auftragsvergabe auch fünf Mitarbeiter aus der Dello-IT in das neue, heute zehnköpfige Outsourcing-Team übernommen. Das über Jahre gewachsene Know-how wird so weiter genutzt.

Nach der Auftragsvergabe im Juli 2011 bestand die Aufgabe des neuen Dienstleisters darin, den kompletten IT-Betrieb und den Endanwender-Support zu übernehmen. Lediglich die Software-Entwicklung sollte weiterhin im eigenen Hause erfolgen. Das alte Rechenzentrum des Händlers in Barmbek wurde aufgelöst und die Systeme in das neue Rechenzentrum überführt, ergänzt nur um einen neuen, zentralen Großrechner. Alle Anwendungen laufen seither auf einer virtuellen Serverfarm. Die Gesamtzeit für den Umzug inklusive Service Desk und Desktop Service betrug 31 Stunden, Pufferzeiten wurden nicht benötigt. Der Betrieb vom neuen IT-Partner aus startete ab Oktober 2011. Neben der höheren Sicherheit und Systemverfügbarkeit spürten die Mitarbeiter von Dello eine wichtige Veränderung schnell: nämlich das neue Ticketing-System für alle Mitarbeiteranliegen an die IT. „Das System nimmt alle Anfragen in gleicher Weise auf, die Prozesse sind nachvollziehbar geworden“, erklärt Lorenzen die Vorteile.

Rettung der Daten

Eine Nagelprobe der Zusammenarbeit war die Übernahme der Opel Hansa-Gruppe durch Dello Anfang Oktober 2012. Der Hamburger Autohändler rettete damit die zur Gruppe gehörenden Autohäuser in Lübeck, Bad Schwartau, Bad Oldesloe und Eutin vor dem Aus. „Dank der neuen zentralen Aufstellung und flüssiger Prozesse verlief die Übernahme zügig. Wichtig war dabei, dass wir eine sehr spontane und pragmatische Hilfe zur Rettung der für uns wichtigen Daten bekamen“, erklärt Lorenzen die Situation. Der neue Partner integrierte die vier Filialen kurzfristig in die IT-Welt des Autohändlers. Umgestellt wurden hierbei mehrere Serversysteme, ca. 50 Computer-Arbeitsplätze sowie eine komplexe Netzwerkinfrastruktur. Bereits am ersten Tag nach der Übernahme konnten in jeder Niederlassung ein bis zwei an die Dello-IT angebundene Arbeitsplätze eingerichtet werden. Heute gibt es viermal im Jahr gemeinsame Reviews. Die Partner hinterfragen den bisher eingeschlagenen Weg und besprechen nächste Schritte. Das Wachstum des Autohandelsunternehmens mit allein 15 Übernahmen und Neubauten von Autohäusern in den letzten zehn Jahren stellt hohe Anforderungen an die IT. Jede Filiale verfügt über durchschnittlich 15 bis 20 Rechnerarbeitsplätze, mehrere Drucker, Netzwerk, Netzwerkanbindung und zum Teil einen Printserver. Lorenzen resümiert: „Nun ist die IT da, wo sie hingehört, nämlich in professionellen Hände. Wir konzentrieren uns auf unser Kerngeschäft. Mit dem neuen IT-Partner können wir uns langfristig weiterentwickeln.“

Ernst Dello GmbH & Co. KG