Automatisierte Rechnungserfassung

Als 1847 erstmals über 2.000 öffentliche Gaslaternen in der Berliner Innenstadt leuchteten, versprach dies mehr Sicherheit und Komfort als die Ölbeleuchtung. Mit dem technischen Fortschritt begann der Aufstieg der Städtischen Gaswerke in Berlin zu Westeuropas größtem regionalen Gasversorger. Die heutige GASAG agiert bundesweit und ist mit ihren Tochtergesellschaften führender Energiedienstleister in der Metropolregion Berlin-Brandenburg.

Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, werden konzernweit Prozesse optimiert. Einen wichtigen Beitrag dazu liefert das Rechnungswesen mit einer weitestgehend elektronischen Arbeitsweise – begonnen vom ersten Sichten einer Eingangsrechnung über das Buchen in SAP ERP bis zur Freigabe per Workflow. „Damit gewinnen wir Zeit, die wir gut gebrauchen können, weil das Rechnungsvolumen zunimmt“, sagt Maria Keiper vom Rechnungswesen bei der GASAG. So stieg der Jahresumfang von 60.000 Stück im Jahr 2008 auf 100.000 im Jahr 2013, die sich dank neuer Abläufe mit demselben Team bearbeiten lassen. Sie war maßgeblich an der Einführung der automatisierten Rechnungserfassung beteiligt und erklärt: „Wir haben deutlich mehr Transparenz über den gesamten Prozess, und können bei Nachfragen sofort Auskunft geben.“ Möglich macht das ein zentrales Rechnungseingangsbuch (REB), das alle anstehenden Vorgänge mitsamt Bearbeitungsstatus in der Übersicht zeigt.

Die dafür nötigen Rechnungs- und Lieferantenstammdaten kommen von Alpha Com als XML-Datei. Der Dokumenten-Management-Dienstleister übernimmt die automatisierte Verarbeitung der eingehenden Rechnungen am Standort Berlin und liefert Daten innerhalb von 24 Stunden. Die Entscheidung für Outsourcing fiel nach einer Kosten-Nutzen-Analyse. „Das Ergebnis war eindeutig: 25 Prozent Einsparung gegenüber der Inhouse-Variante“, erinnert sich Maria Keiper und ergänzt: „Die Kollegen waren froh, dass sie die Erfassung und Validierung los waren.“ Auch die Kosten eines anstehenden Releasewechsels führten zur Vergabe an einen Scandienstleister.

Rechnungswesen von Routineaufgaben befreit

Der GASAG-Mitarbeiter Dieter Schmid befindet sich im Business Workplace (BWP), der zentralen Bedienoberfläche für die Buchhalter und ruft eine Rechnung auf. Er überfliegt die Ansicht auf dem zweiten Bildschirm und startet mit dem Funktionsknopf „Webfreigabe“ den FI-Workflow, womit der Vorgang an den passenden Fachbereich geht. Nach Kontierung und Freigabe im Vier-Augen-Prinzip geht er zurück an die Buchhaltung in den Ordner „Buchen FI“ im BWP/REB. Dieter Schmid übernimmt den Vorgang und bucht die Rechnung durch, nachdem alle erforderlichen Angaben vorhanden sind. Die Rechnung steht jetzt zur Zahlung an, das man sofort an der gelben Ampel im REB erkennt. Status grün signalisiert, dass die Zahlung erfolgt ist.

„Unsere Eingangsrechnungen sind sehr unterschiedlich“, berichtet er. „Manche sind in einer Minute durchgebucht, für andere braucht man 20 bis 25 Minuten.“ Am effektivsten laufen Rechnungen mit Bestellbezug, die im Ordner „Buchen MM“ auflaufen und einen eigenen Workflow haben. „Ziel ist es, alle offenen Vorgänge bis zum Feierabend abzuschließen“, meint Dieter Schmid. Dabei differenziert die GASAG die Rechnungen nach ihrer Werthaltigkeit und Fälligkeit in „Prio 1“ oder „Prio 2“.

Abläufe im Rechnungswesen

Gegen 13 Uhr nimmt Heike Schoewe aus der Alpha-Com-Vorbereitung die Eingangsrechnungen im verschlossenen Container entgegen. Wie viele es sind, schwankt täglich. Im Jahr summieren sich die Vorgänge in Papier auf rund 85.000 Stück. Dazu kommen noch etwa 15.000 Rechnungen, die vier bundesweite GASAG-Töchter vor Ort scannen und im Tiff-Format übermitteln. Sie landen in klassifizierten Postkörben, die der Partner nach Dringlichkeit bearbeitet.

Heike Schoewe nimmt sich einen Prio-1-Papierstapel vor, der durch ein spezielles Deckblatt gekennzeichnet ist. Sie überfliegt jede Seite, um Irrläufer auszumachen. Zudem entfernt sie Heftklammern und Trennblätter, klebt auf jede erste Seite einen fortlaufenden Barcode, über den die Steuerung der Verarbeitung läuft.

Die Prio-1-Kategorie ist fertig und geht zum Digitalisieren. Dort arbeitet Heike Seiler an einem Hochleistungsscanner, checkt den Auftrag ein und „jagt“ die Papiere innerhalb kurzer Zeit durch das Gerät. Parallel prüft sie optisch am Bildschirm, ob z.B. der Kontrast und die Ausrichtung passen. Zum Schluss schickt sie den Batch im eigenen Produkts-Steuerungs-System, dem Job Manager, ab. Weiter geht es mit einem Prio-2-Stapel sowie Prio-3-Belegen zum späten Scannen.

Die Images werden mit zwei OCR-Methoden erfasst und ausgewählte Daten nach definierten Regeln überprüft einschließlich formaler Prüfung nach §14 UStG. Der Logik entgehen keine Rechenfehler in Gesamtwerten oder falsch ausgewiesene Umsatzsteuer. Die Extraktionsdaten werden mit den täglich übermittelten SAP-Stammdaten abgeglichen, was eine deutlich höhere Qualität bringt.

Offene Felder bearbeiten routinierte Datentypistinnen über eine spezielle Maske, die den Status durch verschiedene Farben markiert. Grün bedeutet eine hundertprozentige Trefferquote; bei lila steht eine Prüfung an. Zum Schluss läuft ein Soll-Ist-Abgleich, um auszuschließen, dass Belege untergehen. Am Nachmittag erhält die GASAG die verarbeiteten Daten im XML-Format mitsamt PDF-Ansichten via VPN. Sie fließen direkt in SAP ERP sowie das Enterprise-Content-Management-System (ECM) Open Text ein.

Kürzere Durchlaufzeit für Rechnungen

Die Zusammenarbeit entlastet die acht Buchhalter im SSC Rechnungswesen von manuellen Routineaufgaben. Die Schritte eines Vorgangs haben sich durchschnittlich halbiert und lassen sich schneller abschließen. „Denn jetzt kann keiner mehr behaupten, er hätte eine Sache nicht bekommen“, so Maria Keiper. „Der Durchlauf einer Rechnung hat sich um ca. 80 Prozent verkürzt.“

Die entwickelten Prozesse enthalten viele Standards, ohne zu sehr einzuschränken. Denn die Vielfalt an Rechnungen ist extrem: von Gerichtsvollziehernoten über regelmäßige Leasingraten fürs Auto bis zur Energiebezugsrechnung. „Das ist kein Massengeschäft“, betont Maria Keiper. „Da zählt individuelle Bearbeitung. Das System füttern, kann ein spezialisierter Dienstleister wie Alpha Com jedoch effizienter.“

Bei der Auswahl des Partners spielten mehrere Kriterien eine Rolle. „Neben der zeitlichen Einsparung entfällt die Wartung eigener Hard- und Software für den Input. „Unsere Kostenstruktur hat sich deutlich verbessert“, berichtet Maria Keiper abschließend.

www.gasag.de

www.alpha-com.de

Bildquellen: GASAG und Alpha Com/Corinna Scholz